Руководитель хочет ввести пропускной режим: "подводные камни"

Есть компании, которые ограничиваются турникетами и пропускными картами для сотрудников. Причем информация на пропуске минимальная, а время прихода и ухода с работы, а также выходов сотрудников из офиса система не фиксирует. Такой пропускной режим бесполезен с точки зрения контроля дисциплины сотрудников. Зато безопасен во всех иных ситуациях.

Проблемы начинаются с установки пропускной системы, которая использует биометрические данные.

Когда стоит вводить пропускной режим

Главная цель любого руководителя — безопасность компании, сотрудников, сохранность офисных и производственных помещений, а также территории компании.

Пример
В компании не было пропускного режима. В офис свободно зашел курьер и украл ноутбук.

Вторая цель, которую достигают руководители: экономить на бездельниках и наказывать прогульщиков.

Когда сотрудники будут недовольны нововведениями

Ситуация 1. Пропуск по отпечатку пальца. Руководитель решил для безопасности установить пропускную систему по отпечатку пальца. Сотрудники были возмущены и не хотели идти на дактилоскопию. Руководитель пригрозил увольнением, если те не согласятся. Тогда сотрудники пригрозили судом за самовольное установление пропускного режима по отпечатку пальца.

Такой пропускной режим установить можно, но только с письменного согласия сотрудников, ст. 11 Закона от 25.07.2011 № 261.

Роструд на официальном сайте это подтвердил: «Обработка биометрических персональных данных, к которым относятся отпечатки пальцев, допускается только с письменного согласия работников. Введение данной системы без согласия сотрудников, незаконно» .

Предупредите руководителя, что без письменных согласий не обойтись. А за нарушения накажут и ГИТ, и Роскомнадзор, поскольку речь идет о сборе, хранении и использовании биометрических персональных данных сотрудников. К их защите закон предъявляет повышенные требования.

Выход, если не все согласятся, но руководитель настаивает на современных системах, такой. Тех, кто согласится, оформить в базе новой пропускной системы. Несогласные будут продолжать ходить в офис по старым магнитным картам. Это самое безопасное решение.

Если устанавливаете двойной режим: и по отпечатку, и по карте, то берите у сотрудника два согласия на обработку персональных данных. В каждом предусмотрите особенности пропусков и какие персональные данные для них нужны.

Если кардинально меняете контроль за рабочим временем, идеально собрать сотрудников и объяснить им суть изменений и преимущества

Ситуация 2. Пропускная система хранит время прихода сотрудников на работу и ухода с нее. Начальник отдела кадров попросил руководителя установить систему учета рабочего времени в организации. Аргументировал кадровик это тем, что с такой системой сотрудников проще контролировать, инспектор при проверке не придерется к табелю учета рабочего время.

Сотрудники возмущались, что им не доверяют, и отказывались участвовать в новой системе контроля.

Следует напомнить сотрудникам, что дело не в доверии, а в том, что работодатель обязан вести учет рабочего времени, ст. 91 ТК. И пропускной режим нужен для автоматизации этого процесса. А раз сотрудники возражают, то у вас возникают обоснованные сомнения в том, что они соблюдают дисциплину.

Что делать, если сотрудники не согласны? Установить такой пропускной режим, письменно ознакомить сотрудников с новыми правилами, а отказы зафиксировать актами.

Тех, кто отказывается использовать новую пропускную систему, можете обязать строго по графику приходить в отдел кадров и предупреждать о своем приходе и уходе. Вам это нужно для правильного заполнения табеля. Возможно, после такого работники согласятся на автоматический учет рабочего времени и будут пользоваться новой системой.

Какой минус у это системы? Можете фиксировать опоздания и прогулы. Но в случае конфликта с теми, кто не опаздывает, не прогуливает, да еще и перерабатывает, придется платить за переработки. Если сотрудник инициирует такой спор.

Ситуация 3. Наказали сотрудника за то, что он якобы не соблюдал пропускной режим, в то время как режим фактически не установили. Руководитель установил пропускной режим, поставил оборудование, выдал пропуска. Но пропуска работали через раз, а работодатель не зафиксировал правила пропускного режима в локальных актах и не довел новые правила до сотрудников. Будет конфликт — сотрудник окажется прав.

Ситуация 4. Решили обновить систему. Руководитель компании решил установить более современную систему. Сотрудники возмутились, что их не предупредили об изменениях, кто-то пожаловался в ГИТ о том, что новая пропускная система ухудшает условия труда.

Недовольство сотрудников необоснованно, если ранее пропускной режим установили локальными актами, с которыми сотрудников знакомили под подпись. Обновление системы не касается условий труда, а затрагивает технические детали и учет рабочего времени.

Чтобы избежать таких проблем, укажите в локальных актах технические характеристики пропускной системы. Если берете согласие у сотрудников на обработку персональных данных, сошлитесь на это в положении.

Как установить пропускной режим, чтобы избежать проблем

Чтобы ввести в компании электронную пропускную систему, вам понадобятся три документа: приказ по основной деятельности, локальный нормативный акт и письменные согласия работников на обработку персональных данных.

В положении о пропускном режиме опишите порядок входа и выхода в организацию, порядок выдачи магнитных пропусков, правила их хранения, ответственность за их утерю и порчу.

Опишите порядок вноса/выноса материальных ценностей, правила прохода для гостей организации: встреча, сопровождение на территории. Укажите, кто наблюдает за турникетами: охрана организации или охранная организация по договору, функции охранника у турникета, его полномочия.

Проверьте, что в приказе об установлении пропускного режима есть точная дата начала работы пропусков. Укажите в приказе сотрудников, ответственных за работу пропусков, чтобы сотрудники знали, к кому обращаться, если будут проблемы.

С приказом и положением ознакомьте всех сотрудников под подпись, иначе не сможете привлечь к ответственности тех, кто будет нарушать новые правила прохода в компанию.

Соберите у работников согласие на обработку биометрических персональных данных. Получить согласие придется, если поместите на пропуск фотографию сотрудника или возьмете его отпечатки пальцев, ст. 11 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Работник имеет право отказаться, тогда пропускать такого сотрудника будете по паспорту или сделаете пропуск без фотографии.

Сделаете пропуска с фото без согласия сотрудников — компанию может оштрафовать Роскомнадзор.

Если делаете пропуска без фотографий, можете не брать согласие на обработку персональных данных.

Желательно закрепить условие о пропускном режиме в Правилах внутреннего трудового распорядка. Сделайте ссылку на положение и приказ о пропускном режиме.

Приказ о введении пропускного режима