Тэг: Как оформить электронный документооборот в компании

Как оформить электронный документооборот в компании

В рекомендации проанализировали судебную практику по спорам из-за электронных документов и предложили формулировки для соглашения об ЭДО, которые не дадут контрагенту шансов оспорить электронный договор. Их проверили на практике юристы компаний, которые уже работают по ЭДО.

Электронный документооборот – обмен электронными документами по защищенным каналам связи. Например, через оператора системы электронного документооборота. Чтобы обмениваться электронными документами к контрагентом, нужно получить электронную подпись и грамотно оформить электронный документооборот. 

Мы дали ответы на самые частые вопросы юристов в 2022 году: можно ли использовать электронную подпись старого образца, как получить новые подписи на компанию и ее сотрудников. В рекомендации – примеры условия об электронном документообороте для договора, которое позволит не заключать отдельное соглашение, и письма контрагенту с отказом от электронного документооборота. 

Что такое электронный документооборот

Заключить договор с контрагентом электронно можно путем обмена документами по e-mail, через акцепт оферты, размещенной в интернете, или систему оператора электронного документооборота. К таким системам относятся, например, «1С – ЭДО», «Контур.Диадок», Synerdocs. Первые два способа не относятся к электронному документообороту, хотя и происходят с помощью электронных средств связи.

Электронный документ и электронный образ документа – не одно и то же. Главное отличие состоит в том, что электронный документ не имеет бумажного прототипа, образ – скан-копия бумажного документа.

Мнение

Правовое заключение

Является ли обмен обмен документами по e-mail электронным документооборотом

В ряде случаев суды признают обмен документами по e-mail электронным документооборотом (постановление АС Центрального округа от 18.06.2021 № Ф10-2033/2021 по делу № А08-9183/2019, определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 25.05.2020 № 88-9221/2020, постановление Пятого кассационного суда общей юрисдикции от 29.06.2020 № 16-1155/2020).

Существует судебная практика, при которой суд приравнивает обмен электронными документами через ресурс хранения файлов в сети Интернет к электронному документообороту (определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 14.05.2021 № 88-6605/2021).

Подписывать документы и вести документооборот в электронном виде можно с помощью электронной подписи. Электронная подпись (далее – ЭП) бывает двух видов: простая и усиленная.

Чтобы подписывать электронные документы с контрагентом в системе оператора ЭДО, подойдет усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись. Они отличаются функционалом, порядком получения и признания (ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). 

Простая подпись комбинация логина и пароля, кода подтверждения по электронной почте, СМС или другими подобными способами. Она не является аналогом собственноручной подписи. Означает согласие стороны с условиями сделки.

Усиленная подпись две уникальные последовательности символов, которые связаны между собой. В зависимости от подвида может быть квалифицированной и неквалифицированной. Разница между подвидами в степени защиты документа и порядке применения подписи. Усиленная подпись на документе заменяет подпись и печать (п. 3 ст. 6 Закона об электронной подписи).

Таблица. Сравнение неквалифицированной и квалифицированной усиленных электронных подписей

Критерий сравнения	Усиленная электронная подпись
	Неквалифицированная	Квалифицированная
Признание	Совместно с соглашением о признании ее собственноручной (ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи)	Самостоятельно. Документ приобретает юрсилу сразу после того, как владелец подписи поставит ее на документ (ч. 1 ст. 6 Закона об электронной подписи)
Функционал	Фиксирует, как изменился документ после того, как владелец ЭП подписал документ (ч. 3 ст. 5 Закона об электронной подписи)	Идентифицирует подписанта и обеспечивает неизменность электронного документа – внести в него правки после того, как проставлена подпись, нельзя (ч. 4 ст. 5, ч. 3 ст. 11 Закона об электронной подписи)
Получение	При подключении к некоторым системам клиент получает усиленную неквалифицированную подпись (далее – УНЭП) автоматически. Если этого не случилось или УНЭП нужна для документооборота вне системы оператора ЭДО, нужно обратиться в УЦ. Получить ключ можно лично или онлайн (п. 7 ст. 2 Закона об электронной подписи)	До 1 января 2022 года сделать это можно платно в удостоверяющих центрах, у которых есть аккредитация ФНС, или бесплатно в удостоверяющем центре ФНС. Забирать ключ нужно лично, получить его онлайн нельзя (ч. 1 ст. 13, ч. 1 ст. 15, ч. 1 ст. 17 Закона об электронной подписи). Подробную информацию о порядке и правилах выдачи усиленной квалифицированной подписи можно узнать на сайте ФНС
Преимущество	Легко получить	Не требует дополнительного признания контрагентом и дает документу высокий уровень защиты

30 декабря 2021 года Президент подписал закон, который изменил правила получения электронной подписи для компаний и их сотрудников в 2022 году и отсрочил внедрение машиночитаемой доверенности.

Машиночитаемая доверенность (далее – МЧД) – доверенность в электронной форме, которую представитель с правом действовать от компании или ИП без доверенности подписал электронной подписью. МЧД нужна, например, чтобы подтвердить полномочия сотрудника подписывать электронные документы за компанию. Подробнее о машиночитаемой доверенности можно прочитать в отдельном материале.

До конца 2022 года документы можно подписывать как по новой схеме – электронной подписью гражданина с машиночитаемой доверенностью, так и по старой – электронной подписью сотрудника с данными компании. Аккредитованные ФНС удостоверяющие центры, как и раньше, смогут в течение 2022 года выпускать для сотрудников ЭП и указывать в них ИНН компании.

2022 год станет переходным периодом в рамках реформы электронной подписи и введения машиночитаемой доверенности. После 1 января 2023 года нужно применять только новую схему электронной подписи (п. 9, 14 ст. 1 Федерального закона № 476-ФЗ, Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ).

	С 1 ЯНВАРЯ 2022 ГОДА компании и ИП смогут оформить УКЭП только в Удостоверяющем центре ФНС и в его доверенных удостоверяющих центрах.
	ДО 1 МАРТА 2022 ГОДА сотрудники компании могут получать УКЭП в аккредитованных УЦ по старым правилам или в УЦ ФНС по новым правилам. Подпись, которую сотрудник получил по старым правилам, будет работать весь свой срок. Но не дольше, чем до 31 декабря 2022 года. Использовать их можно без электронной доверенности.
	С 1 ЯНВАРЯ 2023 ГОДА сотрудники обязаны заменить свою подпись на подпись физлица и прикладывать к ней электронную доверенность.

Как оформить электронный документооборот в компании

 

Чтобы ввести в компании электронный документооборот, нужно зафиксировать это намерение приказом, изменить учетную политику организации, договориться с контрагентами о правилах ЭДО.

 

По похожему алгоритму можно оформить кадровый электронный документооборот в компании – это стало возможным с 22 ноября 2021 года. Как это сделать, рассказали в отдельной рекомендации.

Издать приказ о введении ЭДО

 

Закон не устанавливает обязательных требований к приказу о введении ЭДО. Издать его можно в свободной форме. В приказе нужно отразить правила ведения ЭДО в организации. Например, способ электронного документооборота, списки сотрудников, у которых есть право подписи и ответственных лиц.

 

Рекомендуем приложить к приказу положение об ЭДО. В нем можно прописать принципы, процедуры и порядок электронного документооборота, лиц, ответственных за контроль исполнения электронных документов.

Ниже – образцы приказа о переходе на ЭДО и положения об электронном документообороте. В них эксперты Системы Юрист предусмотрели полезные условия о перечне сотрудников с правом электронной подписи, контроле за содержанием и исполнением электронных документов.

Внести изменения в учетную политику компании

Организация, которая переходит на ЭДО, должна закрепить в учетной политике новый способ ведения бухгалтерского учета. Это требование закона. Однако ответственность за нарушение требования он не предусматривает (п. 2 ч. 6 ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Если компания решила все делать по закону и внести изменения в учетную политику, в ней нужно зафиксировать:

• перечень документов, которые участвуют в электронном документообороте;
• список сотрудников, которые могут подписывать электронные документы;
• способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
• порядок хранения электронных документов;
• способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).

Это следует из положений пункта 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» и статьи 8 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласовать порядок электронного документооборота с контрагентом

Для перехода на ЭДО компании нужно договориться с контрагентом. Сделать это можно двумя способами.

Если контрагент подключен к системе оператора ЭДО, можно направить приглашение через нее. Если контрагента в системе нет – нужно написать письмо о переходе на ЭДО. Закон не устанавливает требований к содержанию письма, компания может написать его в произвольной форме. В письме, помимо намерения перейти на ЭДО, можно предложить оператора, перечень документов, которыми компании будут обмениваться в электронном виде, действия контрагента для перехода на электронный документооборот.

Ниже – пример такого письма.

Закон не обязывает стороны заключать соглашение или включать положения об ЭДО в основной договор. Обмениваться электронными документами можно и без него. Но тогда равнозначными документам с собственноручной подписью суд сочтет только те, которые стороны подпишут усиленной квалифицированной подписью.

Согласовать порядок электронного документооборота с контрагентом можно следующими способами:

• подписать отдельное соглашение об ЭДО в бумажном виде;
• обменяться электронными образами соглашения;
• оформить соглашение с помощью оферты и акцепта;
• включить соглашение в бумажный договор.

Чтобы простую электронную или усиленную неквалифицированную подпись суд признал равносильной собственноручной, нужно заключить соглашение об ЭДО с соответствующим условием (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК).

Мы рекомендуем заключать соглашение об электронном документообороте. Так контрагенты определят порядок обмена документами, каналы связи для обмена, лиц, ответственных за документооборот, и многое другое. Это исключит недопонимание с контрагентом и понизит риски судебных споров.

Вопросы, которые можно урегулировать в соглашении об ЭДО

	Какими документами можно обмениваться электронно Если не ограничить в соглашении перечень документов, то передавать через ЭДО любые документы можно при двух условиях. Первое – сторона поставила на них ЭП, второе – закон не требует составлять документ только на бумаге.		Какие форматы документов можно использовать Передавать через ЭДО счета-фактуры, УПД, ТОРГ-12 можно только в формате xml, неформализованные документы – в форматах docx, pdf, xlsx, jpg. Это правило будет действовать, если не утвердить в соглашении другие форматы документов.
	Какими подписями можно заверять документы Чтобы придать юридическую силу документам с простой ЭП и УНЭП, нужно закрепить это в соглашении об ЭДО. Иначе иметь силу будут только те документы, которые контрагенты подписали УКЭП.		Какими подписями можно заверять документы Чтобы придать юридическую силу документам с простой ЭП и УНЭП, нужно закрепить это в соглашении об ЭДО. Иначе иметь силу будут только те документы, которые контрагенты подписали УКЭП.

Мнение

Правовое заключение

Признает ли суд законным обмен документами через оператора ЭДО, если стороны не заключали соглашение

Суд признает законным обмен электронными документами через систему ЭДО, даже если стороны не заключали соответствующее соглашение.

Кроме соглашения об электронном документообороте суд принимает во внимание и другие факты, которыми стороны подтверждают свое волеизъявление на обмен электронными документами в системе оператора ЭДО. Например, конклюдентные действия сторон в форме обмена электронными документами или принятие приглашения о добавлении в контрагенты по ЭДО (постановления арбитражных судов Северо-Кавказского округа от 13.07.2020 № Ф08-4388/2020 по делу № А32-15770/2019, Московского округа от 10.03.2020 № Ф05-1095/2020 по делу № А40-113822/2019).

Пример

Компания приняла от контрагента ключ проверки ЭП и использовала его. Суд признал законным обмен документами через оператора ЭДО без соглашения

Стороны заключили договор банковского счета. Для дистанционного обслуживания Банк передал компании устройство USB-ключ с сертификатом ключа проверки ЭП. Владелец сертификата – директор общества.

Общество приняло ключ и в последствии использовало его, чтобы направлять банковские поручения.

Суд посчитал, что этими действиями общество выразило согласие осуществлять обмениваться с Банком документами через систему ЭДО (постановление АС Волго-Вятского округа от 25.10.2021 № Ф01-5746/2021 по делу № А82-16594/2020). 

Мнение

Правовое заключение

Включать ли в соглашение об ЭДО закрытый перечень документов, которыми можно обмениваться

Если стороны не хотят переходить на электронный документооборот полностью, то в соглашении об ЭДО можно прописать, какими именно документами они будут обмениваться электронно.

Пример формулировки для соглашения «Стороны согласуют электронный документооборот по правилам настоящего соглашения только для первичных документов: УПД, счета-фактуры, ТОРГ-12, акта приема-передачи. Данные документы в электронной форме, подписанные квалифицированной электронной подписью, приравниваются к бумажным документам с собственноручной подписью и печатью. Их направление в бумажном виде не требуется».

Если включить в соглашение закрытый перечень электронных документов, стороны смогут обмениваться в электронном виде только теми документами, которыми им удобно. Соглашение не обязывает переводить в систему ЭДО весь документооборот между контрагентами. Однако в случае судебного спора контрагент сможет сослаться на то, что электронный документ нельзя принимать во внимание, так как соглашение его не предусматривает. Например, суд отклонил довод истца, так как акты, на которые он ссылался, не входили в закрытый перечень из соглашения об ЭДО (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 18.09.2019 по делу № А73-14124/2018).

Мнение

Методические рекомендации ФНС

Что включить в соглашение об ЭДО с контрагентом

По мнению ФНС, соглашение об ЭДО между контрагентами может предусматривать:

• перечень форматов электронных документов, которыми стороны соглашения обмениваются;
• способ отправки и принятия электронных документов;
• виды электронных подписей, которые стороны признают;
• порядок проверки электронных подписей;
• порядок уведомления о результатах проверок электронной подписи и электронного документа;
• перечень лиц, ответственных за организацию электронного документооборота;
• способ подтверждения отправки и принятия электронного документа;
• требования к обеспечению конфиденциальности электронных документов;
• факт доставки электронных документов, в том числе с применением уведомления о принятии;
• форс-мажорные обстоятельства.

Такую позицию ФНС высказала в Методических рекомендациях по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами в июне 2021 года (далее – Методические рекомендации).

Если контрагенты обмениваются электронными документами без участия оператора ЭДО, ФНС рекомендует предусмотреть в Соглашении стандартные стадии работы с документами (п. 3.1 Методических рекомендаций).

Пример

Без соглашения об ЭДО суд не признает электронные документы с простой или неквалифицированной электронной подписью надлежащими доказательствами

ООО просит взыскать с контрагента задолженность по договору поставки. В качестве доказательства приводит электронную товарную накладную, которую контрагент подписал электронной подписью. Суд иск удовлетворил, но уточнил, что документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, будут надлежащими доказательствами при одном условии. Если между участниками электронного взаимодействия есть соглашение об ЭДО, которое составлено в порядке Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

К такому выводу пришел суд в постановлении Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 01.10.2020 № 13АП-17288/2020 по делу № А56-3662/2020.

Как сделать электронный документооборот безопасным

Чтобы сделать электронный документооборот с контрагентами безопасным, рекомендуем в соглашении об ЭДО указать момент отправки и принятия документов, закрепить фамилии представителей контрагентов и предусмотреть альтернативные способы документооборота.

Согласовать момент отправки и принятия документов

 

Закон не устанавливает моменты отправки и принятия электронного документа в системе ЭДО. Чтобы у сторон электронного документооборота не возникло споров относительно фактов отправки и принятия электронных документов в системе оператора ЭДО, нужно установить их в соглашении.

 

Например, в договор оказания услуг стороны включили обязанность заказчика подписать акт оказанных услуг или направить возражения по акту в течение трех дней с момента принятия акта. Если в течение этого срока исполнителю не поступит согласие или возражение, считается, что заказчик принял услуги. Перед контрагентами встает вопрос, с какого момента начинает течь трехдневный срок:

• когда исполнитель нажал кнопку «отправить» в системе ЭДО;
• оператор системы ЭДО доставил акт заказчику;
• заказчик открыл акт в системе ЭДО.

У суда не будет вопросов относительно даты отправки или принятия электронного документа, если стороны установят эти термины в соглашении об ЭДО (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда 05.07.2019 № 09АП-29700/2019 по делу № А40-20893/19, от 04.04.2019 № 09АП-6516/2019 по делу № А40-227041/18).

Пример

Формулировки, чтобы согласовать моменты отправки и принятия электронного документа, если оператор ЭДО направляет уведомления

Нейтральная: «Моментом отправки электронного документа стороны считают момент, в который отправитель документа принял от оператора сообщение с датой и временем отправки документа».

Выгодная отправителю: «Моментом принятия электронного документа стороны считают момент, в который отправитель документа принял от оператора сообщение с датой и временем отправки документа».

Выгодная получателю: «Моментом принятия электронного документа стороны считают момент, когда получатель документа подтвердил свое согласие с документом и сформировал уведомление о принятии документа».

Мнение

Правовое заключение

Как подтвердить отправку или получение документа в системе ЭДО

Ниже рассмотрим доказательства, которыми стороны могут подтвердить факт отправки или получения электронного документа в системе оператора ЭДО.

Таблица. Доказательства, которые суд принимает, чтобы установить факт отправки или получения электронного документа

Тип доказательства	Мнение суда	Реквизиты дела
Извещение от оператора	«Факт получения документов подтвержден извещениями о получении электронных документов и справками о прохождении документов в электронной системе, выданными специализированным оператором связи»	Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 23.03.2021 № Ф02-869/2021 по делу № А33-22973/2020
Справка от оператора
Отметка в системе	«Факт передачи указанных платежных документов подтвержден отметкой в системе ЭДО, произведенной оператором. Факт получения платежных документов подтвержден соответствующей отметкой и подписью получателя»	Постановление Арбитражного суда Московского округа от 26.06.2019 № Ф05-8512/2019 по делу № А40-152171/2018
Подпись получателя
Штамп оператора	«Направление документов посредством системы ЭДО подтверждается протоколами передачи документа в форме штампа оператора электронной системы документооборота»	Постановление Арбитражного суда Московского округа от 24.08.2020 № Ф05-9071/2020 по делу № А40-203784/2019

Совет

Согласуйте с контрагентом, что отправка, доставка и принятие электронного документа – это не одно и то же, и придерживайтесь только этих терминов.

Использовать можно любые слова. Важно, чтобы в соглашении стороны зафиксировали содержание терминов и впоследствии применяли только их.

Например, если в соглашении контрагенты называют момент принятия документа «получением», нужно в процессе обмена электронными документами пользоваться этим термином.

В Технологии ФНС раскрывает свое понимание фактов отправки, доставки и принятия электронных документов в системе оператора ЭДО.

Факт отправки – момент, когда отправитель сформировал документ, совершил все действия по его отправке, получил от оператора дату и время отправки документа.

Факт доставки – момент, когда оператор получателя обеспечил технический и физический доступ к документу получателем, сформировал извещение о получении документа.

Факт принятия – момент, когда получатель документа подтвердил свое согласие с документом и сформировал уведомление о принятии документа.

Технологию обмена электронными документами между операторами электронного документооборота ФНС утвердила в июне 2021 года. Документ носит рекомендательный характер для субъектов ЭДО.

Закрепить представителей по доверенности

Системы электронного документооборота проверяют достоверность сертификата электронной подписи. Таким образом оператор ЭДО гарантирует, что подпись – не подделка, ее выдал компетентный центр, и вид подписи правильно соотносится с видом документа. Однако имеет ли человек, который ставит электронную подпись, право подписывать этот документ, системы ЭДО автоматически не проверяют.

Чтобы избежать споров по правомерности подписей сотрудников под электронными документами, рекомендуем указать в соглашении об ЭДО список подписантов с обеих сторон. В подтверждение полномочий нужно приложить устав компании или доверенность на право подписи, а также приказ о внедрении ЭДО в организации.

Доверить сотруднику использовать собственную ЭП от имени компании можно в свободной форме до 1 января 2023 года. Главное, датировать доверенность. Прикреплять ее к системе ЭДО не обязательно. С 1 января 2023 года представитель компании или ИП, должен будет использовать машиночитаемую доверенность.

ДО 1 ЯНВАРЯ 2023 ГОДА Прикладывать доверенность к электронной подписи не обязательно. Электронная подпись фиксирует информацию о гражданине и принадлежности к организации, которую он представляет. Особенных требований к доверенности, которая подтверждает полномочия гражданина на право электронной подписи, закон не закрепляет. К ней применяются общие требования к доверенности по ГК. Чтобы дать сотруднику право электронной подписи, руководителю организации достаточно составить доверенность в свободной форме и обозначить в ней документы, которые сотрудник может подписывать.Форму доверенности на подписание первичных документов можно скачать в Системе Юрист.

С 1 ЯНВАРЯ 2023 ГОДА Чтобы подтвердить право представлять компанию или ИП, гражданин должен получить машиночитаемую доверенность и прикрепить ее к системе ЭДО, комплекту электронных документов. Электронная подпись будет содержать информацию только о гражданине (п. 14 ст. 1 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ).Подготовиться к изменениям 2022 года поможет отдельный материал Системы Юрист. В нем можно узнать подробнее о том, что такое машиночитаемая доверенность, зачем она нужна и какие требования к ней формирует Минцифры.

Предусмотреть альтернативные способы документооборота

Закон не предусматривает санкции за то, что компания обменивается документами с контрагентом только в электронном виде. Однако существуют условия, при которых суд признает такие действия злоупотреблением.

Мнение

Правовое заключение

При каких условиях суд признает отсутствие альтернативы электронного документооборота нарушением

Суд признает отсутствие альтернативы электронного документооборота незаконным, если компания обладает доминирующим положением на рынке и заключает договоры в форме оферты.

Компания в условиях публичного договора оказания услуг по обращению с ТКО предусматривала обмен документами только посредством электронного оборота. Договор не предусматривал возможность альтернативного способа расчетов на бумаге. УФАС посчитало, что отсутствие альтернативы в виде бумажного документооборота – это злоупотребление для компании с доминирующим положением на рынке. Клиентам компании, по мнению антимонопольной службы, пришлось необоснованно нести расходы на обеспечение электронного документооборота.

УФАС выдало предписание истцу исправить спорный пункт договора, чтобы дать возможность контрагентам выбрать альтернативный вариант ведения документооборота.

Истец уведомил управление, что изменения в договоры внесет и начнет использовать их с 1 января 2020 года. В январе 2020 года на сайте компании все еще висел старый образец договора. УФАС возбудило дело, вынесло постановление и оштрафовало организацию на 300 тыс. руб. (ч. 1 ст. 14.31 КоАП).

Компания оспорила постановление в суде. Она утверждала, что ее контрагенты могут присылать расчетные документы на бумаге, хоть договор и не предусматривает такой возможности.

Суд поддержал УФАС и оставил постановление в силе. Судья указал, что электронный оборот между организациями возможен только при наличии обоюдного согласия и технической возможности для этого (решение Арбитражного суда Удмуртской Республики от 01.12.2020 № А71-11815/2020).

Минфин в письме от 01.08.2011 № 03-07-09/26 отметил, что формулировка «по взаимному согласию сторон сделки» означает добровольность применения электронной формы документов. Специальных требований по порядку согласования волеизъявления сторон налоговое законодательство не устанавливает (письмо ФНС от 24.10.2018 № ЕД-4-15/20755).

Есть три способа избежать избыточного внимания от ФАС и не получить штраф:

1. прямо указать в соглашении об ЭДО на обоюдное желание сторон вести документооборот только в электронном виде;
2. предусмотреть смешанный вид оформления документов, как в бумажном, так и в электронном виде;
3. указать, что при технических проблемах стороны вправе обменяться бумажными документами.

Рекомендуем скачать форму соглашения об ЭДО, в которой эксперты Системы Юрист предусмотрели условия, необходимые для безопасного документооборота: моменты отправки и получения документа в системе ЭДО, ссылку на представителей по доверенности, альтернативный способ обмена электронными документами. Такое соглашение установит правила взаимодействия с контрагентом и защитит компанию от судебных рисков.

 

Ситуация

Владелец ЭП передал ее другому лицу. Можно ли так делать и кто несет ответственность

Передавать усиленную квалифицированную подпись нельзя. Ответственность за усиленную подпись лежит на владельце. Для простой электронной подписи закон не устанавливает обязанность владельца обеспечивать ее конфиденциальность (п. 1 ст. 2, ст. 10 Закона об электронной подписи).

Владелец усиленной электронной подписи обязан обеспечивать ее конфиденциальность. Если владелец ЭП передает ее третьему лицу, подпись утрачивает смысл. Лицо, которое подписало документ, невозможно идентифицировать.

Когда доступ к УКЭП получает другое лицо, владелец подписи должен прекратить ее использовать и направить в удостоверяющий центр и контрагентам соответствующее уведомление (ч. 1 ст. 10 Закона об электронной подписи).

Выявить то, что подпись использует не ее владелец, может, например, налоговый орган. Если в ходе мероприятий налогового контроля ФНС узнает, что владелец утратил или не имел контроля над ключом электронной подписи, налоговая может попросить УЦ аннулировать подпись (письма ФНС от 28.07.2016 № ПА-4-6/13752@, от 28.07.2016 № 6-3-03/0043@, от 20.08.2020 № ЕА-3-26/5960@, письмо Минкомсвязи от 12.07.2016 № ОП-П15-085-13646).

Суды подтверждают позицию об ответственности владельца за ЭП в случае, если третье лицо нарушило ее конфиденциальность (постановления арбитражных судов Поволжского округа от 15.03.2021 № Ф06-42411/2018 по делу № А12-35538/2017, Дальневосточного округа от 26.06.2020 № Ф03-781/2020 по делу № А51-20242/2018, Северо-Западного округа от 18.11.2020 № Ф07-12232/2020 по делу № А56-134932/2018, Уральского округа от 18.12.2020 № Ф09-7527/20 по делу № А50-26426/2018).

Ситуация

В организации сменился генеральный директор. Нужно ли менять ЭП

Когда в компании сменился руководитель, нужно заменить ЭП. Для этого в течение семи рабочих дней компания должна зарегистрировать в ИФНС смену директора. На основании данных ЕГРЮЛ новый руководитель получает в удостоверяющем центре электронную подпись на себя как на должностное лицо организации (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).

В период, когда новый руководитель не получил подпись, пользоваться подписью старого руководителя нельзя. Такой вывод следует из пункта 3 статьи 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

С 1 января 2022 года электронную подпись от имени компании можно оформить только в ФНС. Владельцами усиленной электронной подписи будут организация и тот, кто действует от ее имени без доверенности.

 

Ситуация

Контрагенты подписали соглашение об ЭДО. Правомерно ли направлять и подписывать документы в бумажном виде

Направлять и подписывать документы в бумажном виде, даже если между контрагентами есть соглашение об ЭДО, правомерно. Закон не содержит подобного запрета. Такой вывод сделала ФНС в письме от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769.

В соглашении с контрагентом о порядке электронного документооборота можно дополнительно предусмотреть смешанный вид оформления документов. Он позволит отправлять документы, например, в электронном и бумажном виде (постановления арбитражных судов Северо-Западного округа от 16.09.2021 № Ф07-12296/2021 по делу № А52-3696/2020, Уральского округа от 19.02.2020 № Ф09.68.2020 по делу № А60-23866/2019, Западно-Сибирского округа от 04.10.2021 № Ф04-5338/2021 по делу № А45-29787/2020).

Пример

Формулировка для утверждения смешанного документооборота в соглашении об ЭДО

«Стороны соглашения договариваются вести документооборот в смешанном виде. Договоры и соглашения они обязуются составлять, подписывать, хранить в электронном виде через систему оператора ЭДО. Первичную документацию – на бумажном носителе».

Ситуация

Компания хочет доверить сотруднику ЭП. Законно ли это

Передавать усиленную электронную подпись – незаконно. Так владелец ЭП нарушает ее конфиденциальность. А вот доверять право подписи гражданину или компании закон не запрещает (п. 1 ст. 2, ст. 10 Закона об электронной подписи).

То есть передать право пользоваться УКЭП сотруднику нельзя. Нужно уполномочить его подписывать документы собственной подписью от имени организации.

Чтобы передать право подписи другому лицу, нужно составить соответствующую доверенность. Типовой формы доверенности на право подписи нет, составить ее можно в свободной форме.

Ниже – примерная форма доверенности на право подписи ЭП. Эксперты Системы Юрист составили ее в соответствии с требованиями статей 185, 186 ГК.

Доверенность на право подписи ЭП. Скачать >>

С 1 марта 2021 года, если подпись сотрудника содержит информацию только о гражданине без привязки к компании, чтобы он смог подписывать электронные документы от имени компании, нужна машиночитаемая доверенность (п. 14 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ).

Подробнее о машиночитаемой доверенности можно прочитать в отдельном материале Системы Юрист.

Ситуация

Контрагент прислал пакет электронных документов. Можно ли подписать их все вместе одной подписью

Одной электронной подписью можно подписать несколько связанных между собой электронных документов – пакет электронных документов. В таком случае подпись распространяется на весь пакет.

Исключение составляют случаи, когда в момент подписи сторона включает в пакет дополнительные документы, созданные и подписанные иными лицами, органами, организациями. В этих случаях дополнительные электронные документы из пакета считаются подписанными тем, кто сделал это первым (п. 4 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Ситуация

Компания допустила ошибку в электронном документе. Как внести исправления

Исправить электронный документ можно, только если оператор еще не учел документы и не направил их контрагенту. Сделать это можно двумя способами: внести изменения в действующий документ или аннулировать его и взамен отправить исправленный.

Если оператор уже учел документы и направил их контрагенту, удалить или исправить их не получится. Нужно сформировать и отправить новый комплект. Такой порядок устанавливают операторы ЭДО в своих системах.

Минфин требует, чтобы исправленный документ содержал указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа. В новый документ нужно включить дату исправления и электронные подписи лиц, которые составили первичный документ. Требование вступит в силу 1 января 2022 года (п. 20 приказа от 16.04.2021 № 62н).

Ситуация

Как компании получить квалифицированную электронную подпись в 2022 году

Руководитель компании или ИП может получить квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС или через доверенное лицо ФНС. Сделать это можно двумя способами: лично или через интернет.

Лично в ФНС. Получить квалифицированную электронную подпись (далее – КЭП) на компанию может только руководитель или лицо, которое имеет право действовать без доверенности. С собой директору необходимо иметь паспорт, СНИЛС, ИНН, носитель для сертификата и документацию на него. Подойдут модели, которые соответствуют требованиям ФНС. Например, «Рутокен ЭЦП 2.0», «Рутокен S», «Рутокен Lite», «JaCarta ГОСТ», «JaCarta-2 ГОСТ». На месте нужно заполнить заявление (пп. 2 п. 1 ст. 17.2 Закон об электронной подписи).

В электронном виде. Отправить заявку на КЭП можно через личный кабинет на сайте ФНС. Для этого нужно иметь действующий квалифицированный сертификат ЭП (пп. 1 п. 1 ст. 13 Закон об электронной подписи).

Чтобы получить КЭП, ФНС требует иметь при себе оригиналы или надлежащим образом заверенные копии паспорта и СНИЛС. Дополнительно нужно предоставить ИНН, ОГРН, документ, который подтвердит право заявителя действовать от имени компании без доверенности.

Срок действия сертификата электронной подписи — 12 месяцев (п. 8 приказа ФНС от 20.08.2015 N СА-7-6/364@).

После подачи документов удостоверяющий центр должен выдать ключ электронной подписи. Срок и порядок изготовления сертификата ключа электронной подписи удостоверяющий центр определяет сам. Владелец электронной подписи получает:

• ключ на usb-носителе;
• квалифицированный сертификат с ключом для проверки электронной подписи.

Забрать первую КЭП должен руководитель компании или ИП лично (п.25 Приказа ФНС).

Электронную подпись ФНС выдает бесплатно, УЦ могут устанавливать свои расценки. Отдельно нужно купить токен и лицензию на программу КриптоПро CSP.

Ситуация

Как сотруднику получить квалифицированную электронную подпись в 2022 году

 Сотрудники компаний вправе получать ЭЦП по старым правилам в аккредитованных УЦ до конца 2022 года. Действовать такие подписи будут до 31 декабря 2022 года. С 1 марта 2022 года сотрудники могут перейти на ЭП нового типа по собственному желанию или требованию оператора системы ЭДО. Чтобы действовать от имени компании сотруднику с такой ЭП нужна машиночитаемая доверенность (Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ).

Чтобы гражданину получить подпись по старым правилам нужно заполнить заявление в аккредитованном удостоверяющем центре и предоставить:

• паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН;
• документы, которые подтверждают полномочия действовать от имени компании;
• флеш-накопитель типа А (пп. 2 п. 1 ст. 17.2 Закон об электронной подписи).

Если гражданин получает подпись по новым правилам, предоставлять документы, которые подтверждают полномочия действовать от имени компании, не нужно. Такая ЭП гражданина не будет содержать информации о нем, как о сотруднике компании. Чтобы подписать документы от имени организации, гражданину необходимо получить машиночитаемую доверенность. 

Стоимость сертификата ЭП определяет регламент аккредитованного УЦ.

Ситуация

Как сформулировать условие об ЭДО в договоре

Закон не устанавливает требований к условию об ЭДО в договоре. Рекомендуем закрепить формат электронных документов, способ обмена ими, вид подписи, который стороны приравнивают к собственноручной, а так же прописать, оборот каких документов в ЭДО стороны согласовали. Например, только универсальных передаточных документов или любых соглашений. 

Если этого не сделать, будут действовать следующие правила.

Пример

Пример пункта об ЭДО для договора

«Стороны Договора подтверждают взаимное согласие на обмен товарными накладными, адресованными сторонам соглашения, в электронном виде. Технические средства и возможности позволяют принимать и обрабатывать электронные формы документов.

Обмен документами в электронном виде осуществляется по телекоммуникационным каналам связи через систему электронного документооборота «Электроник» в формате pdf, с соблюдением требований закона, действующего на дату отправки документа.

Стороны признают документы, подписанные усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписью, равнозначными документам с собственноручной подписью».

Пример

Пример оговорки о присоединении к системе оператора ЭДО для договора

«Заказчик подключается к системе оператора ЭДО «Проводник» и подтверждает согласие на обмен документами с Исполнителем в соответствии с Правилами электронного документооборота (Приложение 1), установленными ООО «Альфа».

Заказчик принимает порядок и условия электронного документооборота путем присоединения к Правилам».

Ситуация

Контрагент приглашает перейти на ЭДО. Как отказать

Закон не предусматривает требований к форме отказа от ЭДО между контрагентами. Выразить отказ можно в устной, письменной форме или конклюдентными действиями. Например, нажать кнопку «Отказ» на приглашение контрагента в системе оператора ЭДО. 

Чтобы обосновать свой отказ в письменной форме, можно сослаться на принцип свободы договора и указать причины, по которым компания не хочет вести электронный документооборот. Например, дополнительные финансовые расходы, несоразмерность объемов ЭДО и затрат на его обеспечение (ст. 421 ГК).

Пример письма контрагенту с отказом от электронного документооборота. Скачать >>

Ситуация

Нужно ли согласие контрагента, чтобы выставлять ему счета-фактуры в электронном виде

Согласие контрагента получать электронные счета-фактуры нужно. Исключение – случаи, на которые указывает закон. Например, при обороте товаров, которые подлежат прослеживаемости. Зафиксировать согласие можно оговоркой в договоре, в переписке либо другим способом (п. 1 ст. 169 НК, п. 4 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, письмо Минфина от 01.08.2011 № 03-07-09/26).

Оформлять соглашение об электронном документообороте не нужно. Электронные счета-фактуры необходимо подписывать только КЭП и передавать через оператора ЭДО (п. 1, 6 ст. 169 НК, п. 3 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме).