Полезная информация

Как оформить электронный документооборот в компании

В рекомендации проанализировали судебную практику по спорам из-за электронных документов и предложили формулировки для соглашения об ЭДО, которые не дадут контрагенту шансов оспорить электронный договор. Их проверили на практике юристы компаний, которые уже работают по ЭДО.

Электронный документооборот – обмен электронными документами по защищенным каналам связи. Например, через оператора системы электронного документооборота. Чтобы обмениваться электронными документами к контрагентом, нужно получить электронную подпись и грамотно оформить электронный документооборот. 

Мы дали ответы на самые частые вопросы юристов в 2022 году: можно ли использовать электронную подпись старого образца, как получить новые подписи на компанию и ее сотрудников. В рекомендации – примеры условия об электронном документообороте для договора, которое позволит не заключать отдельное соглашение, и письма контрагенту с отказом от электронного документооборота. 

Что такое электронный документооборот

Заключить договор с контрагентом электронно можно путем обмена документами по e-mail, через акцепт оферты, размещенной в интернете, или систему оператора электронного документооборота. К таким системам относятся, например, «1С – ЭДО», «Контур.Диадок», Synerdocs. Первые два способа не относятся к электронному документообороту, хотя и происходят с помощью электронных средств связи.

Электронный документ и электронный образ документа – не одно и то же. Главное отличие состоит в том, что электронный документ не имеет бумажного прототипа, образ – скан-копия бумажного документа.

Мнение

Правовое заключение

Является ли обмен обмен документами по e-mail электронным документооборотом

В ряде случаев суды признают обмен документами по e-mail электронным документооборотом (постановление АС Центрального округа от 18.06.2021 № Ф10-2033/2021 по делу № А08-9183/2019, определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 25.05.2020 № 88-9221/2020, постановление Пятого кассационного суда общей юрисдикции от 29.06.2020 № 16-1155/2020).

Существует судебная практика, при которой суд приравнивает обмен электронными документами через ресурс хранения файлов в сети Интернет к электронному документообороту (определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 14.05.2021 № 88-6605/2021).

Подписывать документы и вести документооборот в электронном виде можно с помощью электронной подписи. Электронная подпись (далее – ЭП) бывает двух видов: простая и усиленная.

Чтобы подписывать электронные документы с контрагентом в системе оператора ЭДО, подойдет усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись. Они отличаются функционалом, порядком получения и признания (ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). 

Таблица. Сравнение неквалифицированной и квалифицированной усиленных электронных подписей

30 декабря 2021 года Президент подписал закон, который изменил правила получения электронной подписи для компаний и их сотрудников в 2022 году и отсрочил внедрение машиночитаемой доверенности.

Машиночитаемая доверенность (далее – МЧД) – доверенность в электронной форме, которую представитель с правом действовать от компании или ИП без доверенности подписал электронной подписью. МЧД нужна, например, чтобы подтвердить полномочия сотрудника подписывать электронные документы за компанию. Подробнее о машиночитаемой доверенности можно прочитать в отдельном материале.

До конца 2022 года документы можно подписывать как по новой схеме – электронной подписью гражданина с машиночитаемой доверенностью, так и по старой – электронной подписью сотрудника с данными компании. Аккредитованные ФНС удостоверяющие центры, как и раньше, смогут в течение 2022 года выпускать для сотрудников ЭП и указывать в них ИНН компании.

2022 год станет переходным периодом в рамках реформы электронной подписи и введения машиночитаемой доверенности. После 1 января 2023 года нужно применять только новую схему электронной подписи (п. 9, 14 ст. 1 Федерального закона № 476-ФЗ, Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ).

Как оформить электронный документооборот в компании

Чтобы ввести в компании электронный документооборот, нужно зафиксировать это намерение приказом, изменить учетную политику организации, договориться с контрагентами о правилах ЭДО.

По похожему алгоритму можно оформить кадровый электронный документооборот в компании – это стало возможным с 22 ноября 2021 года. Как это сделать, рассказали в отдельной рекомендации.

Издать приказ о введении ЭДО

Закон не устанавливает обязательных требований к приказу о введении ЭДО. Издать его можно в свободной форме. В приказе нужно отразить правила ведения ЭДО в организации. Например, способ электронного документооборота, списки сотрудников, у которых есть право подписи и ответственных лиц.

Рекомендуем приложить к приказу положение об ЭДО. В нем можно прописать принципы, процедуры и порядок электронного документооборота, лиц, ответственных за контроль исполнения электронных документов.

Ниже – образцы приказа о переходе на ЭДО и положения об электронном документообороте. В них эксперты Системы Юрист предусмотрели полезные условия о перечне сотрудников с правом электронной подписи, контроле за содержанием и исполнением электронных документов.

Внести изменения в учетную политику компании

Организация, которая переходит на ЭДО, должна закрепить в учетной политике новый способ ведения бухгалтерского учета. Это требование закона. Однако ответственность за нарушение требования он не предусматривает (п. 2 ч. 6 ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Если компания решила все делать по закону и внести изменения в учетную политику, в ней нужно зафиксировать:

• перечень документов, которые участвуют в электронном документообороте;
• список сотрудников, которые могут подписывать электронные документы;
• способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
• порядок хранения электронных документов;
• способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).

Это следует из положений пункта 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» и статьи 8 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласовать порядок электронного документооборота с контрагентом

Для перехода на ЭДО компании нужно договориться с контрагентом. Сделать это можно двумя способами.

Если контрагент подключен к системе оператора ЭДО, можно направить приглашение через нее. Если контрагента в системе нет – нужно написать письмо о переходе на ЭДО. Закон не устанавливает требований к содержанию письма, компания может написать его в произвольной форме. В письме, помимо намерения перейти на ЭДО, можно предложить оператора, перечень документов, которыми компании будут обмениваться в электронном виде, действия контрагента для перехода на электронный документооборот.

Ниже – пример такого письма.

Закон не обязывает стороны заключать соглашение или включать положения об ЭДО в основной договор. Обмениваться электронными документами можно и без него. Но тогда равнозначными документам с собственноручной подписью суд сочтет только те, которые стороны подпишут усиленной квалифицированной подписью.

Согласовать порядок электронного документооборота с контрагентом можно следующими способами:

• подписать отдельное соглашение об ЭДО в бумажном виде;
• обменяться электронными образами соглашения;
• оформить соглашение с помощью оферты и акцепта;
• включить соглашение в бумажный договор.

Чтобы простую электронную или усиленную неквалифицированную подпись суд признал равносильной собственноручной, нужно заключить соглашение об ЭДО с соответствующим условием (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК).

Мы рекомендуем заключать соглашение об электронном документообороте. Так контрагенты определят порядок обмена документами, каналы связи для обмена, лиц, ответственных за документооборот, и многое другое. Это исключит недопонимание с контрагентом и понизит риски судебных споров.

Вопросы, которые можно урегулировать в соглашении об ЭДО

Мнение

Правовое заключение

Признает ли суд законным обмен документами через оператора ЭДО, если стороны не заключали соглашение

Суд признает законным обмен электронными документами через систему ЭДО, даже если стороны не заключали соответствующее соглашение.

Кроме соглашения об электронном документообороте суд принимает во внимание и другие факты, которыми стороны подтверждают свое волеизъявление на обмен электронными документами в системе оператора ЭДО. Например, конклюдентные действия сторон в форме обмена электронными документами или принятие приглашения о добавлении в контрагенты по ЭДО (постановления арбитражных судов Северо-Кавказского округа от 13.07.2020 № Ф08-4388/2020 по делу № А32-15770/2019, Московского округа от 10.03.2020 № Ф05-1095/2020 по делу № А40-113822/2019).

Пример

Компания приняла от контрагента ключ проверки ЭП и использовала его. Суд признал законным обмен документами через оператора ЭДО без соглашения

Стороны заключили договор банковского счета. Для дистанционного обслуживания Банк передал компании устройство USB-ключ с сертификатом ключа проверки ЭП. Владелец сертификата – директор общества.

Общество приняло ключ и в последствии использовало его, чтобы направлять банковские поручения.

Суд посчитал, что этими действиями общество выразило согласие осуществлять обмениваться с Банком документами через систему ЭДО (постановление АС Волго-Вятского округа от 25.10.2021 № Ф01-5746/2021 по делу № А82-16594/2020). 

Мнение

Правовое заключение

Включать ли в соглашение об ЭДО закрытый перечень документов, которыми можно обмениваться

Если стороны не хотят переходить на электронный документооборот полностью, то в соглашении об ЭДО можно прописать, какими именно документами они будут обмениваться электронно.

Если включить в соглашение закрытый перечень электронных документов, стороны смогут обмениваться в электронном виде только теми документами, которыми им удобно. Соглашение не обязывает переводить в систему ЭДО весь документооборот между контрагентами. Однако в случае судебного спора контрагент сможет сослаться на то, что электронный документ нельзя принимать во внимание, так как соглашение его не предусматривает. Например, суд отклонил довод истца, так как акты, на которые он ссылался, не входили в закрытый перечень из соглашения об ЭДО (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 18.09.2019 по делу № А73-14124/2018).

Мнение

Методические рекомендации ФНС

Что включить в соглашение об ЭДО с контрагентом

По мнению ФНС, соглашение об ЭДО между контрагентами может предусматривать:

• перечень форматов электронных документов, которыми стороны соглашения обмениваются;
• способ отправки и принятия электронных документов;
• виды электронных подписей, которые стороны признают;
• порядок проверки электронных подписей;
• порядок уведомления о результатах проверок электронной подписи и электронного документа;
• перечень лиц, ответственных за организацию электронного документооборота;
• способ подтверждения отправки и принятия электронного документа;
• требования к обеспечению конфиденциальности электронных документов;
• факт доставки электронных документов, в том числе с применением уведомления о принятии;
• форс-мажорные обстоятельства.

Такую позицию ФНС высказала в Методических рекомендациях по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами в июне 2021 года (далее – Методические рекомендации).

Если контрагенты обмениваются электронными документами без участия оператора ЭДО, ФНС рекомендует предусмотреть в Соглашении стандартные стадии работы с документами (п. 3.1 Методических рекомендаций).

Пример

Без соглашения об ЭДО суд не признает электронные документы с простой или неквалифицированной электронной подписью надлежащими доказательствами

ООО просит взыскать с контрагента задолженность по договору поставки. В качестве доказательства приводит электронную товарную накладную, которую контрагент подписал электронной подписью. Суд иск удовлетворил, но уточнил, что документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, будут надлежащими доказательствами при одном условии. Если между участниками электронного взаимодействия есть соглашение об ЭДО, которое составлено в порядке Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

К такому выводу пришел суд в постановлении Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 01.10.2020 № 13АП-17288/2020 по делу № А56-3662/2020.

Как сделать электронный документооборот безопасным

Чтобы сделать электронный документооборот с контрагентами безопасным, рекомендуем в соглашении об ЭДО указать момент отправки и принятия документов, закрепить фамилии представителей контрагентов и предусмотреть альтернативные способы документооборота.

Согласовать момент отправки и принятия документов

Закон не устанавливает моменты отправки и принятия электронного документа в системе ЭДО. Чтобы у сторон электронного документооборота не возникло споров относительно фактов отправки и принятия электронных документов в системе оператора ЭДО, нужно установить их в соглашении.

Например, в договор оказания услуг стороны включили обязанность заказчика подписать акт оказанных услуг или направить возражения по акту в течение трех дней с момента принятия акта. Если в течение этого срока исполнителю не поступит согласие или возражение, считается, что заказчик принял услуги. Перед контрагентами встает вопрос, с какого момента начинает течь трехдневный срок:

• когда исполнитель нажал кнопку «отправить» в системе ЭДО;
• оператор системы ЭДО доставил акт заказчику;
• заказчик открыл акт в системе ЭДО.

У суда не будет вопросов относительно даты отправки или принятия электронного документа, если стороны установят эти термины в соглашении об ЭДО (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда 05.07.2019 № 09АП-29700/2019 по делу № А40-20893/19, от 04.04.2019 № 09АП-6516/2019 по делу № А40-227041/18).

Пример

Формулировки, чтобы согласовать моменты отправки и принятия электронного документа, если оператор ЭДО направляет уведомления

Нейтральная: «Моментом отправки электронного документа стороны считают момент, в который отправитель документа принял от оператора сообщение с датой и временем отправки документа».

Выгодная отправителю: «Моментом принятия электронного документа стороны считают момент, в который отправитель документа принял от оператора сообщение с датой и временем отправки документа».

Выгодная получателю: «Моментом принятия электронного документа стороны считают момент, когда получатель документа подтвердил свое согласие с документом и сформировал уведомление о принятии документа».

Мнение

Правовое заключение

Как подтвердить отправку или получение документа в системе ЭДО

Ниже рассмотрим доказательства, которыми стороны могут подтвердить факт отправки или получения электронного документа в системе оператора ЭДО.

Таблица. Доказательства, которые суд принимает, чтобы установить факт отправки или получения электронного документа

Совет

Согласуйте с контрагентом, что отправка, доставка и принятие электронного документа – это не одно и то же, и придерживайтесь только этих терминов.

Использовать можно любые слова. Важно, чтобы в соглашении стороны зафиксировали содержание терминов и впоследствии применяли только их.

Например, если в соглашении контрагенты называют момент принятия документа «получением», нужно в процессе обмена электронными документами пользоваться этим термином.

В Технологии ФНС раскрывает свое понимание фактов отправки, доставки и принятия электронных документов в системе оператора ЭДО.

Факт отправки – момент, когда отправитель сформировал документ, совершил все действия по его отправке, получил от оператора дату и время отправки документа.

Факт доставки – момент, когда оператор получателя обеспечил технический и физический доступ к документу получателем, сформировал извещение о получении документа.

Факт принятия – момент, когда получатель документа подтвердил свое согласие с документом и сформировал уведомление о принятии документа.

Технологию обмена электронными документами между операторами электронного документооборота ФНС утвердила в июне 2021 года. Документ носит рекомендательный характер для субъектов ЭДО.

Закрепить представителей по доверенности

Системы электронного документооборота проверяют достоверность сертификата электронной подписи. Таким образом оператор ЭДО гарантирует, что подпись – не подделка, ее выдал компетентный центр, и вид подписи правильно соотносится с видом документа. Однако имеет ли человек, который ставит электронную подпись, право подписывать этот документ, системы ЭДО автоматически не проверяют.

Чтобы избежать споров по правомерности подписей сотрудников под электронными документами, рекомендуем указать в соглашении об ЭДО список подписантов с обеих сторон. В подтверждение полномочий нужно приложить устав компании или доверенность на право подписи, а также приказ о внедрении ЭДО в организации.

Доверить сотруднику использовать собственную ЭП от имени компании можно в свободной форме до 1 января 2023 года. Главное, датировать доверенность. Прикреплять ее к системе ЭДО не обязательно. С 1 января 2023 года представитель компании или ИП, должен будет использовать машиночитаемую доверенность.

Предусмотреть альтернативные способы документооборота

Закон не предусматривает санкции за то, что компания обменивается документами с контрагентом только в электронном виде. Однако существуют условия, при которых суд признает такие действия злоупотреблением.

Мнение

Правовое заключение

При каких условиях суд признает отсутствие альтернативы электронного документооборота нарушением

Суд признает отсутствие альтернативы электронного документооборота незаконным, если компания обладает доминирующим положением на рынке и заключает договоры в форме оферты.

Компания в условиях публичного договора оказания услуг по обращению с ТКО предусматривала обмен документами только посредством электронного оборота. Договор не предусматривал возможность альтернативного способа расчетов на бумаге. УФАС посчитало, что отсутствие альтернативы в виде бумажного документооборота – это злоупотребление для компании с доминирующим положением на рынке. Клиентам компании, по мнению антимонопольной службы, пришлось необоснованно нести расходы на обеспечение электронного документооборота.

УФАС выдало предписание истцу исправить спорный пункт договора, чтобы дать возможность контрагентам выбрать альтернативный вариант ведения документооборота.

Истец уведомил управление, что изменения в договоры внесет и начнет использовать их с 1 января 2020 года. В январе 2020 года на сайте компании все еще висел старый образец договора. УФАС возбудило дело, вынесло постановление и оштрафовало организацию на 300 тыс. руб. (ч. 1 ст. 14.31 КоАП).

Компания оспорила постановление в суде. Она утверждала, что ее контрагенты могут присылать расчетные документы на бумаге, хоть договор и не предусматривает такой возможности.

Суд поддержал УФАС и оставил постановление в силе. Судья указал, что электронный оборот между организациями возможен только при наличии обоюдного согласия и технической возможности для этого (решение Арбитражного суда Удмуртской Республики от 01.12.2020 № А71-11815/2020).

Минфин в письме от 01.08.2011 № 03-07-09/26 отметил, что формулировка «по взаимному согласию сторон сделки» означает добровольность применения электронной формы документов. Специальных требований по порядку согласования волеизъявления сторон налоговое законодательство не устанавливает (письмо ФНС от 24.10.2018 № ЕД-4-15/20755).

Есть три способа избежать избыточного внимания от ФАС и не получить штраф:

1. прямо указать в соглашении об ЭДО на обоюдное желание сторон вести документооборот только в электронном виде;
2. предусмотреть смешанный вид оформления документов, как в бумажном, так и в электронном виде;
3. указать, что при технических проблемах стороны вправе обменяться бумажными документами.

Рекомендуем скачать форму соглашения об ЭДО, в которой эксперты Системы Юрист предусмотрели условия, необходимые для безопасного документооборота: моменты отправки и получения документа в системе ЭДО, ссылку на представителей по доверенности, альтернативный способ обмена электронными документами. Такое соглашение установит правила взаимодействия с контрагентом и защитит компанию от судебных рисков.

Ситуация

Владелец ЭП передал ее другому лицу. Можно ли так делать и кто несет ответственность

Передавать усиленную квалифицированную подпись нельзя. Ответственность за усиленную подпись лежит на владельце. Для простой электронной подписи закон не устанавливает обязанность владельца обеспечивать ее конфиденциальность (п. 1 ст. 2, ст. 10 Закона об электронной подписи).

Владелец усиленной электронной подписи обязан обеспечивать ее конфиденциальность. Если владелец ЭП передает ее третьему лицу, подпись утрачивает смысл. Лицо, которое подписало документ, невозможно идентифицировать.

Когда доступ к УКЭП получает другое лицо, владелец подписи должен прекратить ее использовать и направить в удостоверяющий центр и контрагентам соответствующее уведомление (ч. 1 ст. 10 Закона об электронной подписи).

Выявить то, что подпись использует не ее владелец, может, например, налоговый орган. Если в ходе мероприятий налогового контроля ФНС узнает, что владелец утратил или не имел контроля над ключом электронной подписи, налоговая может попросить УЦ аннулировать подпись (письма ФНС от 28.07.2016 № ПА-4-6/13752@, от 28.07.2016 № 6-3-03/0043@, от 20.08.2020 № ЕА-3-26/5960@, письмо Минкомсвязи от 12.07.2016 № ОП-П15-085-13646).

Суды подтверждают позицию об ответственности владельца за ЭП в случае, если третье лицо нарушило ее конфиденциальность (постановления арбитражных судов Поволжского округа от 15.03.2021 № Ф06-42411/2018 по делу № А12-35538/2017, Дальневосточного округа от 26.06.2020 № Ф03-781/2020 по делу № А51-20242/2018, Северо-Западного округа от 18.11.2020 № Ф07-12232/2020 по делу № А56-134932/2018, Уральского округа от 18.12.2020 № Ф09-7527/20 по делу № А50-26426/2018).

Ситуация

В организации сменился генеральный директор. Нужно ли менять ЭП

Когда в компании сменился руководитель, нужно заменить ЭП. Для этого в течение семи рабочих дней компания должна зарегистрировать в ИФНС смену директора. На основании данных ЕГРЮЛ новый руководитель получает в удостоверяющем центре электронную подпись на себя как на должностное лицо организации (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).

В период, когда новый руководитель не получил подпись, пользоваться подписью старого руководителя нельзя. Такой вывод следует из пункта 3 статьи 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

С 1 января 2022 года электронную подпись от имени компании можно оформить только в ФНС. Владельцами усиленной электронной подписи будут организация и тот, кто действует от ее имени без доверенности.

Ситуация

Контрагенты подписали соглашение об ЭДО. Правомерно ли направлять и подписывать документы в бумажном виде

Направлять и подписывать документы в бумажном виде, даже если между контрагентами есть соглашение об ЭДО, правомерно. Закон не содержит подобного запрета. Такой вывод сделала ФНС в письме от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769.

В соглашении с контрагентом о порядке электронного документооборота можно дополнительно предусмотреть смешанный вид оформления документов. Он позволит отправлять документы, например, в электронном и бумажном виде (постановления арбитражных судов Северо-Западного округа от 16.09.2021 № Ф07-12296/2021 по делу № А52-3696/2020, Уральского округа от 19.02.2020 № Ф09.68.2020 по делу № А60-23866/2019, Западно-Сибирского округа от 04.10.2021 № Ф04-5338/2021 по делу № А45-29787/2020).

Пример

Формулировка для утверждения смешанного документооборота в соглашении об ЭДО

«Стороны соглашения договариваются вести документооборот в смешанном виде. Договоры и соглашения они обязуются составлять, подписывать, хранить в электронном виде через систему оператора ЭДО. Первичную документацию – на бумажном носителе».

Ситуация

Компания хочет доверить сотруднику ЭП. Законно ли это

Передавать усиленную электронную подпись – незаконно. Так владелец ЭП нарушает ее конфиденциальность. А вот доверять право подписи гражданину или компании закон не запрещает (п. 1 ст. 2, ст. 10 Закона об электронной подписи).

То есть передать право пользоваться УКЭП сотруднику нельзя. Нужно уполномочить его подписывать документы собственной подписью от имени организации.

Чтобы передать право подписи другому лицу, нужно составить соответствующую доверенность. Типовой формы доверенности на право подписи нет, составить ее можно в свободной форме.

Ниже – примерная форма доверенности на право подписи ЭП. Эксперты Системы Юрист составили ее в соответствии с требованиями статей 185, 186 ГК.

Доверенность на право подписи ЭП. Скачать >>

С 1 марта 2021 года, если подпись сотрудника содержит информацию только о гражданине без привязки к компании, чтобы он смог подписывать электронные документы от имени компании, нужна машиночитаемая доверенность (п. 14 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ).

Подробнее о машиночитаемой доверенности можно прочитать в отдельном материале Системы Юрист.

Ситуация

Контрагент прислал пакет электронных документов. Можно ли подписать их все вместе одной подписью

Одной электронной подписью можно подписать несколько связанных между собой электронных документов – пакет электронных документов. В таком случае подпись распространяется на весь пакет.

Исключение составляют случаи, когда в момент подписи сторона включает в пакет дополнительные документы, созданные и подписанные иными лицами, органами, организациями. В этих случаях дополнительные электронные документы из пакета считаются подписанными тем, кто сделал это первым (п. 4 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Ситуация

Компания допустила ошибку в электронном документе. Как внести исправления

Исправить электронный документ можно, только если оператор еще не учел документы и не направил их контрагенту. Сделать это можно двумя способами: внести изменения в действующий документ или аннулировать его и взамен отправить исправленный.

Если оператор уже учел документы и направил их контрагенту, удалить или исправить их не получится. Нужно сформировать и отправить новый комплект. Такой порядок устанавливают операторы ЭДО в своих системах.

Минфин требует, чтобы исправленный документ содержал указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа. В новый документ нужно включить дату исправления и электронные подписи лиц, которые составили первичный документ. Требование вступит в силу 1 января 2022 года (п. 20 приказа от 16.04.2021 № 62н).

Ситуация

Как компании получить квалифицированную электронную подпись в 2022 году

Руководитель компании или ИП может получить квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС или через доверенное лицо ФНС. Сделать это можно двумя способами: лично или через интернет.

Лично в ФНС. Получить квалифицированную электронную подпись (далее – КЭП) на компанию может только руководитель или лицо, которое имеет право действовать без доверенности. С собой директору необходимо иметь паспорт, СНИЛС, ИНН, носитель для сертификата и документацию на него. Подойдут модели, которые соответствуют требованиям ФНС. Например, «Рутокен ЭЦП 2.0», «Рутокен S», «Рутокен Lite», «JaCarta ГОСТ», «JaCarta-2 ГОСТ». На месте нужно заполнить заявление (пп. 2 п. 1 ст. 17.2 Закон об электронной подписи).

В электронном виде. Отправить заявку на КЭП можно через личный кабинет на сайте ФНС. Для этого нужно иметь действующий квалифицированный сертификат ЭП (пп. 1 п. 1 ст. 13 Закон об электронной подписи).

Чтобы получить КЭП, ФНС требует иметь при себе оригиналы или надлежащим образом заверенные копии паспорта и СНИЛС. Дополнительно нужно предоставить ИНН, ОГРН, документ, который подтвердит право заявителя действовать от имени компании без доверенности.

Срок действия сертификата электронной подписи — 12 месяцев (п. 8 приказа ФНС от 20.08.2015 N СА-7-6/364@).

После подачи документов удостоверяющий центр должен выдать ключ электронной подписи. Срок и порядок изготовления сертификата ключа электронной подписи удостоверяющий центр определяет сам. Владелец электронной подписи получает:

• ключ на usb-носителе;
• квалифицированный сертификат с ключом для проверки электронной подписи.

Забрать первую КЭП должен руководитель компании или ИП лично (п.25 Приказа ФНС).

Электронную подпись ФНС выдает бесплатно, УЦ могут устанавливать свои расценки. Отдельно нужно купить токен и лицензию на программу КриптоПро CSP.

Ситуация

Как сотруднику получить квалифицированную электронную подпись в 2022 году

 Сотрудники компаний вправе получать ЭЦП по старым правилам в аккредитованных УЦ до конца 2022 года. Действовать такие подписи будут до 31 декабря 2022 года. С 1 марта 2022 года сотрудники могут перейти на ЭП нового типа по собственному желанию или требованию оператора системы ЭДО. Чтобы действовать от имени компании сотруднику с такой ЭП нужна машиночитаемая доверенность (Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ).

Чтобы гражданину получить подпись по старым правилам нужно заполнить заявление в аккредитованном удостоверяющем центре и предоставить:

• паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН;
• документы, которые подтверждают полномочия действовать от имени компании;
• флеш-накопитель типа А (пп. 2 п. 1 ст. 17.2 Закон об электронной подписи).

Если гражданин получает подпись по новым правилам, предоставлять документы, которые подтверждают полномочия действовать от имени компании, не нужно. Такая ЭП гражданина не будет содержать информации о нем, как о сотруднике компании. Чтобы подписать документы от имени организации, гражданину необходимо получить машиночитаемую доверенность. 

Стоимость сертификата ЭП определяет регламент аккредитованного УЦ.

Ситуация

Как сформулировать условие об ЭДО в договоре

Закон не устанавливает требований к условию об ЭДО в договоре. Рекомендуем закрепить формат электронных документов, способ обмена ими, вид подписи, который стороны приравнивают к собственноручной, а так же прописать, оборот каких документов в ЭДО стороны согласовали. Например, только универсальных передаточных документов или любых соглашений. 

Если этого не сделать, будут действовать следующие правила.

Пример

Пример пункта об ЭДО для договора

«Стороны Договора подтверждают взаимное согласие на обмен товарными накладными, адресованными сторонам соглашения, в электронном виде. Технические средства и возможности позволяют принимать и обрабатывать электронные формы документов.

Обмен документами в электронном виде осуществляется по телекоммуникационным каналам связи через систему электронного документооборота «Электроник» в формате pdf, с соблюдением требований закона, действующего на дату отправки документа.

Стороны признают документы, подписанные усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписью, равнозначными документам с собственноручной подписью».

Пример

Пример оговорки о присоединении к системе оператора ЭДО для договора

«Заказчик подключается к системе оператора ЭДО «Проводник» и подтверждает согласие на обмен документами с Исполнителем в соответствии с Правилами электронного документооборота (Приложение 1), установленными ООО «Альфа».

Заказчик принимает порядок и условия электронного документооборота путем присоединения к Правилам».

Ситуация

Контрагент приглашает перейти на ЭДО. Как отказать

Закон не предусматривает требований к форме отказа от ЭДО между контрагентами. Выразить отказ можно в устной, письменной форме или конклюдентными действиями. Например, нажать кнопку «Отказ» на приглашение контрагента в системе оператора ЭДО. 

Чтобы обосновать свой отказ в письменной форме, можно сослаться на принцип свободы договора и указать причины, по которым компания не хочет вести электронный документооборот. Например, дополнительные финансовые расходы, несоразмерность объемов ЭДО и затрат на его обеспечение (ст. 421 ГК).

Пример письма контрагенту с отказом от электронного документооборота. Скачать >>

Ситуация

Нужно ли согласие контрагента, чтобы выставлять ему счета-фактуры в электронном виде

Согласие контрагента получать электронные счета-фактуры нужно. Исключение – случаи, на которые указывает закон. Например, при обороте товаров, которые подлежат прослеживаемости. Зафиксировать согласие можно оговоркой в договоре, в переписке либо другим способом (п. 1 ст. 169 НК, п. 4 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, письмо Минфина от 01.08.2011 № 03-07-09/26).

Оформлять соглашение об электронном документообороте не нужно. Электронные счета-фактуры необходимо подписывать только КЭП и передавать через оператора ЭДО (п. 1, 6 ст. 169 НК, п. 3 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме).

 Наступившая новая реальность, в которой оказался мир из-за пандемии, подтолкнула производственные предприятия к изменениям, научила приспосабливаться к неизвестным до этого условиям труда, а также вынудила руководителей действовать быстро и применять нестандартные решения.
 
Первостепенное значение на пути к сохранению объемов производства приобрели такие факторы, как обеспечение безопасности и здоровья для каждого сотрудника, а также командная работа. В этих условиях индикаторами успеха для компаний стали компетенции руководителей и их лидерские качества.
 
В данной статье мы расскажем о подходе компании DuPont Sustainable Solutions (далее — DSS) к оценке и повышению зрелости руководителей в области безопасности и охраны труда, а также рассмотрим один из практических кейсов. 
 
СОВРЕМЕННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ЗРЕЛОСТИ РУКОВОДИТЕЛЕЙ
В ОБЛАСТИ БЕЗОПАСНОСТИ

 Помимо ежедневных усилий по снижению рисков распространения вирусной инфекции на рабочем месте, перед руководителями компаний стоит крайне важная задача — обеспечить жизнеспособность и устойчивость бизнеса. В этом организации полагаются на самый ценный актив — собственных сотрудников. Поэтому сегодня руководителю особенно важно обладать набором компетенций, которые повлияют на:
 
— эффективность взаимодействия в коллективе;
— мотивацию персонала;
— операционную дисциплину;
— достижение целей, стоящих перед компанией.
 
Таким образом, высокий уровень зрелости лидера позволяет не только обеспечить безопасность, но и увидеть потенциальные возможности для повышения производительности и снижения рисков.
Зрелый лидер точно знает, как вовлечь каждого сотрудника в процесс, мотивировать на внедрение долгосрочных изменений и поддержание устойчивых результатов. 
 
ПОДХОД DSS К УПРАВЛЕНИЮ СИСТЕМОЙ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ
 
 Современная эффективная модель управления охраной труда и производственной безопасностью в компании подразумевает, что ключевую роль в достижении результатов в этой области играют производственные руководители. При этом сотрудники службы охраны труда выполняют функцию внутренних консультантов и выступают методологами по налаживанию работы в системе управления безопасностью, но не являются исполнителями этого процесса.
 
Задача по обеспечению эффективности системы охраны труда и производственной безопасности переходит к руководителям, которые благодаря своим компетенциям взаимодействуют с командами и направляют действия в нужное русло, учитывая специфику производственного процесса и точно понимая, какие мероприятия необходимы для поддержания высокого уровня безопасности.
 
По мере возрастания ответственности и повышения сложности задач, компетенции по управлению безопасностью также растут. Чем выше роль руководителя, тем более высокие требования предъявляются к его компетенциям. Если руководитель обладает нужными навыками, то он обеспечит выполнение поставленных перед ним задач.
 
В случае если компетенций недостаточно, существует риск невыполнения или некачественного исполнения задач по безопасности, а это всегда ведет к ухудшению результатов. Эксперты DSS в своей практике выделяют несколько способов развития компетенций по охране труда и производственной безопасности (рисунок 1). 



 
 Рис. 1. Основные способы развития компетенций в области охраны труда и
производственной безопасности 

 Важно учесть, что способы развития компетенций подбираются в зависимости от текущего уровня зрелости руководителя и поставленных перед ним задач.
 

ВЛИЯНИЕ ЗРЕЛОСТИ РУКОВОДИТЕЛЕЙ В ОБЛАСТИ ОХРАНЫ ТРУДА И ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ НА УРОВЕНЬ КУЛЬТУРЫ БЕЗОПАСНОСТИ
 
 В компаниях часто путают уровень безопасности с понятием производственной дисциплины, являющейся всего лишь одним из множества элементов, без которых достичь совершенства в области безопасности невозможно.
 
Эксперты DSS определяют производственную дисциплину, как правильное выполнение задач сотрудниками, то есть соблюдение требований и четко прописанных процедур, а также их последовательное выполнение.
 
Соблюдение дисциплины — необходимый аспект для улучшения показателей безопасности. При этом повышение уровня зрелости лидеров приводит к развитию культуры безопасности в организации и обеспечивает устойчивую производственную дисциплину. Это наглядно показано на графике (рисунок 2). 


 Рис. 2. Зависимость уровня зрелости руководителей и культы
безопасности в компаниях 

 Эксперты DSS оценивают эту зависимость при помощи Кривой Брэдли (DSS Bradley Curve Model), широко используемой компаниями сегодня в различных отраслях по всему миру. Эта модель помогает оценить текущий уровень культуры безопасности в организации, а затем спланировать будущее развитие.
 
На графике хорошо видна зависимость уровня компетенций руководителей по управлению охраной труда и производственной безопасностью и показателей безопасности, наличия травм на производстве, а также изменение уровня культуры. Чем выше уровень компетенций, тем больше сотрудники проявляют реальную заинтересованность и чувствуют ответственность за безопасность на местах.
В такой компании, как правило, существует взаимовыручка, люди открыто дают друг другу советы и обратную связь по опасным и безопасным методам работы вне зависимости от уровня подчинения. Когда культура безопасности достигает стадии взаимозависимости, приверженность и лидерство в области безопасности пронизывают всю вертикаль управления — от директора до мастера. А вопросы управления охраной труда и производственной безопасностью интегрируются в работу производственной системы. 

DSS Bradley Curve Model
Четыре стадии зрелости культуры безопасности

1. Стадия реагирования. Сотрудники не берут на себя ответственности и уверены, что несчастные случаи невозможно предотвратить.

2. Стадия зависимости. Сотрудники считают, что безопасность заключается в следовании определенным правилам. Количество происшествий уменьшается.

3. Стадия независимости. Сотрудники берут на себя ответственности и осознают, что могут изменить ситуацию своими действиями. Количество происшествий значительно снижается.

4. Стадия взаимозависимости. Команды проявляют реальную заинтересованность и чувствуют ответственность за культуру безопасности. Они убеждены, что любое происшествие можно предотвратить. 
 
ПРАКТИЧЕСКИЙ ОПЫТ DSS ПО ОЦЕНКЕ И РАЗВИТИЮ ЗРЕЛОСТИ РУКОВОДИТЕЛЕЙ В ОБЛАСТИ БЕЗОПАСНОСТИ
 
 Рассмотрим практический пример, который поможет проанализировать компетенции руководителей по управлению безопасностью в вашей компании и наметить дальнейшие шаги для улучшений.
 
Эксперты DSS оценивают уровень зрелости руководителей по 17 ключевым навыкам, которые, в конечном итоге, влияют на безопасность и поведение на рабочих местах. Развитие этих управленческих навыков помогает компании перейти на более высокий уровень культуры безопасности.
 
Согласно проведенным исследованиям в DSS производственные руководители компаний, в которых культура безопасности находится на независимом или взаимозависимом уровне (стадия 3 и 4 на Кривой Брэдли), демонстрируют высокий уровень зрелости по 5 наиболее критичным навыкам в области охраны труда и производственной безопасности.
 
Критичные навыки в области охраны труда и производственной безопасности:
 
— действовать на опережение;
— обеспечивать исполнение правил;
— наблюдать;
— поддерживать;
— обеспечивать прозрачность.
 
В процессе построения системы управления охраной труда и производственной безопасностью для крупной горно-металлургической компании на территории СНГ, после анализа текущей ситуации, эксперты DSS разработали специальную матрицу компетенций для всех уровней руководителей — от мастера участка до директора завода, и затем для каждого уровня определили свой набор из пяти компетенций, необходимых для выполнения функций и задач в системе управления безопасностью.
 
Так, например, для ключевых руководителей предприятия — директора и главного инженера были отобраны следующие компетенции для оценки и развития (таблица 1). 

 Таблица 1. Компетенции для оценки и развития ключевых руководителей предприятия
 

 

 По итогам оценки общий уровень владения компетенциями 100 топ- менеджеров компании составил от 10 % до 90 %. Далее, в зависимости от результата, была определена тактика развития компетенций для каждого руководителя и разработан индивидуальный план, результаты которого отслеживались на ежеквартальной основе.
 
Схема развития компетенций в зависимости от текущего уровня зрелости лидера представлена ниже (таблица 2). 

  Таблица 2. Компетенции в зависимости от текущего уровня зрелости лидера
 

  
 В работе с индивидуальными планами эксперты DSS использовали программы по стандарту работы руководителя. А поддержать необходимый уровень развития лидеров на постоянной основе помог сформированный DSS внутренний Центр компетенций на базе службы охраны труда и производственной безопасности.
 
В задачи центра вошли: методологическая поддержка управления безопасностью, обучение внутренних тренеров по системе управления охраной труда и производственной безопасностью, обучение аудиторов проведению оценки компетенций, разработка модулей онлайн-обучения по повышению компетенций руководителей, создание рейтинга руководителей и предприятий по эффективности управления производственной безопасностью.
 
В результате проделанной работы по развитию зрелости лидеров в компании появились внутренние компетенции по риск-ориентированному управлению — более 1000 производственных руководителей прошли обучение и приняли участие в работе по снижению рисков.
 
Кроме этого, топ-100 руководителей постоянно развивают свои навыки на базе индивидуальных планов, а руководство компании использует персональный рейтинг руководителей по охране труда и производственной безопасности для кадровых решений. При этом риск-ориентированное управление позволило достичь высоких показателей безопасности и вывести компанию на среднеотраслевой уровень. В компании было устранено более 40 000 рисков смертельного и тяжелого травматизма, впервые стал применяться индекс риска охраны труда и производственной безопасности для сравнения предприятий и подразделений, а также для распределения усилий и средств финансирования. А главное, смертельный травматизм был снижен на 30 %, а показатель общего травматизма (LTIFR) — на 20 %.
 
Такой успех был бы просто не возможен без развития главного ресурса компании — сотрудников на всех уровнях управления. 

 Автор материала:
Алексей Герасимов,
старший консультант
DuPont Sustainable Solutions 

Компания обязана применять профессиональные стандарты только в определенных случаях. Чтобы применять профстандарты и учитывать их требования в работе:

— определите, какие профстандарты вы будете применять и в каком объеме, а также составьте план-график;
— переименуйте отдельные должности, издайте новые редакции должностных инструкций;
— оцените квалификацию сотрудников.

Зачем профстандарты нужны компании и работникам

Профессиональный стандарт устанавливает определенный уровень квалификации, то есть образования, и опыт работы, которые необходимы сотруднику для выполнения работы по должности, ч. 2 ст. 195.1 ТК. Профстандарт может быть разработан как для определенной должности или профессии, например для сварщика, педагога, так и на виды деятельности, в которые входят целые группы родственных должностей и профессий, например управление персоналом, СМИ, специалисты в области финансов.

Каждый профстандарт представляет собой набор обобщенных трудовых функций с расшифровкой возможных наименований должностей работников и необходимых требований к образованию и опыту работы для выполнения данной функции. Каждая обобщенная функция содержит отдельные трудовые функции. Они, в свою очередь, содержат перечень конкретных действий, которые должен выполнять работник, а также требования к знаниям и умениям для выполнения данной трудовой функции. По наличию определенных знаний и умений определяют, какую работу может выполнять сотрудник и его уровень квалификации.

В отличие от ЕКС и ЕТКС структура описания квалификационной характеристики в профессиональном стандарте описана более подробно и отвечает современным требованиям бизнеса и рынка труда. В профессиональных стандартах предусмотрены взаимосвязанные требования к уровню знаний работника, его умениям, профессиональным навыкам, опыту работы.

Профессиональные стандарты пришли на смену справочникам, которые на текущий момент морально устарели и не могут полностью отвечать современным требованиям бизнеса.

ЕКС и ЕТКС планируют заменить профстандартами и отраслевыми требованиями к квалификации работников. Но замена проходит постепенно, письмо Минтруда от 04.04.2016 № 14–0/10/13–2253.

Работодатели могут применять профессиональные стандарты, чтобы:
— формировать кадровую политику и управлять персоналом, в том числе определять трудовую функцию работника при составлении штатного расписания, должностных инструкций, трудовых договоров;
— проводить обучение и аттестацию работников — в этом случае профстандарт служит ориентиром, какие знания и навыки работы необходимы современному специалисту;
— тарифицировать работы и присваивать тарифные разряды, а также устанавливать системы оплаты труда с учетом особенностей организации производства, труда и управления.

Профстандарты применяют при разработке образовательных стандартов и программ федерального и местного уровней. Это необходимо, чтобы сократить существующий в настоящее время разрыв между знаниями, которые получают студенты, и знаниями, которые в реальности нужны современному бизнесу.

Работодатели с помощью профстандартов могут:
— повышать производительность труда;
— снижать издержки на подбор и корпоративное обучение;
— легко определять знания, необходимые для работы;
— более точно оценивать потребности и возможности в профессиональной подготовке кадров;
— повышать уровень знаний, умений и компетенций работников.

Работникам профстандарты позволяют:
— определять умения и знания, необходимые для работы;
— более точно оценивать свои потребности в профподготовке;
— планировать карьеру;
— получать рекомендации и направления от работодателя для прохождения дополнительного обучения, сертификации.

Ответственность за несоблюдение требований профстандартов

Если работодатель не соблюдает требования профстандартов в обязательных случаях, его могут привлечь к административной ответственности по статье 5.27 КоАП. В остальных случаях требования проверяющих органов в части применения профессиональных стандартов неправомерны. Аналогичные разъяснения дают и специалисты Минтруда, п. 13 письма от 04.04.2016 № 14–0/10/13–2253.

Когда компания обязана применять профстандарты

Работодатели обязаны применять профстандарты в двух случаях. Первый — за работу по должности закон устанавливает компенсации или льготы либо ограничения. В этом случае наименование должностей указывайте как в профстандарте или квалификационном справочнике, ст. 57, 195.3 ТК, п. 5 письма Минтруда от 04.04.2016 № 14–0/10/13–2253.

Пример
Нужно ли профессию «водитель» переименовывать в «водитель автомобиля», если профстандарта по ним нет, а в справочнике указана профессия «водитель автомобиля»?

Выполнение работы по управлению автомобилем связано с наличием ограничений. В частности, водителям не разрешается работа по совместительству, непосредственно связанная с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств, ч. 1 ст. 329 ТК. Режим рабочего времени и времени отдыха водителей устанавливают с учетом определенных особенностей, ч. 2 ст. 329 ТК. Так, для водителей автомобилей установлены максимальная продолжительность рабочего времени, минимальная продолжительность перерывов в работе и другие особенности, постановление Правительства от 26.10.2020 № 1742.

Сотрудники, которых принимают на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств, должны пройти профессиональный отбор и профессиональную подготовку, а также обязательный предварительный медицинский осмотр, ст. 328 ТК. Кроме того, водителем автомобиля можно работать только с 18 лет, п. 2111 Перечня, утв. постановлением Правительства от 25.02.2000 № 163.

Поскольку для водителя есть ограничения, то наименование и квалификационные требования к этой профессии должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках или профстандартах, абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК.

Таким образом, наименование профессии водителя, а также его квалификация должны соответствовать требованиям, указанным в справочниках.

Второй — работу по должности могут выполнять только сотрудники с определенным образованием, знаниями либо опытом. Требования к квалификации должен устанавливать ТК, федеральный закон или иной нормативно-правовой акт, ст. 195.3 ТК. Примеры работников, для которых действуют такие требования, привели в таблице.

Некоторые должности и профессии, по которым обязательно применять профстандарты

Пример
В штатном расписании организации есть должность электрогазосварщика. Однако в новых профстандартах есть только профессия сварщика. Менять ли название должности и повлияет ли это на льготы для такой должности?

Минтруд отменил тарифно-квалификационные характеристики электрогазосварщиков, приказ от 09.04.2018 № 215. Раньше работодатели при приеме сотрудников на эту льготную профессию могли применять по своему выбору ЕТКС или профстандарт.

Часть работодателей не перешла на профстандарт «Сварщик», приказ Минтруда от 28.11.2013 № 701н, так как были разночтения между ЕТКС и профстандартом в названии должностей. Однако в 2017 году в профстандарт перенесли названия должностей из тарифно-квалификационных характеристик, поэтому менять наименование должности не нужно. На льготы изменения не повлияли, сотрудники, которые занимают должность «электрогазосварщик», имеют право на досрочную пенсию по старости.

Обязанность применять профстандарты не зависит от вида собственности, организационно-правовой формы или условий труда на производстве. Каждый работодатель, в том числе коммерческая компания, обязан учитывать требования профстандартов в случаях, которые предусмотрены ст. 57 и 195.3 ТК.

Требования профстандарта можно не учитывать, если закон не установил требования к квалификации, компенсации, льготы или ограничения на определенную работу, ч. 1 ст. 195.3, абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК. ГИТ не оштрафует, если не будете применять в организации рекомендательные профстандарты.

Пример
Обязательно ли применять требования профстандарта к секретарю организации, если на ее рабочем месте выявлены вредные условия труда первой степени. Ранее эта должность не предполагала льгот и ограничений.

Обязательное применение требований профессиональных стандартов установлено для определенных законом случаев. Кроме того, учитывать положения профстандарта работодатель должен и в том случае, если Трудовой кодекс, другие законы устанавливают компенсации и льготы или налагают ограничения в связи с работой по определенным должностям, профессиям, специальностям, абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК.

Для секретаря ни федеральными законами, ни иными нормативными правовыми актами не установлены льготы, компенсации или ограничения, в связи с чем применять профстандарт не обязательно. При этом, если на рабочем месте сотрудника по результатам спецоценки выявлены вредные условия труда, работодатель должен повысить ему оплату труда не менее чем на 4%, а также внести изменения в его трудовой договор, ч. 2 ст. 147 ТК.

Вместе с тем государственные и муниципальные учреждения, внебюджетные фонды, государственные и унитарные предприятия, а также госкорпорации и госкомпании с долей государства более 50% могут отложить обязательное применение профессиональных стандартов в части требования к квалификации работников. Они вправе внедрять профстандарты поэтапно на основе утвержденных планов-графиков, пп. 1, 2 постановления Правительства от 27.06.2016 № 584.

Пример
Обязана ли организация применять профстандарт «Специалист в сфере закупок», если она осуществляет закупки только для корпоративных целей?

Профессиональный стандарт «Специалист в сфере закупок», утв. приказом Минтруда от 10.09.2015 № 625н, с учетом установленных особенностей обязаны применять работники контрактной службы и контрактные управляющие, ст. 9, ч. 6 ст. 38, ч. 23 ст. 112 Закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ. То есть профстандарт специалиста в сфере закупок обязаны применять организации при закупках товаров, работ или услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд в соответствии с Законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ.

Если работодатель не выступает в роли заказчика при закупках для госнужд или сам не делает закупки для госнужд, то требование Закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ и обязательность применения профстандарта специалиста в сфере закупок на организацию не распространяются. Например, коммерческая организация делает закупки для своих корпоративных целей. Также не обязаны применять профстандарт специалиста в сфере закупок отдельные юрлица при закупках товаров, работ или услуг в соответствии с Законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ. Например, к таким юрлицам относятся организации, которые осуществляют регулируемые виды деятельности в сфере электроснабжения, газоснабжения, теплоснабжения и водоснабжения, п. 2 ст. 1 Закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ.

Если сотрудник не имеет необходимого уровня образования и опыта работы, требуемого профстандартом, но обладает всеми необходимыми навыками, работодатель может поручить ему работу по этой должности на основе проведенной аттестации. При организации подготовки обучения сотрудников и дополнительного профессионального образования работодателям также следует ориентироваться на положения профстандартов.

Как разрабатывают профстандарты

Разрабатывают профстандарты в соответствии с Планом разработки профессиональных стандартов, утв. распоряжением Правительства от 31.03.2014 № 487-р, и Правилами разработки, утверждения и применения профстандартов, постановление Правительства от 22.01.2013 № 23.

Работодатели вправе принять участие в разработке проектов профессиональных стандартов, п. 3 Правил № 23. Для этого необходимо направить уведомление о разработке проекта в ФГБУ «Научно-исследовательский институт труда и социального страхования». Рекомендуемый образец уведомления размещен на официальном сайте Минтруда.

К уведомлению работодатель прикладывает, п. 10 Правил № 23:
— проект профессионального стандарта;
— пояснительную записку к проекту;
— сведения об организациях, которые приняли участие в разработке и согласовании профессионального стандарта;
— информацию о результатах обсуждения проекта профессионального стандарта с представителями работодателей, профессиональных сообществ, профессиональных союзов и других заинтересованных организаций.

В течение 10 календарных дней со дня поступления проекта профессионального стандарта Минтруд:
— информирует его разработчика об отклонении или о принятии проекта к рассмотрению;
— размещает проект профстандарта, принятого к рассмотрению, на сайте regulation.gov.ru для проведения общественного обсуждения;
— направляет проект профстандарта в соответствующий федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий нормативно-правовое регулирование в соответствующей сфере деятельности, который готовит свои замечания и предложения по проекту.

Срок общественного обсуждения составляет не более 15 календарных дней со дня размещения проекта профессионального стандарта на сайте. Федеральный орган направляет в Минтруд свои замечания и предложения по проекту профстандарта также в течение 15 календарных дней со дня его получения.

После этого Минтруд направляет проект профстандарта вместе с результатами его рассмотрения федеральным органом и итогами общественного обсуждения в Национальный совет по профессиональным квалификациям. Национальный совет проводит экспертизу документа и направляет соответствующее экспертное заключение в Минтруд. На законодательном уровне не закреплен срок проведения такой экспертизы. На практике заседания Национального совета проходят с периодичностью один раз в один или два месяца, то есть примерно столько времени длится экспертиза проектов профстандартов.

В течение семи календарных дней после получения заключения Национального совета Минтруд принимает решение об утверждении или отклонении проекта профессионального стандарта и информирует о принятом решении разработчика профстандарта.

В среднем рассмотрение и утверждение профстандарта на практике длится около трех месяцев, п. 13–15 Правил № 23.

Сведения об утвержденных профессиональных стандартах вносят в специальный реестр, порядок создания и ведения которого устанавливает Минтруд, п. 17 Правил № 23. Информацию об утвержденных профессиональных стандартах Минтруд направляет в Минобрнауки в течение 10 дней после вступления их в силу, для того чтобы их положения были учтены при разработке федеральных государственных образовательных стандартов профессионального образования, п. 19 Правил № 23.

Полный перечень утвержденных стандартов приведен в едином справочнике, разбитом по отраслям.

Как внедрить профстандарты в компании, если раньше этого не делали

Закон не регламентирует порядок внедрения профстандартов. Каждый работодатель определяет его самостоятельно исходя из нормативных требований, потребностей и особенностей трудовой деятельности в организации, ст. 8 ТК. Примерные этапы:

1. Сформируйте рабочую группу. В состав группы включите представителей ключевых подразделений. Например, представителей службы персонала, юридического отдела, бухгалтерии. Приказ о создании рабочей группы издайте в произвольной форме. Основные задачи и порядок работы группы пропишите в положении о работе рабочей группы. Положение составьте в произвольной форме.
2. Утвердите план-график работ по внедрению профстандартов.

План-график внедрения профессионального стандарта

1. Ознакомьте руководителей подразделений с законодательной базой по внедрению профстандартов. Для этого можно организовать корпоративный семинар или провести презентацию утвержденного плана-графика работ.
2. Реализуйте мероприятия, которые предусмотрены планом-графиком работ.
3. Оформите протокол после заседания рабочей группы по внедрению профстандартов.
4. Подведите и систематизируйте итоги работы рабочей группы и утвердите отчет о результатах внедрения профстандартов.

С учетом особенностей трудовой деятельности в организации и обязательности внедрения профстандартов укажите в плане-графике, что необходимо сделать и к какому сроку, а также ответственных исполнителей и итоги работы. Поэтому план-график составьте в произвольной форме. В план можно включить такие этапы:

1) анализ и изменение локальных актов организации. Например, штатного расписания, должностных инструкций, трудовых договоров, ознакомление работников с запланированными изменениями;

2) оценка соответствия квалификации сотрудников требованиям профстандарта;

3) определение потребности в повышении квалификации работников, выбор образовательных программ;

4) аттестация сотрудников на соответствие должности.

Как итог в плане-графике отразите:
— список профстандартов, которые будете применять в организации;
— сведения о потребности в профессиональном образовании или профессиональном обучении работников исходя из анализа квалификационных требований профстандарта, а также сведения о запланированных мероприятиях по образованию и обучению работников;
— этапы применения профстандартов;
— перечень локальных нормативных актов и других документов организаций, в том числе по вопросам аттестации, сертификации и других форм оценки квалификации работников, которые нужно изменить в связи с введением профстандартов.

Нужно ли изменять разряд сотрудника на уровень квалификации, указанный в профстандарте

Квалификационный разряд — это уровень профессиональной подготовки сотрудника, ст. 143 ТК. Разряды установлены в соответствии с квалификационными характеристиками, которые приведены в Едином тарифно-квалификационном справочнике. Также квалификационные характеристики содержатся и в профессиональных стандартах, п. 4 Общих положений, утв. постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 31.01.1985 № 31/3–30, ст. 195.1 ТК.

Работодатель обязан применять тот или иной профстандарт с учетом требований законодательства или если организация решила внедрить профстандарты по собственной инициативе, ст. 57, 195.3 ТК.

При этом профстандарты не предполагают замену разряда на уровень квалификации.

В самом тексте профстандарта также указано, к какому уровню квалификации относится выполнение работ по соответствующему разряду, который присвоен сотруднику.

Так, в профстандарте «Машинист печатно-высекального агрегата», утв. приказом Минтруда от 25.12.2014 № 1147н, так и указано, что к 3-му уровню квалификации относится выполнение работ машиниста 3-го разряда. При этом в данном случае имеет место совпадение уровня квалификации и разряда. А, например, в профстандарте «Сварщик», утв. приказом Минтруда от 28.11.2013 № 701н, указано, что ко 2-му уровню квалификации относится выполнение сварщиком работ как по 2-му, так и по 3-му разряду.

Таким образом, при внедрении профстандартов изменять разряд сотрудника на уровень квалификации, указанный в стандарте, не требуется. Поэтому если в организации применяют систему оплаты труда работников в зависимости от установленного им разряда, то продолжайте применять эту систему без изменения разрядов. Если же работодатель одновременно с внедрением профстандартов захочет перейти на систему оплаты труда исходя из уровня квалификации, то в положении об оплате труда пропишите размер окладов сотрудников в зависимости от уровня квалификации, а также внесите изменения в трудовые договоры сотрудников в свя- зи с изменением системы оплаты труда.

Как применять профстандарты в работе

Чтобы применять профессиональные стандарты и учитывать их требования в работе:
— определите, какие профстандарты вы будете применять и в каком объеме;
— переименуйте отдельные должности, издайте новые редакции должностных инструкций;
— оцените квалификацию сотрудников.

Проверяйте, соответствует ли квалификация сотрудника требованиям профстандарта, в двух случаях.

Первый: если применять профстандарт обязаны по закону, ст. 57, 195.3 ТК.

Второй случай, когда нужно применять профстандарты: если сами ввели их в работу в организации и закрепили правила в локальных актах. В таком случае профстандарт для организации становится обязательным, даже если закон не установил требования к квалификации ее работников, компенсации, льготы или ограничения в связи с определенной работой. Если ввели правило, что применяете профстандарт, сравнивайте с его требованиями каждого сотрудника, который будет занимать эту должность.

Когда будете сравнивать квалификацию сотрудника с требованиями профстандарта, учтите три правила.

Правило 1. Если закон требует, чтобы эту работу выполняли только сотрудники с определенной квалификацией, проверяйте, чтобы их образование и опыт соответствовали требованиям закона и профстандартов, ст. 195.3 ТК.

Правило 2. Если закон установил льготы, компенсации и ограничения, проверяйте, чтобы образование и опыт сотрудников соответствовали требованиям профстандартов, ст. 57 ТК. При этом льготы, компенсации и ограничения должны быть связаны именно с выполнением определенной работы. Закон требует, чтобы профстандартам соответствовала квалификация только тех работников, чьи компенсации, льготы и ограничения привязаны к конкретной должности.

Пример
Для сотрудников организаций, которые расположены в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, закон предусматривает ограничения в связи с работой в особых климатических условиях, предоставляет льготы и компенсации за такой труд. Но сам по себе факт работы в северной организации не основание, чтобы применять профстандарты ко всем сотрудникам без исключения.

Вы не должны проверять, соответствует ли квалификация требованиям профстандартов, к примеру, у беременных, несовершеннолетних работников, иностранных граждан и т. д. Хотя в отношении этих категорий закон также установил ограничения, им положены льготы и компенсации.

Закон требует, чтобы профстандартам соответствовала квалификация только тех работников, чьи компенсации, льготы и ограничения привязаны к конкретной должности.

Правило 3. Если локальные акты компании требуют, чтобы ту или иную работу выполняли только сотрудники с определенной квалификацией, проверяйте, чтобы их образование и опыт отвечали требованиям профстандартов.

Пример
Утверждение профстандартов — это не основание изменять должностные инструкции и трудовые обязанности работников. При этом изменить инструкции придется, если работодатель с учетом требований законодательства обязан применять тот или иной профстандарт или организация решила внедрить профстандарты по собственной инициативе. В этих случаях изменение инструкций и приведение их условий с учетом требований профстандартов станет одним из этапов внедрения стандартов в организацию.

Пример
Обязательно ли менять название должности сотрудника в соответствии с профстандартом, если сотрудник по этой должности имеет право на досрочную пенсию, но в списках льготников и квалификационном справочнике наименование должности указано по-другому?

Для оформления льготной пенсии наименование должности сотрудника должно строго соответствовать списку № 1 и списку № 2, утв. постановлением Кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10 и составленным с учетом наименований в квалификационных справочниках. Только в таком случае стаж работы по этой должности гарантированно засчитают в льготный стаж. Специалисты пенсионного фонда по-прежнему продолжают руководствоваться именно списками.

В настоящий момент на практике возникают ситуации, когда должности в списках соответствуют должностям в справочниках, но не соответствуют должностям в профстандарте. В частности, такая ситуация возникла с электрогазосварщиками, о которых писали выше.

Обязательно ли проверять, как требованиям профстандарта соответствует исполнитель по гражданскому договору

Гражданско-правовые отношения и договоры регулирует гражданское законодательство. Такие договоры нельзя использовать для оформления штатных сотрудников, которые будут выполнять определенную трудовую функцию и подчиняться ПВТР, ст. 11, ч. 2 ст. 15 ТК.

Таким образом, трудовое законодательство не распространяется на лиц, которые выполняют работы по гражданско-правовым договорам. Поэтому при заключении такого договора работодатель не обязан проверять у исполнителя обязательные требования к квалификации, которые установлены ЕТКС или профстандартом. На это указывают и суды, апелляционное определение Верховного суда Чувашской Республики от 08.09.2014 № 33–3478/2014.

Вместе с тем гражданским законодательством могут быть установлены требования к исполнителю для выполнения отдельных видов работ или оказания услуг в рамках гражданско-правовых отношений. Например, для перевозки грузов или пассажиров исполнитель по ГПД должен иметь статус юридического лица или индивидуального предпринимателя, ст. 2 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Для перевозки пассажиров в транспортном средстве, оборудованном более чем восьмью местами, исполнителю нужна лицензия. А для выполнения строительных работ исполнителю необходимо иметь свидетельство, выданное саморегулируемой организацией, о допуске к таким работам, ст. 52 Градостроительного кодекса.

Как проверить работников на соответствие требованиям профстандарта

Каждый работодатель определяет порядок проверки сотрудника на соответствие профстандарта самостоятельно исходя из потребностей и особенностей трудовой деятельности в организации и фиксирует этот порядок в своих локальных актах ст. 8 ТК Такая проверка может стать одним из этапов внедрения профстандартов в организацию.

Чтобы проверить квалификацию работника, можно провести оценку его документов, а также использовать вместе с ней два других способа: независимую оценку квалификации и аттестацию.

Оценка документов. Чтобы сравнить требования профстандарта к подготовке и опыту работы с образованием и стажем конкретного сотрудника, проверьте его трудовую книжку и документы об образовании, обучении, переобучении, повышении квалификации. Это самый дешевый и быстрый способ оценить квалификацию работника.

Плюс этого способа в том, что сам работник для этого не нужен. Он может даже не знать, что вы проводите проверку и сопоставляете информацию из его личных документов с требованиями профстандартов.

Уведомлять или получать письменное согласие на обработку персональных данных в этом случае вы не обязаны: оценку проводите в интересах работника и в целях, которые предусмотрел закон.

Независимая оценка квалификации. Направить сотрудника на независимую оценку квалификации сможете, если он письменно согласится, п. 3 ст. 2 Закона от 03.07.2016 № 238-ФЗ. Этот способ самый затратный. Организация должна оплатить процедуру, освободить сотрудника от работы на время экзамена и дороги; сохранить за ним средний заработок и оплатить командировочные расходы, если потребуется, ст. 187, 196 ТК.

После того как сотрудник сдаст профессиональный экзамен, центр оценки квалификации подтвердит соответствие квалификации работника требованиям профстандарта и выдаст свидетельство об этом. Если заключение будет отрицательным, работник свидетельство не получит.

Аттестация. Чтобы проверить квалификацию, для офисных работников проведите аттестацию, для рабочих — квалификационный экзамен. Для этого процедуру нужно предусмотреть в локальных нормативных актах. Проводите аттестацию или квалификационный экзамен, когда по документам работника не можете установить, соответствует ли его квалификация требованиям профстандарта, постановление Конституционного суда от 14.11.2018 № 41-П. Также аттестацию можно провести, если не можете направить сотрудника на независимую оценку квалификации, в том числе потому, что он от нее отказался.

По рекомендации аттестационной комиссии сотрудников, которые не имеют специальной подготовки или стажа, но обладают достаточным практическим опытом и качественно выполняют свои обязанности, можно назначить на соответствующие должности так же, как и тех, кто имеет соответствующую подготовку и стаж работы, письмо Минтруда от 04.04.2016 № 14–0/10/В-2253.

Материалы для скачивания:

План-график внедрения профессионального стандарта

В свете современной жизни, когда человек не успевает совладать с развитием экономического прогресса и подстроиться под него, чтобы сохранить свое здоровье, многие, даже заядлые курильщики начинают задумываться, а стоит ли продолжать курить или необходимо побороть эту пагубную привычку?

 Отчасти на такие размышления надвигает не только желание остаться здоровым, но и изменения законодательства принятые в ходе борьбы с курением. Созданные ограничения пресекли, исчезло то комфортное состояние, позволяющее курение в любом месте. Это коснулось и рабочих мест, где работодателю стало невыгодно держать работников-курильщиков, которые часто прерываются для курения и, следовательно, работают меньше по сравнению с некурящими коллегами.
 
В этой связи работники столкнулись с принятием работодателями локальных актов или внесением в коллективные договоры условий запрещающих курение в рабочее время или наоборот поощряющих работников отказавшихся от курения, работающих в течение года без болезни. Несмотря на все меры, принимаемы в ходе борьбы с курением, остается еще много работников-курильщиков. 

Что нужно знать работнику, у которого существует потребность в перекуре?
 
Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит возможности предоставления перерыва для курения и предусматривает исключительно время для отдыха и питания, которое можно использовать по своему усмотрению.
 
Однако в трудовом договоре с лицом, испытывающим потребность в курении, может быть закреплено условие о времени перерыва на эти цели, за счет дробления времени для отдыха и питания, оставив например, минимум 30 минут для обеда, а остальное время отдыха распределить в течение дня для обеспечения потребности в курении (максимально до двух часов).
 
Поскольку перерыв для отдыха и питания в рабочее время не включается и не оплачивается, то рабочее время курящего работника (за счет удлинения перерыва) по сравнению с некурящим сотрудником может стать больше. И это справедливо, т.к. работодатель обязан оплачивать только рабочее время, а если работник не отработал положенное время за счет перекуров, то оно останется без оплаты. 

 Если условия курения во время работы в организации не регламентированы, то работнику, нуждающемуся в курении можно покидать рабочее место на законных основаниях, только во время перерыва для  отдыха и питания. Во всех остальных случаях за курение, пусть даже в специально оборудованных местах, но в рабочее время, работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. И судебная практика по данному вопросу свидетельствует о законности таких мер.     
 
Поэтому, если вы не готовы отказаться от курения, которое помимо эстетической и физиологической стороны создает трудовые проблемы, знайте, что если час курения по условиям трудового договора, правилам внутреннего трудового распорядка не настал, то это время только для работы. 

 Главный государственный инспектор
труда (по правовым вопросам)
Плис Оксана Николаевна 

 В последнее время к работодателям приходит понимание, что охрана труда — это не только про отсутствие рисков на рабочем месте и эргономику рабочего пространства, но и про ментальное состояние сотрудников. Все чаще люди обращаются к термину «синдром эмоционального выгорания», описывая свое истощение от работы, но мало кто действительно понимает, что это значит. Что это за синдром, что его провоцирует и как избежать его развития — об этом и не только рассказываем в статье. 

ЧТО ТАКОЕ СИНДРОМ ЭМОЦИОНАЛЬНОГО ВЫГОРАНИЯ?
 
Согласно определению Всемирной организации здравоохранения, синдром эмоционального выгорания (СЭВ) — это состояние, возникающее в результате хронического стресса на рабочем месте, который не был успешно преодолен. Также оно вызывается и сопровождается большой эмоциональной нагрузкой.
 
Результаты международного исследования STADA Group Health Report 2019 показывают, что 72% россиян когда-либо испытывали эмоциональное выгорание на работе, но лишь 7% опрошенных смогли правильно описать симптомы этого состояния — отсутствие мотивации и бессонница. 65% россиян ошибочно связывают профессиональное выгорание с полной потерей способности испытывать радость и счастье, а также с эректильной дисфункцией и шумом в ушах.

Изначально это явление приписывалось только работникам коммуникативных сфер деятельности: врачам, пожарным, полицейским, педагогам. Однако со временем исследования подтвердили, что в группе риска находятся и те, чья деятельность не связана с частой коммуникацией — программисты, спортсмены, инженеры и многие другие. Из так называемой «платы за сочувствие» выгорание превратилось в широко распространенную проблему.
 
Профессиональный синдром эмоционального выгорания включен в 11-й пересмотренный вариант Международной классификации болезней, вступающий в действие с 1 января 2022 года. Сам по себе синдром не является диагнозом, но классифицируется как фактор, влияющий на состояние здоровья населения и обращения в учреждения здравоохранения (включен в 24-ый класс МКБ 11 — прим. ред.). Значит ли это, что работодатель обязан будет выдавать больничные вследствие развития этого синдрома? 

На уровне законодательства следить за уровнем счастья своих сотрудников работодатель не обязан. Но при этом он обязан соблюдать нормы охраны труда, к которым относится в том числе обеспечение работника нормальной нагрузкой, которая будет соответствовать нормативам соблюдения режима труда и отдыха. СЭВ вводится в международный классификатор болезней с 1 января 2022 года, поэтому можно ли будет взять больничный, будет зависеть от изменений в российском законодательстве.
  
 Важно понимать, что эмоциональное выгорание — это хроническое, а не острое состояние, при котором психические отклонения ведут к соматическим расстройствам, провоцирующим прогулы и увольнения. 

ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА РАЗВИТИЕ СИНДРОМА ЭМОЦИОНАЛЬНОГО ВЫГОРАНИЯ 

Что же влияет на появление и развитие СЭВ? Выделим некоторые из факторов, которые способны привести к развитию выгорания.
 1. Нехватка возможностей для личного карьерного роста 
Характерны потеря вовлеченности, низкая эффективность, падение показателей результативности.
 2. Неблагоприятная рабочая среда
Токсичное отношение коллег, неуважение и прочие проявления недоброжелательности на работе.
 3. Недостаток профессионального признания
Обесценивание работы сотрудников, недостаточное признание значимости выполняемой работы имеет один из самых высоких процентных показателей в исследованиях причин увольнения по собственному желанию.
 4. Замещение личной жизни работой и несоблюдение регламента рабочих часов
Дисбаланс между профессиональной и личной жизнью — это прямой путь к выгоранию. Так, в азиатских странах ввиду трудового менталитета и негласных общественных правил возникает большой процент переработок, которые ведут даже к смертям на рабочим месте: в Японии их называют кароси, в Китае — голаосы, в Корее — квароса.

5. Однообразная или бессмысленная работа

Невозможность переключаться между задачами и непонимание цели выполняемой работы способствуют появлению цинизма и редукции профессиональных достижений.


6. Высокая ответственность при неочевидных результатах

Не просто исполнители, а создатели имеют очень высокую степень неопределенности в работе и высокий уровень ответственности за принятие решений, что провоцирует перманентный стресс.

7. Неопределенность

Непонимание своих четких задач, дедлайнов и ожиданий от результатов сильно подрывает эмоциональное состояние сотрудника.
 8. Некомфортные или опасные условия работы
Неблагоприятные условия работы негативно отражаются на продуктивности сотрудников — например, в темном или шумном помещении сложнее сосредоточиться и легче стать подверженным стрессу.

9. Психологический портрет сотрудника

В группе риска находятся трудоголики и карьеристы, которые заряжены посвятить всего себя профессии и не позволяют себе лишний раз расслабиться.
  
12 ФАЗ РАЗВИТИЯ СИНДРОМА

 Американский психиатр Герберт ФРОЙДЕНБЕРГЕР совместно с коллегой Гейлом НОРТОМ выделил 12 фаз выгорания, на симптомы которых следует обратить внимание.
 
Фаза 1. Самоутверждение. Как правило, выгорание начинается с ощущения недооцененности своей работы и себя начальством, коллегами, клиентами/пациентами. Человек понимает, что ему необходимо самоутвердиться, работая усерднее.

Фаза 2. Все более интенсивная работа. В попытке компенсировать чувство недооцененности человек начинает работать интенсивнее, затрачивая больше ресурсов.


Фаза 3. Пренебрежение потребностями. Как следствие повышенной нагрузки появляются проблемы со сном, питанием и другими потребностями, включая социальное взаимодействие — начинаются задержки на работе, снижается количество общения с семьей и друзьями.

Фаза 4. Пренебрежение конфликтами. Спустя какое-то время окружение начинает замечать, что с человеком что-то не так, говорит ему об этом, но он не восприимчив к комментариям со стороны окружающих на ранних стадиях выгорания и избегает вступления в конфликты на этой почве.

Фаза 5. Пересмотр ценностей. Происходит еще большее дистанцирование от окружения, работа занимает выходные и вечера, стираются прежние ценности вроде проведения времени с друзьями или занятиями хобби.

Фаза 6. Отрицание появившихся проблем. Становится сложнее коммуницировать с людьми, появляется жалость к себе, цинизм и агрессия.

Фаза 7. Отстранение. Социальные контакты сводится к минимуму, все свободное время заполняется работой. Появляются девиации поведения, отчетливо проявляются проблемы со здоровьем.

Фаза 8. Явные перемены в поведении. Человек перестает быть таким, как раньше, и это становится очевидно всем окружающим, а не только близким людям.

Фаза 9. Деперсонализация. Состояние проявляется в утрате способности чувствовать что-либо, все вокруг воспринимается неяркой серой картинкой, а при некоторых формах деперсонализации происходит утрата собственной личности либо ее расщепление (диссоциация).

Фаза 10. Внутренняя пустота. На этой стадии включаются механизмы компенсации пустоты — злоупотребление алкоголем, шопомания, заедание стресса или наоборот голодание. Из наиболее социально-приемлемых способов глушения стресса есть путь поиска экстрима в соответствующих видах спорта и досуга, уход в виртуальную реальность или же уход в саму работу.

Фаза 11. Депрессия. После безуспешных попыток заполнить внутреннюю пустоту наступает фаза клинической депрессии. Теряется смысл существования, нет утешения и поводов для оптимизма.

Фаза 12. Синдром выгорания. Сопровождается суицидальными мыслями, отклонениями в психическом и физическом здоровье. Появляется острая необходимость в медицинской помощи.

КАК РАСПОЗНАТЬ ВЫГОРАНИЕ?

 Для диагностики выгорания в международной среде длительное время используется методика MBI (Maslach Burnout Inventory). Она включает в себя 22 утверждения о чувствах и переживаниях, связанных с работой, и для каждого из них предлагается 6 градаций оценки — от «никогда» (0 баллов) до «ежедневно» (6 баллов). По итоговой сумме баллов определяется состояние опрашиваемого: деперсонализация, редукция профессионализма (попытка сократить эмоциональные контакты на работе — прим. ред.) или профессиональное истощение.
 
В российской практике для диагностики синдрома эмоционального выгорания был разработан тест В. Бойко, состоящий из 84 вопросов, на которые нужно ответить «да» или «нет». В. Бойко выделяет три фазы синдрома эмоционального выгорания: напряжение, резистенция и истощение, и тест помогает определить, в какой фазе находится и находится ли индивид.
 
О появлении выгорания у работников можно узнать из HR-анализа: об этом скажут высокая текучесть кадров и снижение показателей эффективности как одного подразделения, так и компании в целом. Эффективным методом также будет проведение регулярных опросов на выявление признаков СЭВ у сотрудников.
 
Помимо тестов и опросов, выгорание можно определить с помощью медицинской диагностики. С помощью электроэнцефалограммы (ЭЭГ) регистрируют четыре основных периодических ритма головного мозга, характеризующие разные состояния. 

Альфа ритм — состояние спокойного бодрствования;
Бета-ритм — состояние активного бодрствования (напряженная умственная деятельность) и глубокого сна;
Дельта- и тета-ритм — медленный сон и эмоциональные реакции на негативные ситуации.

 Маркером наличия выгорания являются нарушения в отображении

«спокойного» альфа-ритма — его уменьшение/отсутствие или нестандартный вид. Это может свидетельствовать о постоянной гиперактивности мозга и процессов, отвечающих за эмоции.
 
Магнитно-резонансная томография (МРТ) — еще один вид диагностики, позволяющий идентифицировать синдром выгорания. За эмпатию, эмоциональную регуляцию и распознавание эмоций отвечает лимбическая система мозга (миндалевидное тело, гиппокамп, гипоталамус и поясная извилина). Соответственно, уменьшение активности в этих областях, отслеживаемое на МРТ, может служить маркером выгорания. 

  Поясная извилина — часть лимбической системы (снимок с МРТ)
 
При выявлении у себя или у кого-то из своего окружения признаков выгорания правильно будет обратиться (посоветовать обратиться) к психологу или психотерапевту. Поскольку само по себе выгорание не является психическим расстройством, оно не лечится медикаментозно — здесь важна именно работа над собой. 

ПРОФИЛАКТИКА СЭВ

 Уровни профилактики СЭВ можно разделить на личный и организационный. На личном уровне каждый сотрудник в зависимости от степени своей собственной осознанности может предпринять ряд профилактических мер, чтобы избежать появления синдрома.
 1. Установление баланса между работой и личной жизнью
Для сохранения здоровья — как физического, так и психического — организму необходим регулярный отдых и наличие интересов помимо работы.
 2. Внедрение регулярной физической активности
Тренировки и упражнения дают выход эмоциям, особенно негативным, и накопившемуся стрессу.
 3. Режим сна
На сон влияет гормон мелатонин, а на его выработку влияет освещенность; так, синее свечение экранов нарушает его функционирование и приводит к нарушениям сна.
 4. Организация своей работы
Важно планировать свой график так, чтобы работа была распределена равномерно, а не находиться в постоянном стрессе от дедлайна к дедлайну.
 5. Переключение между видами деятельности
Однообразная рутинная работа не полезна для психоэмоционального состояния; нужно стараться вносить разнообразие в рабочие задачи.
 6. Своевременное обращение за помощью
Наверное, самый трудный шаг — это осознать и принять проблему, чтобы вовремя обратиться к специалисту. В случае развития выгорания необходимо комплексное лечение от психолога/психиатра.
 
Профилактику СЭВ нужно проводить также на организационном уровне.


 1. Четкая постановка задачи и цели сотрудникам
Планирование исключает или сводит к минимуму неопределенность, а как мы уже выяснили, неопределенность — это один из факторов риска развития СЭВ. 
 2. Урегулирование рабочих конфликтов
Тимбилдинг, проведение тренингов с психологом и многое другое — все это способствует формированию здоровой обстановки в коллективе. Для профилактики СЭВ среди сотрудников коммуникативных профессий пользуется популярностью методика Балинтовских групп, направленная на анализирование рабочих ситуаций, которые вызвали какие-либо затруднения в работе.
 3. Мотивация
Повысить уровень мотивации можно с помощью системы поощрений, обучения сотрудников, включения специалистов в параллельные области, похвалы и/или обращения внимания на достижения конкретных сотрудников.

4. Проведение обучения противодействию стрессу
В настоящее время существует довольно много методик по саморегуляции: управление эмоциями, тревожными состояниями и стрессом в целом. Если научить сотрудников справляться со стрессом, это значительно снизит вероятность развития СЭВ.
 
Дарья Иванникова,
ведущий специалист медико-аналитического
центра Клинского института охраны и условий труда 

Валентина Митрофанова
Директор Института профессионального кадровика,
эксперт по трудовому праву и экономике труда

 

Ученые считают, что этот напиток снижает риск возникновения инсульта.

​Накануне в рамках нового исследования американские ученые пришли к выводу, что одна чашка чая в день снижает развитие сердечно-сосудистых заболев​аний и снижает индекс коронарного кальция. Об этом сообщается в научной службе новостей Healthday.    

В ходе данного научного исследования специалисты из Университета Джонса Хопкинса (Johns Hopkins University) выявили, что люди, которые ежедневно выпивали минимум одну чашку чая, на 35% меньше были подвержены риску возникновения сердечного приступа и других сердечно-сосудистых заболеваний.  

Для своего эксперимента, начиная с 2000 года, специалисты провели обследование и изучили медицинские данные более 6 000 женщин и мужчин. Отмечается, что в начале исследования все испытуемые были совершенно здоровы. На протяжении последних 15 лет американские ученые изучали показатели здоровья этих людей: инсульты, возникновение сердечно-сосудистых заболеваний, уровень отложения кальция на сердечных корональных артериях.  

Исследование показало, что люди, которые выпивали чашку чая в день, имели на треть меньше риск серьезных заболеваний сердца в течение всего периода исследования, чем те испытуемые, которые не пили чай. Среди них также были и «чайные пьяницы» — те, кто пил от одной до трех чашек в день, их результаты также показали снижение накопления кальция в артериях.

Ученые выявили, что при ежедневном употреблении чая у людей намного реже образовывались отложения в корональных артериях сердца кальция.

Более точных данных касательно связи между употреблением чая и снижения риска возникновения болезней сердца специалисты пока не предоставили, они также допустили, что не только этот напиток делает организм человека более крепким, вероятнее всего, это может быть здоровый образ жизни.

Источник: Svopi.ru

Ученые признали, что есть «шестое чувство».

​Группа австралийских ученых в ходе изучения интуиции, свойственной лю​дям, признали, что «шестое чувство» есть практически у каждого человека. Более того, интуицию можно развивать и в дальнейшем опираться на это чувство.    

Об этом стало известно из сообщения, опубликованного научным изданием LiveScience. Сообщается, что психологи из Университета Джоель Пирсон разработали комплекс проверок для группы добровольцев, в рамках которых участники исследования должны были принимать решения, опираясь лишь на интуицию. Специалисты поделили студентов на две группы по 20 человек, каждую из которых работала перед компьютером. На мониторе в левой стороне были движущиеся точки, направление которых испытуемые должны были угадать, а в правой части ― была картинка, демонстрирующая эмоциональную реакцию студентов, что осуществимо лишь при неосознанном выборе. 

Первой группе участников эксперимента ученые поместили картинку с позитивными эмоциями, а второй ― с отрицательными. По итогам проведенного исследования, добровольцы в большинстве своем правильно угадывали направление точек, сами испытуемые признались, что большого труда они во время эксперимента не испытывали. Один из руководителей исследования отметил, что в будущем возможно создание особенной методики, благодаря которой люди смогут доверять своей интуиции. Австралийские психологи отметили, что при принятии важных решений большую роль играет не только логика, но и «шестое чувство». 

​

Источник: Svopi.ru

Исследователи считают, что уровень интеллекта определяют гены.

​Британские ученые утверждают, что интеллект человека определяют его гены. То есть, различия в умственных способностях людей — результат их генетическ​их различий.

Но это не исключает ситуации, при которой человек не может реализовать заложенный генами потенциал из-за, например, перенесенной в детстве болезни. Биологи еще не выявили конкретных участков ДНК, ответственных за развитие интеллекта.

Тем не менее, уже известно, что влияние генов на интеллект с возрастом человека усиливается. В младенческом возрасте генетика на 20% определяет наши когнитивные способности, в детстве — на 40%, а в зрелости — на 60%. Предполагается, что с возрастом человек находит область деятельности, в которой его генетические преимущества находят максимальную реализацию.

Примечательно, что из трех миллиардов пар оснований ДНК лишь 15 миллионов (0,5%) определяют индивидуальность человека, а все остальное является общим набором для всех homo sapiens. При этом ученые все более склоняются к тому, что половина различий между людьми имеют природу, отличную от генетической. Это подтверждается многочисленными исследованиями близнецов, выросших в разных семьях.

​

Источник: РосБалт

Ученые считают, что справиться со стрессом помогает творчество.

​Для того, чтоб справиться со стрессом, достаточно уделять творчеству вс​его 45 минут в день, заявили британские ученые.

При этом совершенно неважно, насколько профессионально человек занимается творчеством. Эти занятия полезны для всех, даже для тех, кто не имеет никаких способностей.

Исследователи провели эксперимент, в котором приняли участие 39 человек. Всем им было предложено пройти 45-минутное занятие по арт-терапии: им можно было творить, используя любые материалы и не придерживаясь никаких правил. Исследователи взяли образцы слюны у участников до начала творческого занятия и после него, измерив уровень кортизола.

Оказалось, что за время занятия уровень кортизола снизился у 75% участников. Авторы ожидали, что снижение будет более существенным у людей творческих профессий. Однако подобный эффект наблюдался не только у профессиональных художников, но и у тех, кто имел довольно скромные творческие способности.

Авторы попросили участников рассказать о своих ощущениях от занятия. Наиболее существенное изменение концентрации кортизола наблюдалось у тех участников, которые после эксперимента ответили, что такое занятие «позволило им узнать о себе что-то новое», и у тех, кто описал его как «процесс развития от начала и до самого конца», передает портал «Медновости».

​

Источник: РосБалт

British Medical Journal опубликовал результаты исследования, которое провела международная группа исследователей. Они установили, что люди, в которых уровень холестерина значительно выше нормы, имеют такую же продолжительность жизни как и люди с нормальными показателями.

В эксперименте взяли участие около 68 тысяч человек старше 60 лет. Результаты исследований поставили под вопрос гипотезу, согласно которой люди с повышенным уровнем холестерина имеют больше шансов умереть от сердечно-сосудистых заболеваний.

Согласно словам ученых, все просмотренные ими случаи либо не имели никакой связи между "плохим холестерином" и смертью от сердечных заболеваний, либо имели обратное значение. Это указывает на то, что люди в возрасте с высоким уровнем холестерина имеют более длительную жизнь.

Также доказано, что холестерин может защищать организм от неврологических заболеваний. В дальнейших планах исследователей стоит задача узнать, почему у молодых людей "плохой холестерин" является фактором риска развития различных заболеваний, а у пожилых как раз наоборот.

​

Источник: VistaNews