Полезная информация

   В условиях неопределённости компаниям любого масштаба для достижения поставленных целей и снижения рисков важно тщательно рассчитывать бюджет. При помощи бизнес-планирования можно снизить риски, укрепить финансовое положение и достичь поставленных целей.

   Бизнес-планирование — это составление «дорожной карты» для компании. В нём учитываются цели бизнеса, затраты и окупаемость, состояние рынка, анализ конкурентов и возможные риски.

   Что важно учесть до начала бизнес-планирования

   До того как начать составлять план, важно определить цели на ближайший год. Для этого:

• определите, собираетесь ли вы развивать компанию в прежнем режиме, хотите открыть новые точки или расширить штат сотрудников;
• рассчитайте бюджет: хватит ли его на выполнение поставленных задач;
• оцените, кто из сотрудников может помочь с планированием. Обычно к составлению бизнес-плана привлекается вся управляющая команда и отдельные специалисты.

Что включить в бизнес-план и кого привлечь к планированию

Важно, чтобы в планировании участвовали компетентные сотрудники, изнутри знающие особенности своего профиля.

Бюджет

Важно учесть, сколько вы потратите за год на зарплату сотрудникам, на закупку расходных материалов и какую сумму готовы выделить на рекламу и продвижение. При этом учитывайте изменение цен. Не стоит ориентироваться на прошлогодние расценки, так как материалы дорожают, зарплату нужно индексировать, а в рекламу придётся вкладывать больше.

Распланировать доходы и расходы и распределить бюджет помогут финансовый директор, сотрудник финансового отдела или финансовый аналитик.

Анализ рынка и стратегия

   В планировании необходимо учитывать бизнес-тренды, действия конкурентов, инновации в вашей сфере, основные группы рисков и сценарии работы с ними.

   Актуальную оценку рынка, предложения по маркетинговой стратегии и продвижению, прогноз объёмов продаж и коммерческие показатели могут предоставить коммерческий директор, сотрудники отделов маркетинга и продаж.

   У руководителей функциональных подразделений можно запросить дополнительную сводку о ресурсных потребностях компании. Также они могут участвовать в подготовке операционных планов.

Управление персоналом

   О том, целесообразно ли увеличивать штат, как лучше искать, привлекать и обучать сотрудников, лучше всего узнать у HR-директора или HR-партнёра.

Этапы разработки плана

   Подготовка бизнес-плана состоит из нескольких шагов.

Шаг 1. Провести комплексный анализ рынка

Оцените текущее состояние компании, потребности целевой аудитории и действия конкурентов. К примеру, если компания продаёт товары в премиум-сегменте, важно узнать, насколько снизилась или выросла покупательная способность клиентов, сколько конкурентов заявили об открытии новых точек и как они планируют расширяться.

Шаг 2. Определить краткосрочные и долгосрочные цели компании

К краткосрочным целям можно отнести, например, увеличение потока клиентов на 20 % за счёт дополнительной рекламы. Долгосрочной целью может стать открытие франшизы или нескольких точек в ближайших городах.

Шаг 3. Подготовить планы, связанные с развитием бизнеса

Подумайте, в каких направлениях будете развивать компанию. К примеру, выпустить новой линейки продуктов, создание новых сервисов и новых партнёрств и т. д.

Шаг 4. Спрогнозировать доходы и расходы

Здесь важно учесть сформулированные ранее планы и цели. При необходимости составьте инвестиционный план, в котором определите, где и как привлечь финансирование достижение поставленных целей.

Шаг 5. Составить график со сроками, контрольными точками и ответственными лицами

В нём разбейте большие цели на этапы, которые нужно пройти для их достижения. Например, для создания франчайзинговой сети в первый месяц нужно изучить условия и выбрать компанию, которая в этом поможет. Во второй месяц — заключить с ней договор и начать работу. И так распишите конкретные шаги для каждого месяца.

Шаг 6. Предусмотреть риски и угрозы для бизнеса

В плане важно продумать негативные факторы, с которыми может столкнуться компания, и свои действия. Сюда можно включить снижение платёжеспособности клиентов, потерю помещения, пожар, недобросовестность поставщиков и другие риски.

Шаг 7. Определить фактор успеха

Продумайте, как будете оценивать успех реализации планов и мотивировать исполнителей. Например, сотрудникам можно выплачивать процент с продаж или премию по итогам года при достижении всех поставленных целей.

Чтобы намеченные в бизнес-плане показатели достигались проще, а клиенты после покупки возвращались именно к вам, важно обеспечить покупателям максимально понятный и удобный процесс оплаты. Чем разнообразнее способы, которыми покупатель может расплатиться, тем ему проще делать покупки. В платёжном сервисе ЮKassa можно подключить более 10 самых популярных вариантов, а поддержка работает 24/7.

   Для работы в ЕИСОТ нужна не просто электронная цифровая подпись (далее – ЭЦП), а усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – УКЭП). УКЭП – это то же самое, что и ЭЦП, создана она с помощью квалифицированного сертификата.

   УКЭП используется вместо рукописной подпись, позволяет идентифицировать конкретное лицо, когда оно совершает юридически значимые действия. Не стоит надеяться, что имеющий УКЭП бухгалтер или руководитель позволят вам пользоваться принадлежащими им УКЭП.     

   Получите свою УКЭП и спокойно работайте. Для этого придётся потратить минут 15 времени и около 2500 рублей денег.

   Шаг 1. Получите токен

Токен (также аппаратный токен, USB-ключ, криптографический токен) – компактное устройство, предназначенное для обеспечения информационной безопасности пользователя, также используется для идентификации его владельца, безопасного удалённого доступа к информационным ресурсам и т. д. Как правило, это физическое устройство, используемое для упрощения аутентификации. То есть токен, это флешка и информация, которую записывает на неё.

Получить токен можно в удостоверяющем центре. Проще всего это сделать в налоговой. Всё, что для этого нужно это сертифицированный носитель. В большинстве офисов налоговой установлены специальные автоматы по их продаже.

Подпись должна быть и у работодателя, и у специалиста, который непосредственно будет передавать сведения в Реестр.

Поинтересуйтесь у бухгалтера, скорее всего у работодателя она уже есть. Бухгалтер имеет опыт работы с токеном и сможет вас научить им пользоваться.

   Шаг 2. Установите программу КриптоПро CSP 5.0

Чтобы электронная подпись работала, установите программу КриптоПро CSP 5.0

Сделать это можно самостоятельно.

Скачайте программу КриптоПро CSP 5.0

• Войдите на сайт https://cryptopro.ru/products/csp/downloads  
• Пройдите регистрацию.
• Скачайте программу КриптоПро CSP 5.0.

Первые 90 дней программу можно использовать бесплатно. Чтобы использовать программу по истечении этого срока, проведите оплату и получите ключ доступа.

Обращаем внимание, что некоторые удостоверяющие центры оказывают комплекс услуг: продажа сертифицированных носителей и ключей доступа к использованию программ. Но всё равно программу придётся скачать и установить (иногда сотрудники центра делают этот с удалённого доступа к вашему компьютеру).

Установите программу КриптоПро CSP 5.0

• Вставьте токен с подписью в USB-слот компьютера.
• Откройте КриптоПро CSP 5.0.
• Откройте последовательно: Сервис > Просмотреть сертификат в контейнере > Обзор
• Выберите подпись.
• Нажмите «Установить».

   Шаг 3. Установите расширение для браузера

Браузер – это программа, которая помогает заходить в интернет и смотреть страницы сайта. С помощью браузера можно просматривать и загружать картинки, аудио и видеофайлы, различные тексты. В том числе и работать в ЕИСОТ.

Расширение браузера – компьютерная программа, которая расширяет функциональные возможности браузера. Расширение поможет автоматически использовать УКЭП, вам останется подтвердить согласие на её использование нажав, соответствующую кнопку во всплывающем на последнем шаге окне в ЕИСОТ.

Чтобы установить расширение «КриптоПро ЭЦП Browser plug-in» для браузера Chrome: скачайте расширение с официального сайта КриптоПро или Откройте браузер > Нажмите на три точки в правом верхнем углу > Нажмите «Дополнительные инструменты» > Нажмите «Расширения» > Введите название расширения в поисковую строку > Выберите и установите его.

   Шаг 4. Подтверждайте свои действия УКЭП

1. Вставьте токен с подписью в USB-слот компьютера.
2. Войдите на сайт Минтруда в Личный кабинет
3. Нажмите кнопку «Вход в систему» в правом верхнем углу (на синем фоне).
4. Авторизуйтесь через Госуслуги.
5. Действуйте в зависимости от того, что именно вы хотите сделать.

Использованы материалы Telegram-канала Дмитрия Суханова «Безопасность и охрана труда»

Шаг 1. Войдите в ЛКОТ, используя логин и пароль.

Шаг 2. Перейдите в раздел «Обучение по охране труда» ЛКОТ.

Для внесения информации в «Реестр обученных по охране труда лиц» (далее – Реестр обученных) в главном меню личного кабинета работодателя по охране труда следует кликнуть на пункт меню «Обучение по охране труда» => «Реестр обученных лиц», чтобы попасть в раздел, посвящённый обучению.

После перехода вы увидите главную страницу подсистемы «Проверка знаний требований охраны труда субъектами малого предпринимательства, социально ориентированными некоммерческими организациями» (рис.2)

Рис. 2. Главная страница подсистемы “Обучение”, доступная работодателю

В этом разделе ЛКОТ вы можете:

• уведомить Минтруд о намерении самостоятельно обучать работников для регистрации в Реестре индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, осуществляющих деятельность по обучению своих работников вопросам охраны труда;
• передать сведения в Реестр обученных.

Шаг 3. Перейдите в Реестр обученных (рис. 3).

Рис. 3. Переход в раздел работы с “Реестром обученных по охране труда лиц” для пользователя “Работодатель”

Это интерфейс поиска по Реестру обученных лиц, куда собирается информация обо всех, кто прошёл проверку знаний у работодателя или в обучающей организации или ИП.

Работодателю здесь доступны поиск обученных лиц по четырём параметрам:

• ФИО работника;
• СНИЛС;
• профессии (должности);
• наименованию или ИНН обучающей организации (рис.4).

Для корректного поиска не обязательно вносить все четыре параметра, достаточно одного, но вводите их без потери символов, сокращений и прочих ошибок (например, лишний пробел в конце)

Рис. 4. Интерфейс поиска по Реестру обученных по охране труда лиц (для работодателя)

Работодатель может искать в Реестре обученных лиц только своих работников, то есть тех работников, у которых ИНН указан такой же, как ИНН работодателя, просматривающего записи о работниках.

• Если нужно найти в Реестре конкретного работника, используйте для поиска СНИЛС, так как он уникален, никогда не меняется и позволяет сразу найти нужного человека.

• Если вам нужно найти всех внесённых в Реестр работников организации, то лучше использовать ИНН.

При использовании такого способа поиска можно найти в Реестре сведения обо всех работниках вашей организации, обученных как самим работодателем, то есть внутри организации, так и обученных по договору с аккредитованными образовательными организациями или ИП, которые оказывают услуги по обучению по охране труда.

Это не единственный способ поиска сведений в Реестре обученных. В конце статьи мы опишем, как работодателю сохранить информацию из Реестра, которую передал он сам.

Шаг 4. Перейдите в раздел «Ожидающие записи» (рис. 5).

Рис. 5. Переход к записям, ожидающим

добавления в Реестр обученных по охране труда

Шаг 5. Создайте «ожидающую» запись.

«Ожидающие» записи можно создавать вручную или с помощью импорта файла.

Рассмотрим оба способа. В зависимости от этого ваши действия на следующем, шестом шаге, будут несколько отличаться.

Способ № 1. Создание «ожидающей записи» вручную.

Этот способ лучше использовать, когда нужно создать запись об одном обученном работнике. На странице «Реестр обученных по охране труда лиц» нажмите на «Добавить», выберите пункт «Создать» (рис.6).

Рис. 6. Создание новой «ожидающей» записи

Система отобразит страницу добавления записи. Необходимо заполнить все те поля, которые не были заполнены автоматически, и нажать на «Сохранить» (рис.7).

Рис. 7. Заполнение карточки новой «ожидающей» записи в Реестр

Шаг 6. Добавьте ожидающую запись в Реестр.

Система отобразит страницу «Записи, ожидающие добавления в реестр» с обновлённым набором. На добавленной записи кликнуть на кнопку «Действия» и выбрать «Добавить в реестр» (рис.8).

Рис. 8. Добавление, редактирование или удаления созданной работодателем записи, ожидающей добавления в Реестр

Шаг 7. Подтвердите свои действия электронной подписью.

Вставьте носитель с электронной подписью работодателя в компьютер. Нажмите «Добавить». Система запросит подтверждение операции электронной подписью. Нужно дать разрешение программе на обращение к ключу (сертификату) (рис.9).

Рис. 9. Подтверждение действия ЭЦП работодателя

Выбранная запись пропадёт из набора ожидающих и появится на странице «Реестр обученных по охране труда лиц».

Способ № 2. Массовое добавление записей с помощью импорта XML-файла.

Этот способ лучше использовать, когда нужно создать запись о нескольких обученных работниках путём импортирования в Реестр заранее подготовленного файла с информацией об обученных.

Для этого на странице ожидающих добавления в Реестр записей нужно нажать «Добавить», выбрать пункт «Импортировать» (рис.10) и выбрать целевой XML-файл на персональном компьютере.

Рис. 10. Импорт записи, ожидающей

добавления в Реестр

Как создать XML-файл? Файл с расширением .xml является файлом Extensible Markup Language (XML). Это просто текстовые файлы, сохранённые особым образом (рис. 11).

Рис. 11. Создание

файла с расширением .xml

Система отобразит страницу «Записи, ожидающие добавления в реестр» с обновлённым набором.

Шаг 6. Добавьте ожидающую запись в Реестр.

Выберите (поставьте галочки) на те записи, которые необходимо внести в реестр. Нажмите «Действия» в шапке таблицы и выберите «Добавить в реестр» (рис.12).

Рис. 12. Массовое добавление записей в Реестр

Шаг 7. Подтвердите свои действия электронной подписью.

Система отобразит форму электронной подписи создаваемого набора записей. Выберите сертификат и нажмите «Подписать и отправить» (рис.13)

Рис. 13. Подтверждение массового добавления записей в Реестр

Алгоритм проверки сведений об обучении работников

Сведения в реестр обученных работников должны направлять все, кто занимается обучением по охране труда, это:

• обучающие организации и ИП;
• сами работодатели.

На сегодняшний день существует три способа поиска сведений об обученных работниках в Реестре.

Первый способ позволяет найти и посмотреть в Реестре сведения об обучении всех своих работников как самим работодателем, так обучающими организациями и ИП. Мы описали в начале статьи – это поиск по четырём параметрам в подсистеме «Обучение по охране труда» ЛКОТ. Недостаток этого способа – скачать ничего нельзя.

Второй способ позволяет получить сведения о тех работниках, кого вы обучили внутри организации. Преимущества в том, что сведения можно скачать и сохранить.
Недостаток этого способа – нет доступа к сведениям в отношении тех работников, которые проходили обучение в образовательной организации или у ИП, оказывающего услуги обучения по охране труда.

Шаг 1. Авторизуйтесь в ЛКОТ по логину и паролю.

Шаг 2. Перейдите в раздел «Обучение по охране труда» ЛКОТ.

“Обучение по охране труда” > “Реестр обученных лиц”

После перехода вы увидите главную страницу подсистемы «Проверка знаний требований охраны труда субъектами малого предпринимательства, социально ориентированными некоммерческими организациями» (рис.15).

Рис. 15. Главная страница подсистемы “Обучение”, доступная работодателю.

Шаг 3. Перейдите в Реестр обученных лиц (рис. 16).

Рис. 16. Переход в раздел работы с “Реестром обученных по охране труда лиц” для пользователя “Работодатель”

Это интерфейс поиска по Реестру обученных лиц, куда собирается информация обо всех, кто прошёл проверку знаний у работодателя или в обучающей организации или ИП (рис.17).

Рис. 17. Интерфейс поиска по Реестру обученных

по охране труда лиц (для работодателя)

Чтобы перейти ко второму способу поиска, нужно перейти в ожидающие добавления в Реестр записи.

Шаг 4. Перейдите в раздел «Ожидающие записи» (рис. 18).

Рис. 18. Переход к записям, ожидающим

добавления в Реестр обученных по охране труда и к пакетам записей

Шаг 5. Перейдите к пакетам записей.

В истории раздела «Пакеты записей для реестра» ЛКОТ работодателя сохраняется информация обо всех записях, отправленных в Реестр работодателем (рис. 19).

Работодатель может обратиться к пакетам записей для быстрого просмотра добавленных в Реестр записей об обученных по охране труда работниках. Для этого на странице «Пакетов записей для реестра обученных лиц» необходимо нажать «Посмотреть записи в реестре» (рис.19).

Шаг 6. Сохраните себе на компьютер весь пакет записей в формате Excel.

Чтобы скачать сведения, которые вы передали в Реестр, необходимо нажать кнопку «Действия» => «Скачать файл» (рис.19).

Рис. 19. Просмотр и экспортирование записей, отправленных в Реестр со страницы «Пакеты записей для реестра» из ЛКОТ работодателя

Третий способ подходит для поиска сведений об обучении конкретного работника и воспользоваться им может любой гражданин. Для этого даже регистрация на сайте не нужна. Недостаток этого способа – скачать ничего нельзя, нельзя выбрать сведения по какому-то иному параметру, чем ФИО.

Чтобы воспользоваться им, откройте Реестр на главной странице ФГИС СОУТ (рис. 20).

Рис. 20. Размещение Реестра обученных по охране труда

Чтобы найти в Реестре сведения об обученном работнике, нужно ввести его ФИО, номер протокола (рис. 21).

Рис. 21. Параметры поиска в открытом Реестре обученных по охране труда

С 1 марта работодатель должен уведомлять Минтруд об обучении охране труда внутри организации. В рекомендации – как зарегистрироваться в личном кабинете и какие документы собрать уже сейчас.

С 1 марта 2023 года Минтруд будет вести реестры обучений по охране труда (п. 104 Порядка обучения № 2464). Уже открыли доступ к реестрам, пока что они работают в тестовом режиме и нестабильно.

1. Реестр ИП и юрлиц, которые обучают своих работников вопросам охраны труда.
2. Реестр обученных по охране труда лиц.

 Алгоритм действий работодателя 

Если работодатель принял решение обучать работников охране труда внутри организации, достаточно уведомить Минтруд об этом решении. Далее ведомство включит такую организацию в реестр.

Для этого директор организации:

• регистрируется в личном кабинете работодателя по охране труда;
• собирает пакет документов для уведомления Минтруда о решении обучать работников внутри организации;
• регистрирует уведомление об обучении охране труда внутри организации.

Далее администратор из числа работников организации будет заносить данные об обученных работниках по охране труда на платформу.

Шаг 1. Регистрация в личном кабинете работодателя по охране труда

Чтобы уведомить Минтруд о решении обучать работников охране труда внутри организации, директор организации должен войти в личный кабинет. Доступ в личный кабинет выполняется через единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА). Войти в личный кабинет можно уже сейчас.

После входа в личный кабинет на стартовой странице отобразится информация: название организации, ИНН, КПП, ОГРН.

Далее появятся три раздела: спецоценка, декларация соответствия государственным нормативным требованиям по охране труда и признаки несоответствия нормативным требованиям по охране труда.

С 1 марта на стартовой странице личного кабинета директора организации должен появиться четвертый раздел: обучение по охране труда.

Внимание. До 1 марта вносить данные об обученных по охране труда работниках внутри организации не нужно

Смотрите Письмо Минтруда от 22.09.2022 № 15-2/ООГ-2333.

Директор организации в разделе «Администрирование» может выдавать административные права сотрудникам. Сейчас доступны разделы: спецоценка, декларации, мониторинг и контроль.

До 1 марта директор может попробовать добавить сотрудника, который будет отвечать за занесение данных об обучении по охране труда на платформу. Для этого нужно отжать галочку «Администратор» и выбрать полномочия, которые будет выполнять сотрудник. Полномочий по обучению на платформе пока нет.

Шаг 2. Сбор документов

Для уведомления работников о решении обучать охране труда внутри организации подготовьте пакет документов. Соберите сведения из пункта 106 Порядка обучения № 2464. Документы понадобятся, когда в личном кабинете работодателя по охране труда появится раздел «Обучение по охране труда».

Сейчас формы, куда вносить сведения для уведомления – нет. Но подготовьте сведения заранее, чтобы использовать их, когда платформу доработают. 

Информация о юридическом лице или ИП. В подпунктах с «а» до «г» в пункте 106 Порядка обучения № 2464 нужно указывать различные данные о юрлице или индивидуальном предпринимателе. Почти все эти сведения содержит выписка из ЕГРЮЛ, которую каждый может скачать бесплатно на сайте. Для этого достаточно знать ИНН организации. Также такие данные можно запросить в бухгалтерии. Укажите, для чего нужны данные и в какой срок их нужно предоставить. 

Среднесписочная численности работников. Запросите информацию в отделе кадров. Укажите, для чего нужны данные и в какой срок их нужно предоставить. 

Количество работников, подлежащих обучению по охране труда. К 1 сентября все работодатели должны были провести планирование обучения по ОТ (п. 83 Порядка обучения №). Поэтому при подготовке сведений возьмите данные из ЛНА, которым утвердили результаты планирования.

Подтверждение, что работодатель выполнил требования к организации обучения по ОТ.

Чтобы обучать охране труда внутри предприятия, работодатель должен: оборудовать места обучения, подготовить материально-техническую базу, разработать учебно-методические материалы, назначить комиссию по проверке знаний и ответственных за обучение (п. 96 и 97 Порядка обучения № 2464).

Поэтому чтобы Минтруд внес работодателя в реестр, нужно официально подтвердить, что требования к организации обучения выполнили.

Чтобы подтвердить выполнение требований, достаточно убедиться, что выполняете их и далее подтвердить факт наличия мест обучения, технических средств для отработки практических навыков на платформе Минтруда.

• Подтверждающие документы. Работодатели, которые обучают только своих работников, проходят регистрацию в уведомительном порядке. Поэтому в Порядке обучения № 2464 нет требования подгружать на сайт ЛНА, которые подтверждают заявленные сведения. 

Уведомление в ЕИСОТ подписывают электронной подписью. Это значит, что работодатель официально подтверждает заявленные сведения. Поэтому, если при контрольных мероприятиях или при расследовании несчастного случая ГИТ выявит несоответствие заявленных сведений действительности, работодателя оштрафуют. Возможно обучение по охране труда внутри организации будут признавать нелегитимным и исключать работодателя из реестра.

Решение работодателя об обучении охране труда внутри организации

Единственный ЛНА, который нужно будет подгрузить на сайт Минтруда, – решение работодателя обучать работников без привлечения учебного центра. Разработайте локальный документ и укажите в нем категории персонала, которые будете обучать внутри организации. Если на предприятии есть профсоюз или иной представительный орган работников, согласуйте решение с ним (подп «д» п. 106 Порядка обучения № 2464). Образцы ЛНА с решением и об учете мнения профсоюза.

Шаг 3. Регистрация уведомления об обучении охране труда внутри организации

До 1 марта не нужно направлять уведомление об обучении охране труда внутри организации. С 1 марта Минтруд планирует наладить работу ЕИСОТ, через которую директор организации уведомит ведомство и приложит пакет документов (п. 107 Порядка обучения № 2464). Министерство внесет в реестр работодателя в течение пяти рабочих дней со дня поступления намерения (п. 108 Порядка обучения № 2464).

Шаг 4. Внесение данных об обучении по охране труда внутри организации

Когда Минтруд доработает платформу, директор организации выдаст административные права сотрудникам, которые смогут вносить данные об обученных работниках. До 1 марта соберите пакет документов. 

Ситуация 1

 Где взять регистрационный номер записи о прохождении проверки знания требований охраны труда в реестре обученных по охране труда лиц?

Регистрационный номер записи о прохождении проверки знания требований охраны труда присваивается автоматически после передачи информации об обучении работодателем внутри организации. До 1 марта в протоколе проверки знания требований охраны труда оставьте ячейку пустой или ставьте прочерк (п. 2 постановления Правительства от 24.12.2021 № 2464).

Ситуация 2

Какие работодатели должны зарегистрироваться в реестре Минтруда?

Работодатели, которые обучают своих работников вопросам охраны труда.

Если работодатель принял решение обучать работников охране труда внутри организации, он должен уведомить Минтруд об этом решении. Если все работники организации обучаются в учебном центре, работодателю ничего делать не нужно. 

Ситуация 3

Если обучение и проверка знания проходят внутри предприятия, нужно ли получать разрешение на обучение в Минтруде?

Да, но с 1 марта 2023 года (п. 2 постановления Правительства от 24.12.2021 № 2464).

 Если работодатель планирует обучать по вопросам охраны труда внутри организации, он информирует Минтруд о своем решении. Таких работодателей Минтруд регистрирует в реестре индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, осуществляющих деятельность по обучению своих работников вопросам охраны труда (п. 106 Порядка обучения № 2464).

Ситуация 4

Что такое реестр юридических лиц, которые обучают охране труда внутри организации?

Это реестр индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, осуществляющих деятельность по обучению своих работников вопросам охраны труда. Работодатели должны будут вести реестр на платформе в интернете, которую разработает Минтруд к 1 марта 2023 года (п. 2 постановления Правительства от 24.12.2021 № 2464). Пока работодатели вправе обучать внутри организации своих работников, передавать данные в Минтруд не нужно.

Подробнее: ПРО АЛГОРИТМ ПЕРЕДАЧИ РАБОТОДАТЕЛЕМ СВЕДЕНИЙ В РЕЕСТР ОБУЧЕННЫХ ЛИЦ ПО ОХРАНЕ ТРУДА

Информация с сайта: 1otruda.ru

Для того, чтобы передавать информацию в Минтруд в цифровом формате, работодателю понадобится открыть личный кабинет в единой общероссийской справочно-информационной системе по охране труда (далее – ЕИСОТ).

До 1 марта 2023 года через личный кабинет на ЕИСОТ можно только:

• просматривать отчёт по СОУТ;
• передавать и просматривать декларацию соответствия условий труда государственным нормативным требованиям.

После 1 марта 2023 года через личный кабинет на ЕИСОТ нужно будет передавать информацию в Реестр обученных по охране труда лиц.

Доступ в личный кабинет по охране труда (далее – ЛКОТ) осуществляется через Единую систему идентификации и авторизации (далее – ЕСИА). Это государственная информационная система используется для доступа на Единый портал государственных услуг (далее – ЕПГУ).

Процесс получения доступа в ЛКОТ состоит из трёх этапов.

Первый этап. Авторизация в ЛКОТ

Этап выполняется в четыре шага.

Шаг 1. Для авторизации в ЛКОТ необходимо перейти по адресу https://lkot.mintrud.gov.ru/

Шаг 2. Нажать кнопку «Вход в систему».

Шаг 3. Будет выполнена переадресация в ЕСИА на страницу входа на ЕПГУ (то есть на Госуслуги). Необходимо ввести реквизиты нажать войти.

Если вход осуществляется первый раз от имени данного пользователя, то портал Госуслуг запросит разрешение на предоставление прав доступа для приложения «Федеральная государственная информационная система учёта результатов проведения специальной оценки условий труда».

Для продолжения входа следует нажать кнопку «Предоставить».

Шаг 4. Система выполнит переадресацию в ЛКОТ и выведет перечень доступных организаций.

Второй этап. Настройка доступа для администратора к личному кабинету организации.

Этап осуществляется в один шаг.

Шаг 1. Администратор выбирает организацию, от которой будет работать в ЛКОТ.

Административный уровень доступа к организации получают пользователи, обладающие ролью «Руководитель организации» в ЕПГУ. Если вы не являетесь руководителем, то будет выведено сообщение об ошибке:

Проверить уровень доступа можно в профиле организации на ЕПГУ, то есть на Госуслугах в разделе Профиль организации/Сотрудники

И там же можно присвоить любому и сотрудников роль администратора. Сделать это может руководитель организации или ранее назначенный администратор.

Третий этап. Настройка доступа для работников организации.

Для доступа к ЛКОТ другого работника организации необходимо, чтобы сначала администратор организации настроил ему доступ. Настройка доступа работника организации осуществляется в пять шагов.

Шаг 1. Администратор переходит в меню пользователя в раздел «Администрирование».

Шаг 2. Система отобразит текущий список работников, имеющих доступ. Нажимаем на кнопку «+».

Шаг 3. В открывшемся диалоговом окне администратор добавляет сотрудника и настраивает его прав. Нажимаем кнопку «Добавить сотрудника»:

Шаг 4. В открывшемся списке сотрудников выбираем нужного сотрудника и нажимаем «Сохранить».

Шаг 5. Выставляем флажки для полномочий, которыми добавляемый сотрудник должен обладать в ЛКОТ и нажать кнопку «Сохранить».

Когда пользователю настроен доступ, он может зайти в ЛКОТ, как описано на шаге 1 первого этапа данной инструкции.

Скачайте: КТО И ГДЕ ПРОХОДИТ ОБУЧЕНИЕ ПО ОХРАНЕ ТРУДА

Читайте: КАК ПОДАВАТЬ ДАННЫЕ В РЕЕСТР ОБУЧЕННЫХ РАБОТНИКОВ ПО ОХРАНЕ ТРУДА С 1 МАРТА,

а более подробно: 

ПРО АЛГОРИТМ ПЕРЕДАЧИ РАБОТОДАТЕЛЕМ СВЕДЕНИЙ В РЕЕСТР ОБУЧЕННЫХ ЛИЦ ПО ОХРАНЕ ТРУДА

С 22 ноября 2021 года работодатель имеет право перейти на электронный кадровый документооборот, ч. 1 ст. 22.2 ТК. Это значит, что кадровик может создавать, подписывать, использовать и хранить документы только в электронной форме. На бумаге их дублировать не нужно. Переходить на ЭДО компании не обязаны. Все принимают такое решение самостоятельно.

Как составлять, подписывать и хранить электронные документы

ЭДО можно вести на портале «Работа России» или в собственной информационной системе, ч. 4 ст. 22.1 ТК. Когда работодатель использует свою систему ЭДО, он несет расходы на ее создание и эксплуатацию, за свой счет создает, использует и хранит электронные документы, ч. 9 ст. 22.1 ТК.

Требование к собственной информационной системе одно. Такая система позволяет:
— подписывать электронные документы в соответствии с требованиями ТК;
— хранить электронные документы;
— фиксировать тот факт, что сторона трудовых отношений получила документ.

Как ввести в компании ЭДО

Работодатели вводят электронный документооборот локальным актом, ч. 2 ст. 22.2 ТК. Принимать его нужно с учетом мнения профкома, если в компании есть профсоюз, ст. 372 ТК.

В таком локальном акте нужно закрепить, ч. 2 ст. 22.2 ТК:
— сведения об информационной системе, в которой работодатель будет вести ЭДО;
— порядок доступа к информационной системе работодателя;
— перечень электронных документов;
— категории работников, в отношении которых ведут ЭДО;
— срок уведомления работников о переходе на ЭДО;
— дату введения ЭДО, которая должна быть позже истечения срока уведомления работников о переходе на ЭДО.

Как уведомить работников о переходе на ЭДО

Работодатель должен определить дату, с которой в компании используют электронный документооборот, и уведомить сотрудников до этой даты, ч. 4 ст. 22.2 ТК. Обратите внимание: речь не идет о предупреждении сотрудников за два месяца, правила статьи 74 ТК применять не нужно. Работники могут согласиться на электронный документооборот или отказаться от него.

Вести в электронном виде документы каждого работника сможете только с его письменного согласия, ч. 5 ст. 22.2 ТК. Попросите работников, например, сделать отметку о своем отношении к электронному документообороту на уведомлении. Образец ниже. Или позже они могут написать заявление о том, что согласны взаимодействовать с работодателем в электронной форме. Если сотрудник промолчит, может быть и такое, это приравнивается к отказу использовать ЭДО. Сотрудник сможет дать свое согласие позже, в любое время, ч. 5 ст. 22.2 ТК.

О ведении электронных кадровых документов нужно предупредить и кандидатов на работу. Сделали образец уведомления, можете скачать его в конце статьи.

Что делать, если сотрудник и кандидат на работу не дали согласие на ЭДО? Вы обязаны вести их кадровые документы на бумаге и при необходимости предоставлять им бумажные копии, которые заверили надлежащим образом, ч. 9 с. 22.2 ТК. Если у работника нет электронной подписи, но он дал согласие на ведение ЭДО, расходы на оформление и использование подписи несет работодатель, ч. 12 ст. 22.2 ТК. Работник может продолжать использовать ту электронную подпись, которая у него есть, ч. 13 ст. 22.2 ТК.

Документы, которые можете перевести в электронный вид

Перевести в электронную форму и больше не оформлять на бумаге сможете все кадровые документы, ч. 2 ст. 22.1 ТК. Если кандидата на работу или сотрудника вы должны ознакомить с документом под подпись, сделаете это в электронной форме.

Исключения. Есть четыре документа, которые вы должны будете оставить на бумаге, ч. 3 ст. 22.1 ТК:
1. Трудовые книжки.
2. Акты о несчастном случае на производстве.
3. Приказы об увольнении.
4. Документы, которые подтверждают прохождение инструктажей по охране труда.

Еще один документ, который нужно вести по установленным правилам и к которому нельзя применять статьи 22.2 и 22.3 ТК — это сведения о трудовой деятельности работников. Справки СТД-Р, в том числе в электронном виде, вы должны оформлять по прежним правилам. Остальные кадровые документы — полностью или частично — кадровики могут составлять, подписывать, использовать и хранить только в электронном виде. Перечень электронных документов нужно закрепить в локальном акте об ЭДО, ч. 2 ст. 22.2 ТК.

Как стороны подписывают электронные документы

Договоры: трудовые, о матответственности, ученические, на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также дополнительные соглашения к ним руководитель или иной уполномоченный сотрудник по общему правилу подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью, ч. 1 ст. 22.3 ТК.

Это же общее правило работает, когда руководитель подписывает в своей информационной системе приказ о применении дисциплинарного взыскания, уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора, ч. 1 ст. 22.3 ТК.

Договоры: трудовые, о матответственности, ученические, на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также дополнительные соглашения к ним сотрудник подписывает электронными подписями трех видов, ч. 4 ст. 22.3 ТК.

Такими же подписями сотрудники подписывают в информационной системе работодателя, ч. 4 ст. 22.3 ТК:
— согласие на перевод на другую работу;
— заявление об увольнении;
— отзыв заявления об увольнении.

Какими электронными подписями стороны могут подписать документы в информационной системе работодателя

По этим же правилам сотрудники знакомятся под подпись с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом о применении дисциплинарного взыскания, ч. 4 ст. 22.3 ТК.

Как работники будут направлять заявления

Работники и кандидаты на работу, если они согласились на взаимодействие с работодателем в рамках ЭДО, смогут подавать заявления, уведомления и сообщения работодателю, ч. 8 ст. 22.3 ТК:
— через информационную систему работодателя;
— портал Госуслуг, если с ним взаимодействует информационная система работодателя;
— цифровую платформу «Работа России», если работодатель применяет ее для ЭДО.

Заявления, уведомления и сообщения, которые работник или кандидат на работу направил такими способами, считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления, ч. 9 ст. 22.3 ТК.

Как хранить электронные документы

Электронные документы по личному составу, как и бумажные, работодатель должен хранить в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле, ч. 14 ст. 22.3 ТК. Правила и сроки хранения установило государство, они не зависят от способов ведения ЭДО и системы, которую использует работодатель.

Материалы для скачивания:

• Шаблон уведомления сотрудника.docx  22 КБ
• Шаблон уведомления кандидата на работу.docx  21 КБ

Чтобы распределить обязанности и ответственность за антитеррористическую защищенность, можно назначить одного сотрудника или создать антитеррористическую группу. Один сотрудник справится с обязанностями самостоятельно, если численность учреждения небольшая, например до 100 человек. В организациях численностью более 100 человек рекомендуем создать антитеррористическую группу. Между включенными в группу сотрудниками разделите ответственность по блокам:

• антитеррористические мероприятия;
• пропускной режим;
• хранение документов;
• инструктаж.

Антитеррористические мероприятия

Место массового пребывания людей – это территория общего пользования, место общего пользования в здании, на которых при определённых условиях может находиться более пятидесяти человек. Это прописано в пункте 6 статьи 3 закона от 06.03.2006 № 35-ФЗ «О противодействии терроризму»  (далее – закон № 35-ФЗ). 

Руководитель обязан назначить ответственного за проведение мероприятий по антитеррористической защищенности, если его учреждение относится к месту массового пребывания людей, определённому исполнительными органами государственной власти субъектов.

Для ответственного за террористическую защищенность нет профессионального стандарта. Рекомендуем назначить ответственным работника, который имеет навыки обеспечения безопасности в условиях чрезвычайных ситуаций, а также опыт взаимодействия с территориальными органами безопасности. Это могут быть инспектор по ГО и ЧС или специалист по пожарной безопасности.

Назначьте ответственного приказом и ознакомьте с ним работника под подпись. Его обязанности закрепите в приложении к приказу, в должностной инструкции, в  дополнительном соглашении к трудовому договору.

Антитеррористическая группа совместно с федеральными органами исполнительной власти, например ФСБ, МЧС, МВД, в чьём ведомстве находится организация, должна:

• провести оценку защищённости организации,
• составить акт обследования;
• категорировать объект защиты;
• составить, согласовать паспорт безопасности и актуализировать его по мере необходимости;
• отслеживать, как выполняется план по повышению защищенности, проводить ежегодные проверки.

Пропускной режим

Чтобы исключить доступ посторонних лиц и автотранспорта, назначьте ответственных лиц за пропускной режим работников и автотранспорта на территории организации и допуск к служебным помещениям.

Утвердите приказ о назначении ответственного за пропускной режим. В нем обозначьте время, возможное для посещений, пропишите обязанности: проверять документы посетителей, осматривать их на наличие запрещенных к вносу предметов – их также утвердите перечнем в свободной форме. Все это поручите фиксировать в журнале учета посетителей. Утвердите в свободной форме список автомобилей с указанием марки и номера, которые имеют право на въезд. Для машин подрядчиков согласовывайте разовый пропуск по служебной записке. Поручите ответственным осматривать автотранспорт и груз до въезда на территорию учреждения, а данные об автомобиле – фиксировать в журнале регистрации автотранспорта. Пропишите каким работникам и от каких помещений разрешено выдавать ключи. Выдачу и сдачу ключей поручите фиксировать в журнале учета выдачи ключей под роспись работников.

Рекомендуем поручить эти обязанности работникам, которые работают на входе в организацию – охранникам, контролерам контрольно-пропускных пунктов, администраторам.

Хранение документов

Утвердите приказ о назначении ответственных за учет, хранение и использование документов с грифом «Для служебного пользования». Определите перечень лиц, допущенных к информации ограниченного доступа. Разработайте инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного доступа. Инструктируйте по ней ответственный персонал не реже 1 раза в полугодие. Определите сейф или запирающийся шкаф для хранения документов ограниченного доступа. Заведите журнал выдачи документов и обяжите ответственного отмечать, кто и когда взял документ, когда документ возвращен.

Инструктаж

Чтобы довести до работников информацию о способах защиты и действиях в условиях угрозы или при совершении террористического акта, проведите инструктаж с устной проверкой знаний. Для этого приказом назначьте ответственного за проведение инструктажа.

Поручите ответственному за проведение инструктажа разработать инструкцию о порядке действий в условиях угрозы или при совершении террористического акта. Она должна содержать:

• общие сведения об организации;
• нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность организации в области антитеррористической защищённости;
• виды угроз и инструменты их пресечения, рекомендации по действиям при угрозе, порядок оповещения и информирования в чрезвычайной ситуации.

Первичный инструктаж для новых работников проводите в день приема на работу. Повторные – не реже одного раза в полгода. Целевой – перед проведением массового мероприятия. Внеплановый – при изменении законодательства или выявленном нарушении требований инструкции по антитеррористической защищённости.

Допускается совмещать антитеррористический инструктаж с инструктажем по охране труда.

Проводите инструктаж в рабочее время в групповой или индивидуальной форме. Рекомендуем организовать специализированное помещение, например, учебный класс с проектором и плакатами с тематической информацией.

Результаты инструктажа фиксируйте в журнале.

Чтобы проверить знания работников, воспользуйтесь чек-листом проверки знаний работников после антитеррористического инструктажа.

Как оформить электронный документооборот в компании

В рекомендации проанализировали судебную практику по спорам из-за электронных документов и предложили формулировки для соглашения об ЭДО, которые не дадут контрагенту шансов оспорить электронный договор. Их проверили на практике юристы компаний, которые уже работают по ЭДО.

Электронный документооборот – обмен электронными документами по защищенным каналам связи. Например, через оператора системы электронного документооборота. Чтобы обмениваться электронными документами к контрагентом, нужно получить электронную подпись и грамотно оформить электронный документооборот. 

Мы дали ответы на самые частые вопросы юристов в 2022 году: можно ли использовать электронную подпись старого образца, как получить новые подписи на компанию и ее сотрудников. В рекомендации – примеры условия об электронном документообороте для договора, которое позволит не заключать отдельное соглашение, и письма контрагенту с отказом от электронного документооборота. 

Что такое электронный документооборот

Заключить договор с контрагентом электронно можно путем обмена документами по e-mail, через акцепт оферты, размещенной в интернете, или систему оператора электронного документооборота. К таким системам относятся, например, «1С – ЭДО», «Контур.Диадок», Synerdocs. Первые два способа не относятся к электронному документообороту, хотя и происходят с помощью электронных средств связи.

Электронный документ и электронный образ документа – не одно и то же. Главное отличие состоит в том, что электронный документ не имеет бумажного прототипа, образ – скан-копия бумажного документа.

Мнение

Правовое заключение

Является ли обмен обмен документами по e-mail электронным документооборотом

В ряде случаев суды признают обмен документами по e-mail электронным документооборотом (постановление АС Центрального округа от 18.06.2021 № Ф10-2033/2021 по делу № А08-9183/2019, определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 25.05.2020 № 88-9221/2020, постановление Пятого кассационного суда общей юрисдикции от 29.06.2020 № 16-1155/2020).

Существует судебная практика, при которой суд приравнивает обмен электронными документами через ресурс хранения файлов в сети Интернет к электронному документообороту (определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 14.05.2021 № 88-6605/2021).

Подписывать документы и вести документооборот в электронном виде можно с помощью электронной подписи. Электронная подпись (далее – ЭП) бывает двух видов: простая и усиленная.

Чтобы подписывать электронные документы с контрагентом в системе оператора ЭДО, подойдет усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись. Они отличаются функционалом, порядком получения и признания (ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). 

Таблица. Сравнение неквалифицированной и квалифицированной усиленных электронных подписей

30 декабря 2021 года Президент подписал закон, который изменил правила получения электронной подписи для компаний и их сотрудников в 2022 году и отсрочил внедрение машиночитаемой доверенности.

Машиночитаемая доверенность (далее – МЧД) – доверенность в электронной форме, которую представитель с правом действовать от компании или ИП без доверенности подписал электронной подписью. МЧД нужна, например, чтобы подтвердить полномочия сотрудника подписывать электронные документы за компанию. Подробнее о машиночитаемой доверенности можно прочитать в отдельном материале.

До конца 2022 года документы можно подписывать как по новой схеме – электронной подписью гражданина с машиночитаемой доверенностью, так и по старой – электронной подписью сотрудника с данными компании. Аккредитованные ФНС удостоверяющие центры, как и раньше, смогут в течение 2022 года выпускать для сотрудников ЭП и указывать в них ИНН компании.

2022 год станет переходным периодом в рамках реформы электронной подписи и введения машиночитаемой доверенности. После 1 января 2023 года нужно применять только новую схему электронной подписи (п. 9, 14 ст. 1 Федерального закона № 476-ФЗ, Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ).

Как оформить электронный документооборот в компании

Чтобы ввести в компании электронный документооборот, нужно зафиксировать это намерение приказом, изменить учетную политику организации, договориться с контрагентами о правилах ЭДО.

По похожему алгоритму можно оформить кадровый электронный документооборот в компании – это стало возможным с 22 ноября 2021 года. Как это сделать, рассказали в отдельной рекомендации.

Издать приказ о введении ЭДО

Закон не устанавливает обязательных требований к приказу о введении ЭДО. Издать его можно в свободной форме. В приказе нужно отразить правила ведения ЭДО в организации. Например, способ электронного документооборота, списки сотрудников, у которых есть право подписи и ответственных лиц.

Рекомендуем приложить к приказу положение об ЭДО. В нем можно прописать принципы, процедуры и порядок электронного документооборота, лиц, ответственных за контроль исполнения электронных документов.

Ниже – образцы приказа о переходе на ЭДО и положения об электронном документообороте. В них эксперты Системы Юрист предусмотрели полезные условия о перечне сотрудников с правом электронной подписи, контроле за содержанием и исполнением электронных документов.

Внести изменения в учетную политику компании

Организация, которая переходит на ЭДО, должна закрепить в учетной политике новый способ ведения бухгалтерского учета. Это требование закона. Однако ответственность за нарушение требования он не предусматривает (п. 2 ч. 6 ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Если компания решила все делать по закону и внести изменения в учетную политику, в ней нужно зафиксировать:

• перечень документов, которые участвуют в электронном документообороте;
• список сотрудников, которые могут подписывать электронные документы;
• способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
• порядок хранения электронных документов;
• способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).

Это следует из положений пункта 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» и статьи 8 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласовать порядок электронного документооборота с контрагентом

Для перехода на ЭДО компании нужно договориться с контрагентом. Сделать это можно двумя способами.

Если контрагент подключен к системе оператора ЭДО, можно направить приглашение через нее. Если контрагента в системе нет – нужно написать письмо о переходе на ЭДО. Закон не устанавливает требований к содержанию письма, компания может написать его в произвольной форме. В письме, помимо намерения перейти на ЭДО, можно предложить оператора, перечень документов, которыми компании будут обмениваться в электронном виде, действия контрагента для перехода на электронный документооборот.

Ниже – пример такого письма.

Закон не обязывает стороны заключать соглашение или включать положения об ЭДО в основной договор. Обмениваться электронными документами можно и без него. Но тогда равнозначными документам с собственноручной подписью суд сочтет только те, которые стороны подпишут усиленной квалифицированной подписью.

Согласовать порядок электронного документооборота с контрагентом можно следующими способами:

• подписать отдельное соглашение об ЭДО в бумажном виде;
• обменяться электронными образами соглашения;
• оформить соглашение с помощью оферты и акцепта;
• включить соглашение в бумажный договор.

Чтобы простую электронную или усиленную неквалифицированную подпись суд признал равносильной собственноручной, нужно заключить соглашение об ЭДО с соответствующим условием (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК).

Мы рекомендуем заключать соглашение об электронном документообороте. Так контрагенты определят порядок обмена документами, каналы связи для обмена, лиц, ответственных за документооборот, и многое другое. Это исключит недопонимание с контрагентом и понизит риски судебных споров.

Вопросы, которые можно урегулировать в соглашении об ЭДО

Мнение

Правовое заключение

Признает ли суд законным обмен документами через оператора ЭДО, если стороны не заключали соглашение

Суд признает законным обмен электронными документами через систему ЭДО, даже если стороны не заключали соответствующее соглашение.

Кроме соглашения об электронном документообороте суд принимает во внимание и другие факты, которыми стороны подтверждают свое волеизъявление на обмен электронными документами в системе оператора ЭДО. Например, конклюдентные действия сторон в форме обмена электронными документами или принятие приглашения о добавлении в контрагенты по ЭДО (постановления арбитражных судов Северо-Кавказского округа от 13.07.2020 № Ф08-4388/2020 по делу № А32-15770/2019, Московского округа от 10.03.2020 № Ф05-1095/2020 по делу № А40-113822/2019).

Пример

Компания приняла от контрагента ключ проверки ЭП и использовала его. Суд признал законным обмен документами через оператора ЭДО без соглашения

Стороны заключили договор банковского счета. Для дистанционного обслуживания Банк передал компании устройство USB-ключ с сертификатом ключа проверки ЭП. Владелец сертификата – директор общества.

Общество приняло ключ и в последствии использовало его, чтобы направлять банковские поручения.

Суд посчитал, что этими действиями общество выразило согласие осуществлять обмениваться с Банком документами через систему ЭДО (постановление АС Волго-Вятского округа от 25.10.2021 № Ф01-5746/2021 по делу № А82-16594/2020). 

Мнение

Правовое заключение

Включать ли в соглашение об ЭДО закрытый перечень документов, которыми можно обмениваться

Если стороны не хотят переходить на электронный документооборот полностью, то в соглашении об ЭДО можно прописать, какими именно документами они будут обмениваться электронно.

Если включить в соглашение закрытый перечень электронных документов, стороны смогут обмениваться в электронном виде только теми документами, которыми им удобно. Соглашение не обязывает переводить в систему ЭДО весь документооборот между контрагентами. Однако в случае судебного спора контрагент сможет сослаться на то, что электронный документ нельзя принимать во внимание, так как соглашение его не предусматривает. Например, суд отклонил довод истца, так как акты, на которые он ссылался, не входили в закрытый перечень из соглашения об ЭДО (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 18.09.2019 по делу № А73-14124/2018).

Мнение

Методические рекомендации ФНС

Что включить в соглашение об ЭДО с контрагентом

По мнению ФНС, соглашение об ЭДО между контрагентами может предусматривать:

• перечень форматов электронных документов, которыми стороны соглашения обмениваются;
• способ отправки и принятия электронных документов;
• виды электронных подписей, которые стороны признают;
• порядок проверки электронных подписей;
• порядок уведомления о результатах проверок электронной подписи и электронного документа;
• перечень лиц, ответственных за организацию электронного документооборота;
• способ подтверждения отправки и принятия электронного документа;
• требования к обеспечению конфиденциальности электронных документов;
• факт доставки электронных документов, в том числе с применением уведомления о принятии;
• форс-мажорные обстоятельства.

Такую позицию ФНС высказала в Методических рекомендациях по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами в июне 2021 года (далее – Методические рекомендации).

Если контрагенты обмениваются электронными документами без участия оператора ЭДО, ФНС рекомендует предусмотреть в Соглашении стандартные стадии работы с документами (п. 3.1 Методических рекомендаций).

Пример

Без соглашения об ЭДО суд не признает электронные документы с простой или неквалифицированной электронной подписью надлежащими доказательствами

ООО просит взыскать с контрагента задолженность по договору поставки. В качестве доказательства приводит электронную товарную накладную, которую контрагент подписал электронной подписью. Суд иск удовлетворил, но уточнил, что документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, будут надлежащими доказательствами при одном условии. Если между участниками электронного взаимодействия есть соглашение об ЭДО, которое составлено в порядке Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

К такому выводу пришел суд в постановлении Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 01.10.2020 № 13АП-17288/2020 по делу № А56-3662/2020.

Как сделать электронный документооборот безопасным

Чтобы сделать электронный документооборот с контрагентами безопасным, рекомендуем в соглашении об ЭДО указать момент отправки и принятия документов, закрепить фамилии представителей контрагентов и предусмотреть альтернативные способы документооборота.

Согласовать момент отправки и принятия документов

Закон не устанавливает моменты отправки и принятия электронного документа в системе ЭДО. Чтобы у сторон электронного документооборота не возникло споров относительно фактов отправки и принятия электронных документов в системе оператора ЭДО, нужно установить их в соглашении.

Например, в договор оказания услуг стороны включили обязанность заказчика подписать акт оказанных услуг или направить возражения по акту в течение трех дней с момента принятия акта. Если в течение этого срока исполнителю не поступит согласие или возражение, считается, что заказчик принял услуги. Перед контрагентами встает вопрос, с какого момента начинает течь трехдневный срок:

• когда исполнитель нажал кнопку «отправить» в системе ЭДО;
• оператор системы ЭДО доставил акт заказчику;
• заказчик открыл акт в системе ЭДО.

У суда не будет вопросов относительно даты отправки или принятия электронного документа, если стороны установят эти термины в соглашении об ЭДО (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда 05.07.2019 № 09АП-29700/2019 по делу № А40-20893/19, от 04.04.2019 № 09АП-6516/2019 по делу № А40-227041/18).

Пример

Формулировки, чтобы согласовать моменты отправки и принятия электронного документа, если оператор ЭДО направляет уведомления

Нейтральная: «Моментом отправки электронного документа стороны считают момент, в который отправитель документа принял от оператора сообщение с датой и временем отправки документа».

Выгодная отправителю: «Моментом принятия электронного документа стороны считают момент, в который отправитель документа принял от оператора сообщение с датой и временем отправки документа».

Выгодная получателю: «Моментом принятия электронного документа стороны считают момент, когда получатель документа подтвердил свое согласие с документом и сформировал уведомление о принятии документа».

Мнение

Правовое заключение

Как подтвердить отправку или получение документа в системе ЭДО

Ниже рассмотрим доказательства, которыми стороны могут подтвердить факт отправки или получения электронного документа в системе оператора ЭДО.

Таблица. Доказательства, которые суд принимает, чтобы установить факт отправки или получения электронного документа

Совет

Согласуйте с контрагентом, что отправка, доставка и принятие электронного документа – это не одно и то же, и придерживайтесь только этих терминов.

Использовать можно любые слова. Важно, чтобы в соглашении стороны зафиксировали содержание терминов и впоследствии применяли только их.

Например, если в соглашении контрагенты называют момент принятия документа «получением», нужно в процессе обмена электронными документами пользоваться этим термином.

В Технологии ФНС раскрывает свое понимание фактов отправки, доставки и принятия электронных документов в системе оператора ЭДО.

Факт отправки – момент, когда отправитель сформировал документ, совершил все действия по его отправке, получил от оператора дату и время отправки документа.

Факт доставки – момент, когда оператор получателя обеспечил технический и физический доступ к документу получателем, сформировал извещение о получении документа.

Факт принятия – момент, когда получатель документа подтвердил свое согласие с документом и сформировал уведомление о принятии документа.

Технологию обмена электронными документами между операторами электронного документооборота ФНС утвердила в июне 2021 года. Документ носит рекомендательный характер для субъектов ЭДО.

Закрепить представителей по доверенности

Системы электронного документооборота проверяют достоверность сертификата электронной подписи. Таким образом оператор ЭДО гарантирует, что подпись – не подделка, ее выдал компетентный центр, и вид подписи правильно соотносится с видом документа. Однако имеет ли человек, который ставит электронную подпись, право подписывать этот документ, системы ЭДО автоматически не проверяют.

Чтобы избежать споров по правомерности подписей сотрудников под электронными документами, рекомендуем указать в соглашении об ЭДО список подписантов с обеих сторон. В подтверждение полномочий нужно приложить устав компании или доверенность на право подписи, а также приказ о внедрении ЭДО в организации.

Доверить сотруднику использовать собственную ЭП от имени компании можно в свободной форме до 1 января 2023 года. Главное, датировать доверенность. Прикреплять ее к системе ЭДО не обязательно. С 1 января 2023 года представитель компании или ИП, должен будет использовать машиночитаемую доверенность.

Предусмотреть альтернативные способы документооборота

Закон не предусматривает санкции за то, что компания обменивается документами с контрагентом только в электронном виде. Однако существуют условия, при которых суд признает такие действия злоупотреблением.

Мнение

Правовое заключение

При каких условиях суд признает отсутствие альтернативы электронного документооборота нарушением

Суд признает отсутствие альтернативы электронного документооборота незаконным, если компания обладает доминирующим положением на рынке и заключает договоры в форме оферты.

Компания в условиях публичного договора оказания услуг по обращению с ТКО предусматривала обмен документами только посредством электронного оборота. Договор не предусматривал возможность альтернативного способа расчетов на бумаге. УФАС посчитало, что отсутствие альтернативы в виде бумажного документооборота – это злоупотребление для компании с доминирующим положением на рынке. Клиентам компании, по мнению антимонопольной службы, пришлось необоснованно нести расходы на обеспечение электронного документооборота.

УФАС выдало предписание истцу исправить спорный пункт договора, чтобы дать возможность контрагентам выбрать альтернативный вариант ведения документооборота.

Истец уведомил управление, что изменения в договоры внесет и начнет использовать их с 1 января 2020 года. В январе 2020 года на сайте компании все еще висел старый образец договора. УФАС возбудило дело, вынесло постановление и оштрафовало организацию на 300 тыс. руб. (ч. 1 ст. 14.31 КоАП).

Компания оспорила постановление в суде. Она утверждала, что ее контрагенты могут присылать расчетные документы на бумаге, хоть договор и не предусматривает такой возможности.

Суд поддержал УФАС и оставил постановление в силе. Судья указал, что электронный оборот между организациями возможен только при наличии обоюдного согласия и технической возможности для этого (решение Арбитражного суда Удмуртской Республики от 01.12.2020 № А71-11815/2020).

Минфин в письме от 01.08.2011 № 03-07-09/26 отметил, что формулировка «по взаимному согласию сторон сделки» означает добровольность применения электронной формы документов. Специальных требований по порядку согласования волеизъявления сторон налоговое законодательство не устанавливает (письмо ФНС от 24.10.2018 № ЕД-4-15/20755).

Есть три способа избежать избыточного внимания от ФАС и не получить штраф:

1. прямо указать в соглашении об ЭДО на обоюдное желание сторон вести документооборот только в электронном виде;
2. предусмотреть смешанный вид оформления документов, как в бумажном, так и в электронном виде;
3. указать, что при технических проблемах стороны вправе обменяться бумажными документами.

Рекомендуем скачать форму соглашения об ЭДО, в которой эксперты Системы Юрист предусмотрели условия, необходимые для безопасного документооборота: моменты отправки и получения документа в системе ЭДО, ссылку на представителей по доверенности, альтернативный способ обмена электронными документами. Такое соглашение установит правила взаимодействия с контрагентом и защитит компанию от судебных рисков.

Ситуация

Владелец ЭП передал ее другому лицу. Можно ли так делать и кто несет ответственность

Передавать усиленную квалифицированную подпись нельзя. Ответственность за усиленную подпись лежит на владельце. Для простой электронной подписи закон не устанавливает обязанность владельца обеспечивать ее конфиденциальность (п. 1 ст. 2, ст. 10 Закона об электронной подписи).

Владелец усиленной электронной подписи обязан обеспечивать ее конфиденциальность. Если владелец ЭП передает ее третьему лицу, подпись утрачивает смысл. Лицо, которое подписало документ, невозможно идентифицировать.

Когда доступ к УКЭП получает другое лицо, владелец подписи должен прекратить ее использовать и направить в удостоверяющий центр и контрагентам соответствующее уведомление (ч. 1 ст. 10 Закона об электронной подписи).

Выявить то, что подпись использует не ее владелец, может, например, налоговый орган. Если в ходе мероприятий налогового контроля ФНС узнает, что владелец утратил или не имел контроля над ключом электронной подписи, налоговая может попросить УЦ аннулировать подпись (письма ФНС от 28.07.2016 № ПА-4-6/13752@, от 28.07.2016 № 6-3-03/0043@, от 20.08.2020 № ЕА-3-26/5960@, письмо Минкомсвязи от 12.07.2016 № ОП-П15-085-13646).

Суды подтверждают позицию об ответственности владельца за ЭП в случае, если третье лицо нарушило ее конфиденциальность (постановления арбитражных судов Поволжского округа от 15.03.2021 № Ф06-42411/2018 по делу № А12-35538/2017, Дальневосточного округа от 26.06.2020 № Ф03-781/2020 по делу № А51-20242/2018, Северо-Западного округа от 18.11.2020 № Ф07-12232/2020 по делу № А56-134932/2018, Уральского округа от 18.12.2020 № Ф09-7527/20 по делу № А50-26426/2018).

Ситуация

В организации сменился генеральный директор. Нужно ли менять ЭП

Когда в компании сменился руководитель, нужно заменить ЭП. Для этого в течение семи рабочих дней компания должна зарегистрировать в ИФНС смену директора. На основании данных ЕГРЮЛ новый руководитель получает в удостоверяющем центре электронную подпись на себя как на должностное лицо организации (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).

В период, когда новый руководитель не получил подпись, пользоваться подписью старого руководителя нельзя. Такой вывод следует из пункта 3 статьи 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

С 1 января 2022 года электронную подпись от имени компании можно оформить только в ФНС. Владельцами усиленной электронной подписи будут организация и тот, кто действует от ее имени без доверенности.

Ситуация

Контрагенты подписали соглашение об ЭДО. Правомерно ли направлять и подписывать документы в бумажном виде

Направлять и подписывать документы в бумажном виде, даже если между контрагентами есть соглашение об ЭДО, правомерно. Закон не содержит подобного запрета. Такой вывод сделала ФНС в письме от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769.

В соглашении с контрагентом о порядке электронного документооборота можно дополнительно предусмотреть смешанный вид оформления документов. Он позволит отправлять документы, например, в электронном и бумажном виде (постановления арбитражных судов Северо-Западного округа от 16.09.2021 № Ф07-12296/2021 по делу № А52-3696/2020, Уральского округа от 19.02.2020 № Ф09.68.2020 по делу № А60-23866/2019, Западно-Сибирского округа от 04.10.2021 № Ф04-5338/2021 по делу № А45-29787/2020).

Пример

Формулировка для утверждения смешанного документооборота в соглашении об ЭДО

«Стороны соглашения договариваются вести документооборот в смешанном виде. Договоры и соглашения они обязуются составлять, подписывать, хранить в электронном виде через систему оператора ЭДО. Первичную документацию – на бумажном носителе».

Ситуация

Компания хочет доверить сотруднику ЭП. Законно ли это

Передавать усиленную электронную подпись – незаконно. Так владелец ЭП нарушает ее конфиденциальность. А вот доверять право подписи гражданину или компании закон не запрещает (п. 1 ст. 2, ст. 10 Закона об электронной подписи).

То есть передать право пользоваться УКЭП сотруднику нельзя. Нужно уполномочить его подписывать документы собственной подписью от имени организации.

Чтобы передать право подписи другому лицу, нужно составить соответствующую доверенность. Типовой формы доверенности на право подписи нет, составить ее можно в свободной форме.

Ниже – примерная форма доверенности на право подписи ЭП. Эксперты Системы Юрист составили ее в соответствии с требованиями статей 185, 186 ГК.

Доверенность на право подписи ЭП. Скачать >>

С 1 марта 2021 года, если подпись сотрудника содержит информацию только о гражданине без привязки к компании, чтобы он смог подписывать электронные документы от имени компании, нужна машиночитаемая доверенность (п. 14 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ).

Подробнее о машиночитаемой доверенности можно прочитать в отдельном материале Системы Юрист.

Ситуация

Контрагент прислал пакет электронных документов. Можно ли подписать их все вместе одной подписью

Одной электронной подписью можно подписать несколько связанных между собой электронных документов – пакет электронных документов. В таком случае подпись распространяется на весь пакет.

Исключение составляют случаи, когда в момент подписи сторона включает в пакет дополнительные документы, созданные и подписанные иными лицами, органами, организациями. В этих случаях дополнительные электронные документы из пакета считаются подписанными тем, кто сделал это первым (п. 4 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Ситуация

Компания допустила ошибку в электронном документе. Как внести исправления

Исправить электронный документ можно, только если оператор еще не учел документы и не направил их контрагенту. Сделать это можно двумя способами: внести изменения в действующий документ или аннулировать его и взамен отправить исправленный.

Если оператор уже учел документы и направил их контрагенту, удалить или исправить их не получится. Нужно сформировать и отправить новый комплект. Такой порядок устанавливают операторы ЭДО в своих системах.

Минфин требует, чтобы исправленный документ содержал указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа. В новый документ нужно включить дату исправления и электронные подписи лиц, которые составили первичный документ. Требование вступит в силу 1 января 2022 года (п. 20 приказа от 16.04.2021 № 62н).

Ситуация

Как компании получить квалифицированную электронную подпись в 2022 году

Руководитель компании или ИП может получить квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС или через доверенное лицо ФНС. Сделать это можно двумя способами: лично или через интернет.

Лично в ФНС. Получить квалифицированную электронную подпись (далее – КЭП) на компанию может только руководитель или лицо, которое имеет право действовать без доверенности. С собой директору необходимо иметь паспорт, СНИЛС, ИНН, носитель для сертификата и документацию на него. Подойдут модели, которые соответствуют требованиям ФНС. Например, «Рутокен ЭЦП 2.0», «Рутокен S», «Рутокен Lite», «JaCarta ГОСТ», «JaCarta-2 ГОСТ». На месте нужно заполнить заявление (пп. 2 п. 1 ст. 17.2 Закон об электронной подписи).

В электронном виде. Отправить заявку на КЭП можно через личный кабинет на сайте ФНС. Для этого нужно иметь действующий квалифицированный сертификат ЭП (пп. 1 п. 1 ст. 13 Закон об электронной подписи).

Чтобы получить КЭП, ФНС требует иметь при себе оригиналы или надлежащим образом заверенные копии паспорта и СНИЛС. Дополнительно нужно предоставить ИНН, ОГРН, документ, который подтвердит право заявителя действовать от имени компании без доверенности.

Срок действия сертификата электронной подписи — 12 месяцев (п. 8 приказа ФНС от 20.08.2015 N СА-7-6/364@).

После подачи документов удостоверяющий центр должен выдать ключ электронной подписи. Срок и порядок изготовления сертификата ключа электронной подписи удостоверяющий центр определяет сам. Владелец электронной подписи получает:

• ключ на usb-носителе;
• квалифицированный сертификат с ключом для проверки электронной подписи.

Забрать первую КЭП должен руководитель компании или ИП лично (п.25 Приказа ФНС).

Электронную подпись ФНС выдает бесплатно, УЦ могут устанавливать свои расценки. Отдельно нужно купить токен и лицензию на программу КриптоПро CSP.

Ситуация

Как сотруднику получить квалифицированную электронную подпись в 2022 году

 Сотрудники компаний вправе получать ЭЦП по старым правилам в аккредитованных УЦ до конца 2022 года. Действовать такие подписи будут до 31 декабря 2022 года. С 1 марта 2022 года сотрудники могут перейти на ЭП нового типа по собственному желанию или требованию оператора системы ЭДО. Чтобы действовать от имени компании сотруднику с такой ЭП нужна машиночитаемая доверенность (Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ).

Чтобы гражданину получить подпись по старым правилам нужно заполнить заявление в аккредитованном удостоверяющем центре и предоставить:

• паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН;
• документы, которые подтверждают полномочия действовать от имени компании;
• флеш-накопитель типа А (пп. 2 п. 1 ст. 17.2 Закон об электронной подписи).

Если гражданин получает подпись по новым правилам, предоставлять документы, которые подтверждают полномочия действовать от имени компании, не нужно. Такая ЭП гражданина не будет содержать информации о нем, как о сотруднике компании. Чтобы подписать документы от имени организации, гражданину необходимо получить машиночитаемую доверенность. 

Стоимость сертификата ЭП определяет регламент аккредитованного УЦ.

Ситуация

Как сформулировать условие об ЭДО в договоре

Закон не устанавливает требований к условию об ЭДО в договоре. Рекомендуем закрепить формат электронных документов, способ обмена ими, вид подписи, который стороны приравнивают к собственноручной, а так же прописать, оборот каких документов в ЭДО стороны согласовали. Например, только универсальных передаточных документов или любых соглашений. 

Если этого не сделать, будут действовать следующие правила.

Пример

Пример пункта об ЭДО для договора

«Стороны Договора подтверждают взаимное согласие на обмен товарными накладными, адресованными сторонам соглашения, в электронном виде. Технические средства и возможности позволяют принимать и обрабатывать электронные формы документов.

Обмен документами в электронном виде осуществляется по телекоммуникационным каналам связи через систему электронного документооборота «Электроник» в формате pdf, с соблюдением требований закона, действующего на дату отправки документа.

Стороны признают документы, подписанные усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписью, равнозначными документам с собственноручной подписью».

Пример

Пример оговорки о присоединении к системе оператора ЭДО для договора

«Заказчик подключается к системе оператора ЭДО «Проводник» и подтверждает согласие на обмен документами с Исполнителем в соответствии с Правилами электронного документооборота (Приложение 1), установленными ООО «Альфа».

Заказчик принимает порядок и условия электронного документооборота путем присоединения к Правилам».

Ситуация

Контрагент приглашает перейти на ЭДО. Как отказать

Закон не предусматривает требований к форме отказа от ЭДО между контрагентами. Выразить отказ можно в устной, письменной форме или конклюдентными действиями. Например, нажать кнопку «Отказ» на приглашение контрагента в системе оператора ЭДО. 

Чтобы обосновать свой отказ в письменной форме, можно сослаться на принцип свободы договора и указать причины, по которым компания не хочет вести электронный документооборот. Например, дополнительные финансовые расходы, несоразмерность объемов ЭДО и затрат на его обеспечение (ст. 421 ГК).

Пример письма контрагенту с отказом от электронного документооборота. Скачать >>

Ситуация

Нужно ли согласие контрагента, чтобы выставлять ему счета-фактуры в электронном виде

Согласие контрагента получать электронные счета-фактуры нужно. Исключение – случаи, на которые указывает закон. Например, при обороте товаров, которые подлежат прослеживаемости. Зафиксировать согласие можно оговоркой в договоре, в переписке либо другим способом (п. 1 ст. 169 НК, п. 4 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, письмо Минфина от 01.08.2011 № 03-07-09/26).

Оформлять соглашение об электронном документообороте не нужно. Электронные счета-фактуры необходимо подписывать только КЭП и передавать через оператора ЭДО (п. 1, 6 ст. 169 НК, п. 3 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме).

 Наступившая новая реальность, в которой оказался мир из-за пандемии, подтолкнула производственные предприятия к изменениям, научила приспосабливаться к неизвестным до этого условиям труда, а также вынудила руководителей действовать быстро и применять нестандартные решения.
 
Первостепенное значение на пути к сохранению объемов производства приобрели такие факторы, как обеспечение безопасности и здоровья для каждого сотрудника, а также командная работа. В этих условиях индикаторами успеха для компаний стали компетенции руководителей и их лидерские качества.
 
В данной статье мы расскажем о подходе компании DuPont Sustainable Solutions (далее — DSS) к оценке и повышению зрелости руководителей в области безопасности и охраны труда, а также рассмотрим один из практических кейсов. 
 
СОВРЕМЕННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ЗРЕЛОСТИ РУКОВОДИТЕЛЕЙ
В ОБЛАСТИ БЕЗОПАСНОСТИ

 Помимо ежедневных усилий по снижению рисков распространения вирусной инфекции на рабочем месте, перед руководителями компаний стоит крайне важная задача — обеспечить жизнеспособность и устойчивость бизнеса. В этом организации полагаются на самый ценный актив — собственных сотрудников. Поэтому сегодня руководителю особенно важно обладать набором компетенций, которые повлияют на:
 
— эффективность взаимодействия в коллективе;
— мотивацию персонала;
— операционную дисциплину;
— достижение целей, стоящих перед компанией.
 
Таким образом, высокий уровень зрелости лидера позволяет не только обеспечить безопасность, но и увидеть потенциальные возможности для повышения производительности и снижения рисков.
Зрелый лидер точно знает, как вовлечь каждого сотрудника в процесс, мотивировать на внедрение долгосрочных изменений и поддержание устойчивых результатов. 
 
ПОДХОД DSS К УПРАВЛЕНИЮ СИСТЕМОЙ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ
 
 Современная эффективная модель управления охраной труда и производственной безопасностью в компании подразумевает, что ключевую роль в достижении результатов в этой области играют производственные руководители. При этом сотрудники службы охраны труда выполняют функцию внутренних консультантов и выступают методологами по налаживанию работы в системе управления безопасностью, но не являются исполнителями этого процесса.
 
Задача по обеспечению эффективности системы охраны труда и производственной безопасности переходит к руководителям, которые благодаря своим компетенциям взаимодействуют с командами и направляют действия в нужное русло, учитывая специфику производственного процесса и точно понимая, какие мероприятия необходимы для поддержания высокого уровня безопасности.
 
По мере возрастания ответственности и повышения сложности задач, компетенции по управлению безопасностью также растут. Чем выше роль руководителя, тем более высокие требования предъявляются к его компетенциям. Если руководитель обладает нужными навыками, то он обеспечит выполнение поставленных перед ним задач.
 
В случае если компетенций недостаточно, существует риск невыполнения или некачественного исполнения задач по безопасности, а это всегда ведет к ухудшению результатов. Эксперты DSS в своей практике выделяют несколько способов развития компетенций по охране труда и производственной безопасности (рисунок 1). 



 
 Рис. 1. Основные способы развития компетенций в области охраны труда и
производственной безопасности 

 Важно учесть, что способы развития компетенций подбираются в зависимости от текущего уровня зрелости руководителя и поставленных перед ним задач.
 

ВЛИЯНИЕ ЗРЕЛОСТИ РУКОВОДИТЕЛЕЙ В ОБЛАСТИ ОХРАНЫ ТРУДА И ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ НА УРОВЕНЬ КУЛЬТУРЫ БЕЗОПАСНОСТИ
 
 В компаниях часто путают уровень безопасности с понятием производственной дисциплины, являющейся всего лишь одним из множества элементов, без которых достичь совершенства в области безопасности невозможно.
 
Эксперты DSS определяют производственную дисциплину, как правильное выполнение задач сотрудниками, то есть соблюдение требований и четко прописанных процедур, а также их последовательное выполнение.
 
Соблюдение дисциплины — необходимый аспект для улучшения показателей безопасности. При этом повышение уровня зрелости лидеров приводит к развитию культуры безопасности в организации и обеспечивает устойчивую производственную дисциплину. Это наглядно показано на графике (рисунок 2). 


 Рис. 2. Зависимость уровня зрелости руководителей и культы
безопасности в компаниях 

 Эксперты DSS оценивают эту зависимость при помощи Кривой Брэдли (DSS Bradley Curve Model), широко используемой компаниями сегодня в различных отраслях по всему миру. Эта модель помогает оценить текущий уровень культуры безопасности в организации, а затем спланировать будущее развитие.
 
На графике хорошо видна зависимость уровня компетенций руководителей по управлению охраной труда и производственной безопасностью и показателей безопасности, наличия травм на производстве, а также изменение уровня культуры. Чем выше уровень компетенций, тем больше сотрудники проявляют реальную заинтересованность и чувствуют ответственность за безопасность на местах.
В такой компании, как правило, существует взаимовыручка, люди открыто дают друг другу советы и обратную связь по опасным и безопасным методам работы вне зависимости от уровня подчинения. Когда культура безопасности достигает стадии взаимозависимости, приверженность и лидерство в области безопасности пронизывают всю вертикаль управления — от директора до мастера. А вопросы управления охраной труда и производственной безопасностью интегрируются в работу производственной системы. 

DSS Bradley Curve Model
Четыре стадии зрелости культуры безопасности

1. Стадия реагирования. Сотрудники не берут на себя ответственности и уверены, что несчастные случаи невозможно предотвратить.

2. Стадия зависимости. Сотрудники считают, что безопасность заключается в следовании определенным правилам. Количество происшествий уменьшается.

3. Стадия независимости. Сотрудники берут на себя ответственности и осознают, что могут изменить ситуацию своими действиями. Количество происшествий значительно снижается.

4. Стадия взаимозависимости. Команды проявляют реальную заинтересованность и чувствуют ответственность за культуру безопасности. Они убеждены, что любое происшествие можно предотвратить. 
 
ПРАКТИЧЕСКИЙ ОПЫТ DSS ПО ОЦЕНКЕ И РАЗВИТИЮ ЗРЕЛОСТИ РУКОВОДИТЕЛЕЙ В ОБЛАСТИ БЕЗОПАСНОСТИ
 
 Рассмотрим практический пример, который поможет проанализировать компетенции руководителей по управлению безопасностью в вашей компании и наметить дальнейшие шаги для улучшений.
 
Эксперты DSS оценивают уровень зрелости руководителей по 17 ключевым навыкам, которые, в конечном итоге, влияют на безопасность и поведение на рабочих местах. Развитие этих управленческих навыков помогает компании перейти на более высокий уровень культуры безопасности.
 
Согласно проведенным исследованиям в DSS производственные руководители компаний, в которых культура безопасности находится на независимом или взаимозависимом уровне (стадия 3 и 4 на Кривой Брэдли), демонстрируют высокий уровень зрелости по 5 наиболее критичным навыкам в области охраны труда и производственной безопасности.
 
Критичные навыки в области охраны труда и производственной безопасности:
 
— действовать на опережение;
— обеспечивать исполнение правил;
— наблюдать;
— поддерживать;
— обеспечивать прозрачность.
 
В процессе построения системы управления охраной труда и производственной безопасностью для крупной горно-металлургической компании на территории СНГ, после анализа текущей ситуации, эксперты DSS разработали специальную матрицу компетенций для всех уровней руководителей — от мастера участка до директора завода, и затем для каждого уровня определили свой набор из пяти компетенций, необходимых для выполнения функций и задач в системе управления безопасностью.
 
Так, например, для ключевых руководителей предприятия — директора и главного инженера были отобраны следующие компетенции для оценки и развития (таблица 1). 

 Таблица 1. Компетенции для оценки и развития ключевых руководителей предприятия
 

 

 По итогам оценки общий уровень владения компетенциями 100 топ- менеджеров компании составил от 10 % до 90 %. Далее, в зависимости от результата, была определена тактика развития компетенций для каждого руководителя и разработан индивидуальный план, результаты которого отслеживались на ежеквартальной основе.
 
Схема развития компетенций в зависимости от текущего уровня зрелости лидера представлена ниже (таблица 2). 

  Таблица 2. Компетенции в зависимости от текущего уровня зрелости лидера
 

  
 В работе с индивидуальными планами эксперты DSS использовали программы по стандарту работы руководителя. А поддержать необходимый уровень развития лидеров на постоянной основе помог сформированный DSS внутренний Центр компетенций на базе службы охраны труда и производственной безопасности.
 
В задачи центра вошли: методологическая поддержка управления безопасностью, обучение внутренних тренеров по системе управления охраной труда и производственной безопасностью, обучение аудиторов проведению оценки компетенций, разработка модулей онлайн-обучения по повышению компетенций руководителей, создание рейтинга руководителей и предприятий по эффективности управления производственной безопасностью.
 
В результате проделанной работы по развитию зрелости лидеров в компании появились внутренние компетенции по риск-ориентированному управлению — более 1000 производственных руководителей прошли обучение и приняли участие в работе по снижению рисков.
 
Кроме этого, топ-100 руководителей постоянно развивают свои навыки на базе индивидуальных планов, а руководство компании использует персональный рейтинг руководителей по охране труда и производственной безопасности для кадровых решений. При этом риск-ориентированное управление позволило достичь высоких показателей безопасности и вывести компанию на среднеотраслевой уровень. В компании было устранено более 40 000 рисков смертельного и тяжелого травматизма, впервые стал применяться индекс риска охраны труда и производственной безопасности для сравнения предприятий и подразделений, а также для распределения усилий и средств финансирования. А главное, смертельный травматизм был снижен на 30 %, а показатель общего травматизма (LTIFR) — на 20 %.
 
Такой успех был бы просто не возможен без развития главного ресурса компании — сотрудников на всех уровнях управления. 

 Автор материала:
Алексей Герасимов,
старший консультант
DuPont Sustainable Solutions 

Компания обязана применять профессиональные стандарты только в определенных случаях. Чтобы применять профстандарты и учитывать их требования в работе:

— определите, какие профстандарты вы будете применять и в каком объеме, а также составьте план-график;
— переименуйте отдельные должности, издайте новые редакции должностных инструкций;
— оцените квалификацию сотрудников.

Зачем профстандарты нужны компании и работникам

Профессиональный стандарт устанавливает определенный уровень квалификации, то есть образования, и опыт работы, которые необходимы сотруднику для выполнения работы по должности, ч. 2 ст. 195.1 ТК. Профстандарт может быть разработан как для определенной должности или профессии, например для сварщика, педагога, так и на виды деятельности, в которые входят целые группы родственных должностей и профессий, например управление персоналом, СМИ, специалисты в области финансов.

Каждый профстандарт представляет собой набор обобщенных трудовых функций с расшифровкой возможных наименований должностей работников и необходимых требований к образованию и опыту работы для выполнения данной функции. Каждая обобщенная функция содержит отдельные трудовые функции. Они, в свою очередь, содержат перечень конкретных действий, которые должен выполнять работник, а также требования к знаниям и умениям для выполнения данной трудовой функции. По наличию определенных знаний и умений определяют, какую работу может выполнять сотрудник и его уровень квалификации.

В отличие от ЕКС и ЕТКС структура описания квалификационной характеристики в профессиональном стандарте описана более подробно и отвечает современным требованиям бизнеса и рынка труда. В профессиональных стандартах предусмотрены взаимосвязанные требования к уровню знаний работника, его умениям, профессиональным навыкам, опыту работы.

Профессиональные стандарты пришли на смену справочникам, которые на текущий момент морально устарели и не могут полностью отвечать современным требованиям бизнеса.

ЕКС и ЕТКС планируют заменить профстандартами и отраслевыми требованиями к квалификации работников. Но замена проходит постепенно, письмо Минтруда от 04.04.2016 № 14–0/10/13–2253.

Работодатели могут применять профессиональные стандарты, чтобы:
— формировать кадровую политику и управлять персоналом, в том числе определять трудовую функцию работника при составлении штатного расписания, должностных инструкций, трудовых договоров;
— проводить обучение и аттестацию работников — в этом случае профстандарт служит ориентиром, какие знания и навыки работы необходимы современному специалисту;
— тарифицировать работы и присваивать тарифные разряды, а также устанавливать системы оплаты труда с учетом особенностей организации производства, труда и управления.

Профстандарты применяют при разработке образовательных стандартов и программ федерального и местного уровней. Это необходимо, чтобы сократить существующий в настоящее время разрыв между знаниями, которые получают студенты, и знаниями, которые в реальности нужны современному бизнесу.

Работодатели с помощью профстандартов могут:
— повышать производительность труда;
— снижать издержки на подбор и корпоративное обучение;
— легко определять знания, необходимые для работы;
— более точно оценивать потребности и возможности в профессиональной подготовке кадров;
— повышать уровень знаний, умений и компетенций работников.

Работникам профстандарты позволяют:
— определять умения и знания, необходимые для работы;
— более точно оценивать свои потребности в профподготовке;
— планировать карьеру;
— получать рекомендации и направления от работодателя для прохождения дополнительного обучения, сертификации.

Ответственность за несоблюдение требований профстандартов

Если работодатель не соблюдает требования профстандартов в обязательных случаях, его могут привлечь к административной ответственности по статье 5.27 КоАП. В остальных случаях требования проверяющих органов в части применения профессиональных стандартов неправомерны. Аналогичные разъяснения дают и специалисты Минтруда, п. 13 письма от 04.04.2016 № 14–0/10/13–2253.

Когда компания обязана применять профстандарты

Работодатели обязаны применять профстандарты в двух случаях. Первый — за работу по должности закон устанавливает компенсации или льготы либо ограничения. В этом случае наименование должностей указывайте как в профстандарте или квалификационном справочнике, ст. 57, 195.3 ТК, п. 5 письма Минтруда от 04.04.2016 № 14–0/10/13–2253.

Пример
Нужно ли профессию «водитель» переименовывать в «водитель автомобиля», если профстандарта по ним нет, а в справочнике указана профессия «водитель автомобиля»?

Выполнение работы по управлению автомобилем связано с наличием ограничений. В частности, водителям не разрешается работа по совместительству, непосредственно связанная с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств, ч. 1 ст. 329 ТК. Режим рабочего времени и времени отдыха водителей устанавливают с учетом определенных особенностей, ч. 2 ст. 329 ТК. Так, для водителей автомобилей установлены максимальная продолжительность рабочего времени, минимальная продолжительность перерывов в работе и другие особенности, постановление Правительства от 26.10.2020 № 1742.

Сотрудники, которых принимают на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств, должны пройти профессиональный отбор и профессиональную подготовку, а также обязательный предварительный медицинский осмотр, ст. 328 ТК. Кроме того, водителем автомобиля можно работать только с 18 лет, п. 2111 Перечня, утв. постановлением Правительства от 25.02.2000 № 163.

Поскольку для водителя есть ограничения, то наименование и квалификационные требования к этой профессии должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках или профстандартах, абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК.

Таким образом, наименование профессии водителя, а также его квалификация должны соответствовать требованиям, указанным в справочниках.

Второй — работу по должности могут выполнять только сотрудники с определенным образованием, знаниями либо опытом. Требования к квалификации должен устанавливать ТК, федеральный закон или иной нормативно-правовой акт, ст. 195.3 ТК. Примеры работников, для которых действуют такие требования, привели в таблице.

Некоторые должности и профессии, по которым обязательно применять профстандарты

Пример
В штатном расписании организации есть должность электрогазосварщика. Однако в новых профстандартах есть только профессия сварщика. Менять ли название должности и повлияет ли это на льготы для такой должности?

Минтруд отменил тарифно-квалификационные характеристики электрогазосварщиков, приказ от 09.04.2018 № 215. Раньше работодатели при приеме сотрудников на эту льготную профессию могли применять по своему выбору ЕТКС или профстандарт.

Часть работодателей не перешла на профстандарт «Сварщик», приказ Минтруда от 28.11.2013 № 701н, так как были разночтения между ЕТКС и профстандартом в названии должностей. Однако в 2017 году в профстандарт перенесли названия должностей из тарифно-квалификационных характеристик, поэтому менять наименование должности не нужно. На льготы изменения не повлияли, сотрудники, которые занимают должность «электрогазосварщик», имеют право на досрочную пенсию по старости.

Обязанность применять профстандарты не зависит от вида собственности, организационно-правовой формы или условий труда на производстве. Каждый работодатель, в том числе коммерческая компания, обязан учитывать требования профстандартов в случаях, которые предусмотрены ст. 57 и 195.3 ТК.

Требования профстандарта можно не учитывать, если закон не установил требования к квалификации, компенсации, льготы или ограничения на определенную работу, ч. 1 ст. 195.3, абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК. ГИТ не оштрафует, если не будете применять в организации рекомендательные профстандарты.

Пример
Обязательно ли применять требования профстандарта к секретарю организации, если на ее рабочем месте выявлены вредные условия труда первой степени. Ранее эта должность не предполагала льгот и ограничений.

Обязательное применение требований профессиональных стандартов установлено для определенных законом случаев. Кроме того, учитывать положения профстандарта работодатель должен и в том случае, если Трудовой кодекс, другие законы устанавливают компенсации и льготы или налагают ограничения в связи с работой по определенным должностям, профессиям, специальностям, абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК.

Для секретаря ни федеральными законами, ни иными нормативными правовыми актами не установлены льготы, компенсации или ограничения, в связи с чем применять профстандарт не обязательно. При этом, если на рабочем месте сотрудника по результатам спецоценки выявлены вредные условия труда, работодатель должен повысить ему оплату труда не менее чем на 4%, а также внести изменения в его трудовой договор, ч. 2 ст. 147 ТК.

Вместе с тем государственные и муниципальные учреждения, внебюджетные фонды, государственные и унитарные предприятия, а также госкорпорации и госкомпании с долей государства более 50% могут отложить обязательное применение профессиональных стандартов в части требования к квалификации работников. Они вправе внедрять профстандарты поэтапно на основе утвержденных планов-графиков, пп. 1, 2 постановления Правительства от 27.06.2016 № 584.

Пример
Обязана ли организация применять профстандарт «Специалист в сфере закупок», если она осуществляет закупки только для корпоративных целей?

Профессиональный стандарт «Специалист в сфере закупок», утв. приказом Минтруда от 10.09.2015 № 625н, с учетом установленных особенностей обязаны применять работники контрактной службы и контрактные управляющие, ст. 9, ч. 6 ст. 38, ч. 23 ст. 112 Закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ. То есть профстандарт специалиста в сфере закупок обязаны применять организации при закупках товаров, работ или услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд в соответствии с Законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ.

Если работодатель не выступает в роли заказчика при закупках для госнужд или сам не делает закупки для госнужд, то требование Закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ и обязательность применения профстандарта специалиста в сфере закупок на организацию не распространяются. Например, коммерческая организация делает закупки для своих корпоративных целей. Также не обязаны применять профстандарт специалиста в сфере закупок отдельные юрлица при закупках товаров, работ или услуг в соответствии с Законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ. Например, к таким юрлицам относятся организации, которые осуществляют регулируемые виды деятельности в сфере электроснабжения, газоснабжения, теплоснабжения и водоснабжения, п. 2 ст. 1 Закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ.

Если сотрудник не имеет необходимого уровня образования и опыта работы, требуемого профстандартом, но обладает всеми необходимыми навыками, работодатель может поручить ему работу по этой должности на основе проведенной аттестации. При организации подготовки обучения сотрудников и дополнительного профессионального образования работодателям также следует ориентироваться на положения профстандартов.

Как разрабатывают профстандарты

Разрабатывают профстандарты в соответствии с Планом разработки профессиональных стандартов, утв. распоряжением Правительства от 31.03.2014 № 487-р, и Правилами разработки, утверждения и применения профстандартов, постановление Правительства от 22.01.2013 № 23.

Работодатели вправе принять участие в разработке проектов профессиональных стандартов, п. 3 Правил № 23. Для этого необходимо направить уведомление о разработке проекта в ФГБУ «Научно-исследовательский институт труда и социального страхования». Рекомендуемый образец уведомления размещен на официальном сайте Минтруда.

К уведомлению работодатель прикладывает, п. 10 Правил № 23:
— проект профессионального стандарта;
— пояснительную записку к проекту;
— сведения об организациях, которые приняли участие в разработке и согласовании профессионального стандарта;
— информацию о результатах обсуждения проекта профессионального стандарта с представителями работодателей, профессиональных сообществ, профессиональных союзов и других заинтересованных организаций.

В течение 10 календарных дней со дня поступления проекта профессионального стандарта Минтруд:
— информирует его разработчика об отклонении или о принятии проекта к рассмотрению;
— размещает проект профстандарта, принятого к рассмотрению, на сайте regulation.gov.ru для проведения общественного обсуждения;
— направляет проект профстандарта в соответствующий федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий нормативно-правовое регулирование в соответствующей сфере деятельности, который готовит свои замечания и предложения по проекту.

Срок общественного обсуждения составляет не более 15 календарных дней со дня размещения проекта профессионального стандарта на сайте. Федеральный орган направляет в Минтруд свои замечания и предложения по проекту профстандарта также в течение 15 календарных дней со дня его получения.

После этого Минтруд направляет проект профстандарта вместе с результатами его рассмотрения федеральным органом и итогами общественного обсуждения в Национальный совет по профессиональным квалификациям. Национальный совет проводит экспертизу документа и направляет соответствующее экспертное заключение в Минтруд. На законодательном уровне не закреплен срок проведения такой экспертизы. На практике заседания Национального совета проходят с периодичностью один раз в один или два месяца, то есть примерно столько времени длится экспертиза проектов профстандартов.

В течение семи календарных дней после получения заключения Национального совета Минтруд принимает решение об утверждении или отклонении проекта профессионального стандарта и информирует о принятом решении разработчика профстандарта.

В среднем рассмотрение и утверждение профстандарта на практике длится около трех месяцев, п. 13–15 Правил № 23.

Сведения об утвержденных профессиональных стандартах вносят в специальный реестр, порядок создания и ведения которого устанавливает Минтруд, п. 17 Правил № 23. Информацию об утвержденных профессиональных стандартах Минтруд направляет в Минобрнауки в течение 10 дней после вступления их в силу, для того чтобы их положения были учтены при разработке федеральных государственных образовательных стандартов профессионального образования, п. 19 Правил № 23.

Полный перечень утвержденных стандартов приведен в едином справочнике, разбитом по отраслям.

Как внедрить профстандарты в компании, если раньше этого не делали

Закон не регламентирует порядок внедрения профстандартов. Каждый работодатель определяет его самостоятельно исходя из нормативных требований, потребностей и особенностей трудовой деятельности в организации, ст. 8 ТК. Примерные этапы:

1. Сформируйте рабочую группу. В состав группы включите представителей ключевых подразделений. Например, представителей службы персонала, юридического отдела, бухгалтерии. Приказ о создании рабочей группы издайте в произвольной форме. Основные задачи и порядок работы группы пропишите в положении о работе рабочей группы. Положение составьте в произвольной форме.
2. Утвердите план-график работ по внедрению профстандартов.

План-график внедрения профессионального стандарта

1. Ознакомьте руководителей подразделений с законодательной базой по внедрению профстандартов. Для этого можно организовать корпоративный семинар или провести презентацию утвержденного плана-графика работ.
2. Реализуйте мероприятия, которые предусмотрены планом-графиком работ.
3. Оформите протокол после заседания рабочей группы по внедрению профстандартов.
4. Подведите и систематизируйте итоги работы рабочей группы и утвердите отчет о результатах внедрения профстандартов.

С учетом особенностей трудовой деятельности в организации и обязательности внедрения профстандартов укажите в плане-графике, что необходимо сделать и к какому сроку, а также ответственных исполнителей и итоги работы. Поэтому план-график составьте в произвольной форме. В план можно включить такие этапы:

1) анализ и изменение локальных актов организации. Например, штатного расписания, должностных инструкций, трудовых договоров, ознакомление работников с запланированными изменениями;

2) оценка соответствия квалификации сотрудников требованиям профстандарта;

3) определение потребности в повышении квалификации работников, выбор образовательных программ;

4) аттестация сотрудников на соответствие должности.

Как итог в плане-графике отразите:
— список профстандартов, которые будете применять в организации;
— сведения о потребности в профессиональном образовании или профессиональном обучении работников исходя из анализа квалификационных требований профстандарта, а также сведения о запланированных мероприятиях по образованию и обучению работников;
— этапы применения профстандартов;
— перечень локальных нормативных актов и других документов организаций, в том числе по вопросам аттестации, сертификации и других форм оценки квалификации работников, которые нужно изменить в связи с введением профстандартов.

Нужно ли изменять разряд сотрудника на уровень квалификации, указанный в профстандарте

Квалификационный разряд — это уровень профессиональной подготовки сотрудника, ст. 143 ТК. Разряды установлены в соответствии с квалификационными характеристиками, которые приведены в Едином тарифно-квалификационном справочнике. Также квалификационные характеристики содержатся и в профессиональных стандартах, п. 4 Общих положений, утв. постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 31.01.1985 № 31/3–30, ст. 195.1 ТК.

Работодатель обязан применять тот или иной профстандарт с учетом требований законодательства или если организация решила внедрить профстандарты по собственной инициативе, ст. 57, 195.3 ТК.

При этом профстандарты не предполагают замену разряда на уровень квалификации.

В самом тексте профстандарта также указано, к какому уровню квалификации относится выполнение работ по соответствующему разряду, который присвоен сотруднику.

Так, в профстандарте «Машинист печатно-высекального агрегата», утв. приказом Минтруда от 25.12.2014 № 1147н, так и указано, что к 3-му уровню квалификации относится выполнение работ машиниста 3-го разряда. При этом в данном случае имеет место совпадение уровня квалификации и разряда. А, например, в профстандарте «Сварщик», утв. приказом Минтруда от 28.11.2013 № 701н, указано, что ко 2-му уровню квалификации относится выполнение сварщиком работ как по 2-му, так и по 3-му разряду.

Таким образом, при внедрении профстандартов изменять разряд сотрудника на уровень квалификации, указанный в стандарте, не требуется. Поэтому если в организации применяют систему оплаты труда работников в зависимости от установленного им разряда, то продолжайте применять эту систему без изменения разрядов. Если же работодатель одновременно с внедрением профстандартов захочет перейти на систему оплаты труда исходя из уровня квалификации, то в положении об оплате труда пропишите размер окладов сотрудников в зависимости от уровня квалификации, а также внесите изменения в трудовые договоры сотрудников в свя- зи с изменением системы оплаты труда.

Как применять профстандарты в работе

Чтобы применять профессиональные стандарты и учитывать их требования в работе:
— определите, какие профстандарты вы будете применять и в каком объеме;
— переименуйте отдельные должности, издайте новые редакции должностных инструкций;
— оцените квалификацию сотрудников.

Проверяйте, соответствует ли квалификация сотрудника требованиям профстандарта, в двух случаях.

Первый: если применять профстандарт обязаны по закону, ст. 57, 195.3 ТК.

Второй случай, когда нужно применять профстандарты: если сами ввели их в работу в организации и закрепили правила в локальных актах. В таком случае профстандарт для организации становится обязательным, даже если закон не установил требования к квалификации ее работников, компенсации, льготы или ограничения в связи с определенной работой. Если ввели правило, что применяете профстандарт, сравнивайте с его требованиями каждого сотрудника, который будет занимать эту должность.

Когда будете сравнивать квалификацию сотрудника с требованиями профстандарта, учтите три правила.

Правило 1. Если закон требует, чтобы эту работу выполняли только сотрудники с определенной квалификацией, проверяйте, чтобы их образование и опыт соответствовали требованиям закона и профстандартов, ст. 195.3 ТК.

Правило 2. Если закон установил льготы, компенсации и ограничения, проверяйте, чтобы образование и опыт сотрудников соответствовали требованиям профстандартов, ст. 57 ТК. При этом льготы, компенсации и ограничения должны быть связаны именно с выполнением определенной работы. Закон требует, чтобы профстандартам соответствовала квалификация только тех работников, чьи компенсации, льготы и ограничения привязаны к конкретной должности.

Пример
Для сотрудников организаций, которые расположены в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, закон предусматривает ограничения в связи с работой в особых климатических условиях, предоставляет льготы и компенсации за такой труд. Но сам по себе факт работы в северной организации не основание, чтобы применять профстандарты ко всем сотрудникам без исключения.

Вы не должны проверять, соответствует ли квалификация требованиям профстандартов, к примеру, у беременных, несовершеннолетних работников, иностранных граждан и т. д. Хотя в отношении этих категорий закон также установил ограничения, им положены льготы и компенсации.

Закон требует, чтобы профстандартам соответствовала квалификация только тех работников, чьи компенсации, льготы и ограничения привязаны к конкретной должности.

Правило 3. Если локальные акты компании требуют, чтобы ту или иную работу выполняли только сотрудники с определенной квалификацией, проверяйте, чтобы их образование и опыт отвечали требованиям профстандартов.

Пример
Утверждение профстандартов — это не основание изменять должностные инструкции и трудовые обязанности работников. При этом изменить инструкции придется, если работодатель с учетом требований законодательства обязан применять тот или иной профстандарт или организация решила внедрить профстандарты по собственной инициативе. В этих случаях изменение инструкций и приведение их условий с учетом требований профстандартов станет одним из этапов внедрения стандартов в организацию.

Пример
Обязательно ли менять название должности сотрудника в соответствии с профстандартом, если сотрудник по этой должности имеет право на досрочную пенсию, но в списках льготников и квалификационном справочнике наименование должности указано по-другому?

Для оформления льготной пенсии наименование должности сотрудника должно строго соответствовать списку № 1 и списку № 2, утв. постановлением Кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10 и составленным с учетом наименований в квалификационных справочниках. Только в таком случае стаж работы по этой должности гарантированно засчитают в льготный стаж. Специалисты пенсионного фонда по-прежнему продолжают руководствоваться именно списками.

В настоящий момент на практике возникают ситуации, когда должности в списках соответствуют должностям в справочниках, но не соответствуют должностям в профстандарте. В частности, такая ситуация возникла с электрогазосварщиками, о которых писали выше.

Обязательно ли проверять, как требованиям профстандарта соответствует исполнитель по гражданскому договору

Гражданско-правовые отношения и договоры регулирует гражданское законодательство. Такие договоры нельзя использовать для оформления штатных сотрудников, которые будут выполнять определенную трудовую функцию и подчиняться ПВТР, ст. 11, ч. 2 ст. 15 ТК.

Таким образом, трудовое законодательство не распространяется на лиц, которые выполняют работы по гражданско-правовым договорам. Поэтому при заключении такого договора работодатель не обязан проверять у исполнителя обязательные требования к квалификации, которые установлены ЕТКС или профстандартом. На это указывают и суды, апелляционное определение Верховного суда Чувашской Республики от 08.09.2014 № 33–3478/2014.

Вместе с тем гражданским законодательством могут быть установлены требования к исполнителю для выполнения отдельных видов работ или оказания услуг в рамках гражданско-правовых отношений. Например, для перевозки грузов или пассажиров исполнитель по ГПД должен иметь статус юридического лица или индивидуального предпринимателя, ст. 2 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Для перевозки пассажиров в транспортном средстве, оборудованном более чем восьмью местами, исполнителю нужна лицензия. А для выполнения строительных работ исполнителю необходимо иметь свидетельство, выданное саморегулируемой организацией, о допуске к таким работам, ст. 52 Градостроительного кодекса.

Как проверить работников на соответствие требованиям профстандарта

Каждый работодатель определяет порядок проверки сотрудника на соответствие профстандарта самостоятельно исходя из потребностей и особенностей трудовой деятельности в организации и фиксирует этот порядок в своих локальных актах ст. 8 ТК Такая проверка может стать одним из этапов внедрения профстандартов в организацию.

Чтобы проверить квалификацию работника, можно провести оценку его документов, а также использовать вместе с ней два других способа: независимую оценку квалификации и аттестацию.

Оценка документов. Чтобы сравнить требования профстандарта к подготовке и опыту работы с образованием и стажем конкретного сотрудника, проверьте его трудовую книжку и документы об образовании, обучении, переобучении, повышении квалификации. Это самый дешевый и быстрый способ оценить квалификацию работника.

Плюс этого способа в том, что сам работник для этого не нужен. Он может даже не знать, что вы проводите проверку и сопоставляете информацию из его личных документов с требованиями профстандартов.

Уведомлять или получать письменное согласие на обработку персональных данных в этом случае вы не обязаны: оценку проводите в интересах работника и в целях, которые предусмотрел закон.

Независимая оценка квалификации. Направить сотрудника на независимую оценку квалификации сможете, если он письменно согласится, п. 3 ст. 2 Закона от 03.07.2016 № 238-ФЗ. Этот способ самый затратный. Организация должна оплатить процедуру, освободить сотрудника от работы на время экзамена и дороги; сохранить за ним средний заработок и оплатить командировочные расходы, если потребуется, ст. 187, 196 ТК.

После того как сотрудник сдаст профессиональный экзамен, центр оценки квалификации подтвердит соответствие квалификации работника требованиям профстандарта и выдаст свидетельство об этом. Если заключение будет отрицательным, работник свидетельство не получит.

Аттестация. Чтобы проверить квалификацию, для офисных работников проведите аттестацию, для рабочих — квалификационный экзамен. Для этого процедуру нужно предусмотреть в локальных нормативных актах. Проводите аттестацию или квалификационный экзамен, когда по документам работника не можете установить, соответствует ли его квалификация требованиям профстандарта, постановление Конституционного суда от 14.11.2018 № 41-П. Также аттестацию можно провести, если не можете направить сотрудника на независимую оценку квалификации, в том числе потому, что он от нее отказался.

По рекомендации аттестационной комиссии сотрудников, которые не имеют специальной подготовки или стажа, но обладают достаточным практическим опытом и качественно выполняют свои обязанности, можно назначить на соответствующие должности так же, как и тех, кто имеет соответствующую подготовку и стаж работы, письмо Минтруда от 04.04.2016 № 14–0/10/В-2253.

Материалы для скачивания:

План-график внедрения профессионального стандарта