Как составлять, подписывать и хранить электронные документы
ЭДО можно вести на портале «Работа России» или в собственной информационной системе, ч. 4 ст. 22.1 ТК. Когда работодатель использует свою систему ЭДО, он несет расходы на ее создание и эксплуатацию, за свой счет создает, использует и хранит электронные документы, ч. 9 ст. 22.1 ТК.
Требование к собственной информационной системе одно. Такая система позволяет:
— подписывать электронные документы в соответствии с требованиями ТК;
— хранить электронные документы;
— фиксировать тот факт, что сторона трудовых отношений получила документ.
Как ввести в компании ЭДО
Работодатели вводят электронный документооборот локальным актом, ч. 2 ст. 22.2 ТК. Принимать его нужно с учетом мнения профкома, если в компании есть профсоюз, ст. 372 ТК.
В таком локальном акте нужно закрепить, ч. 2 ст. 22.2 ТК:
— сведения об информационной системе, в которой работодатель будет вести ЭДО;
— порядок доступа к информационной системе работодателя;
— перечень электронных документов;
— категории работников, в отношении которых ведут ЭДО;
— срок уведомления работников о переходе на ЭДО;
— дату введения ЭДО, которая должна быть позже истечения срока уведомления работников о переходе на ЭДО.
Как уведомить работников о переходе на ЭДО
Работодатель должен определить дату, с которой в компании используют электронный документооборот, и уведомить сотрудников до этой даты, ч. 4 ст. 22.2 ТК. Обратите внимание: речь не идет о предупреждении сотрудников за два месяца, правила статьи 74 ТК применять не нужно. Работники могут согласиться на электронный документооборот или отказаться от него.
Вести в электронном виде документы каждого работника сможете только с его письменного согласия, ч. 5 ст. 22.2 ТК. Попросите работников, например, сделать отметку о своем отношении к электронному документообороту на уведомлении. Образец ниже. Или позже они могут написать заявление о том, что согласны взаимодействовать с работодателем в электронной форме. Если сотрудник промолчит, может быть и такое, это приравнивается к отказу использовать ЭДО. Сотрудник сможет дать свое согласие позже, в любое время, ч. 5 ст. 22.2 ТК.
О ведении электронных кадровых документов нужно предупредить и кандидатов на работу. Сделали образец уведомления, можете скачать его в конце статьи.
Что делать, если сотрудник и кандидат на работу не дали согласие на ЭДО? Вы обязаны вести их кадровые документы на бумаге и при необходимости предоставлять им бумажные копии, которые заверили надлежащим образом, ч. 9 с. 22.2 ТК. Если у работника нет электронной подписи, но он дал согласие на ведение ЭДО, расходы на оформление и использование подписи несет работодатель, ч. 12 ст. 22.2 ТК. Работник может продолжать использовать ту электронную подпись, которая у него есть, ч. 13 ст. 22.2 ТК.
Документы, которые можете перевести в электронный вид
Перевести в электронную форму и больше не оформлять на бумаге сможете все кадровые документы, ч. 2 ст. 22.1 ТК. Если кандидата на работу или сотрудника вы должны ознакомить с документом под подпись, сделаете это в электронной форме.
Исключения. Есть четыре документа, которые вы должны будете оставить на бумаге, ч. 3 ст. 22.1 ТК:
1. Трудовые книжки.
2. Акты о несчастном случае на производстве.
3. Приказы об увольнении.
4. Документы, которые подтверждают прохождение инструктажей по охране труда.
Еще один документ, который нужно вести по установленным правилам и к которому нельзя применять статьи 22.2 и 22.3 ТК — это сведения о трудовой деятельности работников. Справки СТД-Р, в том числе в электронном виде, вы должны оформлять по прежним правилам. Остальные кадровые документы — полностью или частично — кадровики могут составлять, подписывать, использовать и хранить только в электронном виде. Перечень электронных документов нужно закрепить в локальном акте об ЭДО, ч. 2 ст. 22.2 ТК.
Как стороны подписывают электронные документы
Договоры: трудовые, о матответственности, ученические, на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также дополнительные соглашения к ним руководитель или иной уполномоченный сотрудник по общему правилу подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью, ч. 1 ст. 22.3 ТК.
Это же общее правило работает, когда руководитель подписывает в своей информационной системе приказ о применении дисциплинарного взыскания, уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора, ч. 1 ст. 22.3 ТК.
Договоры: трудовые, о матответственности, ученические, на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также дополнительные соглашения к ним сотрудник подписывает электронными подписями трех видов, ч. 4 ст. 22.3 ТК.
Такими же подписями сотрудники подписывают в информационной системе работодателя, ч. 4 ст. 22.3 ТК:
— согласие на перевод на другую работу;
— заявление об увольнении;
— отзыв заявления об увольнении.
Какими электронными подписями стороны могут подписать документы в информационной системе работодателя
По этим же правилам сотрудники знакомятся под подпись с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом о применении дисциплинарного взыскания, ч. 4 ст. 22.3 ТК.
Как работники будут направлять заявления
Работники и кандидаты на работу, если они согласились на взаимодействие с работодателем в рамках ЭДО, смогут подавать заявления, уведомления и сообщения работодателю, ч. 8 ст. 22.3 ТК:
— через информационную систему работодателя;
— портал Госуслуг, если с ним взаимодействует информационная система работодателя;
— цифровую платформу «Работа России», если работодатель применяет ее для ЭДО.
Заявления, уведомления и сообщения, которые работник или кандидат на работу направил такими способами, считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления, ч. 9 ст. 22.3 ТК.
Как хранить электронные документы
Электронные документы по личному составу, как и бумажные, работодатель должен хранить в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле, ч. 14 ст. 22.3 ТК. Правила и сроки хранения установило государство, они не зависят от способов ведения ЭДО и системы, которую использует работодатель.
Материалы для скачивания:
/s2.siteapi.org/0995d1eb19b84f6/img/ni1p0nbpf280wwosk0wsscw0o0kck4)